Возмещение

В этом руководстве дается обзор управления возмещениями в ERPLY Books.

Выплаты подотчетному лицу в ERPLY Books

В этом руководстве описываются операции возмещения расходов с сотрудниками и способы управления ими в ERPLY Books. Подотчетным лицом является тот, кому выдаются деньги для оплаты экономических операций, связанных с организацией, или кому платят за некоторые экономические операции. Чаще всего это бухгалтер, но также может быть и кто-то другой в компании.

Общий процесс выглядит следующим образом:

• ввести все транзакции так, чтобы на одного сотрудника в месяц приходился один документ о покупке
• ввести все покупки подотчетного лица, даже если покупки совершены с карты компании;
• заархивировать все документы — сфотографируйте телефоном и загрузите документ, если он у вас есть на бумаге
• раз в месяц распечатывать итоговый документ, который можно отдать сотруднику на подпись.
  Вы можете добавить возмещение в модуле «Покупка -> Счет-фактура приобретения/ закупки (Добавить новый) -> Возмещение». В ячейке номера счета возмещение за месяц (например, возмещение за июнь 2022 г.) добавляется по умолчанию, что означает, что все покупки, совершенные одним человеком в одном и том же месяце, суммируются в этой учетной записи.

  1. Куда можно добавить возмещение?

  Вы можете добавить возмещение в модуле «Покупка -> Счет-фактура приобретения/ закупки (Добавить новый) -> Возмещение». В ячейке номера счета возмещение за месяц (например, возмещение за июнь 2022 г.) добавляется по умолчанию, что означает, что все покупки, совершенные одним человеком в одном и том же месяце, суммируются в этой учетной записи.

     2. Как добавить ранее описанные покупки?

Бумажные счета-фактуры, представленные подотчетным лицом, могут вводиться непрерывно в течение текущего месяца. Одна строка счета-фактуры создается для одной бумажной счет-фактуры. Если у вас есть новый бумажный счет-фактурв, перейдите в «Покупка -> Счет-фактура приобретения/ закупки (Добавить новый) -> Возмещение». Если в текущем месяце уже добавлена покупка, то система выдаст предупреждение «Счет с таким номером уже существует». Если вы откроете существующую счет-фактуру, вы сможете отредактировать её и добавить новые строки возмещения. Активируйте артикул строки и выберите оттуда правильное значение (если оно отсутствует, просто добавьте новое). Затем вы можете добавить описание того, что добавлено в бумажной счет-фактуре (например, в случае автобусных билетов вы можете просто добавить номер счет-фактуры и маршрут) и написать цену в ячейке Цена.

    3. Как возмещение работнику взаимодействует с другими транзакциями?

Возможны другие транзакции:

• Аванс — если аванс был выдан сотруднику банковским переводом, то он добавляется с Импортом банка , если строка накладной привязана к правильному поставщику. Если аванс был выдан наличными, то это можно настроить в «Покупка -> Счет-фактура приобретения/ закупки -> Не оплаченные счета на покупку». Не отмечайте счета-фактуры галочкой, просто нажмите кнопку «Добавить платеж» и в новом окне оставьте ячейку «Номер счета» пустой. Выберите сотрудника, добавьте сумму и сохраните.
• Дежурное назначение (командировка) суточные — ежедневные начисления добавляются к счету-фактуре на возмещение расходов, чтобы ячейка «Поставщик» оставалась пустой, в ячейке НДС выберите НДС 0% и тип «Другой налог». (тогда он не добавляется в отчет по НДС).
• Сотрудник расплатился картой компании — если сотрудник оплачивает покупку картой компании, то выполнение банковского импорта связывает строку платежа с покупкой сотрудника. Это означает поиск счета, а не поставщика.
• Сотрудник заплатил своими деньгами — Если работник заплатил своими деньгами, то в бухгалтерском учете у компании есть задолженность перед работником.
• Заработная плата — заработная плата управляется в модуле расчета заработной платы.

Есть три варианта провести кредит, выданный сотруднику

• Через сотрудника (рекомендуется, чтобы вы могли сохранить все транзакции, связанные с данным сотрудником)

• Предоставление кредита — создать документ подотчетного лица, где тип налога на добавленную стоимость «Other tax», счет расходов — кредитный счет (происходит дебетовая отрицательная операция по кредиту, которая положительно отражается в обязательствах)
• Расчет погашения кредита — в документе возмещения добавить одну дополнительную строку, где сумма кредита отображается положительно (происходит дебетовая операция кредита). Если вы хотите добавить проценты отдельно, добавьте это как новую строку с отрицательной суммой и выберите счет расходов в качестве счета по процентам к выплате.
• Удержание кредита из зарплаты — в документе возмещения добавить одну дополнительную строку, где сумма кредита отображается положительной суммой (происходит дебетовая операция кредита). Оплатите зарплату через банковский экспорт, чтобы вы могли выбрать как зарплату, так и документ возмещения для платежа — в этом случае ERPLY Books создает один платеж, в котором документ покупки Возмещение добавляется к зарплате (которая в данный момент отрицательная).
• Сотрудник возвращает кредит — в документе возмещения добавьте одну дополнительную строку, где сумма кредита отображается с положительным значением (происходит дебетовая операция кредита).

• Через проект (также позволяет отслеживать другие расходы, связанные с сотрудником) — в импорте банка добавить требуемый кредитный счет к выплате, а также выбрать проект
• Через счет (самый простой, но в этом случае наименьший объем информации связан с партнером по сделке) — в импорте банка выберите кредитный счет для выплаты
  

  4. Вы хотите заархивировать файлы счетов за покупку с возмещением расходов?
  

  Вы можете заархивировать файлы счетов-фактур на покупку с возмещением, открыв счет-фактуру на покупку и нажав кнопку «Выберите файл». Вы можете сделать то же самое, открыв «Отчеты -> Счет-фактура приобретения/ закупки». Нажав «Выберите файл», вы сможете добавить файл в счет покупки. Существует также возможность распечатать существующий файл. В общем, процесс должен быть таким: каждый раз, когда вы загружаете файл, вы добавляете счет на покупку (и делаете снимок бумажного счета, чтобы вам не пришлось их хранить).

  5. Что делать, если чеки на бумаге приходят в конце месяца, а остаток по банку должен быть правильным каждый день?

  Здесь мы могли бы захотеть отслеживать следующие аспекты:

   

  • Мы должны иметь возможность видеть, что сотрудник заплатил, но мы не получили документ на бумаге
  • Мы должны иметь возможность видеть, какие документы еще не переданы
  • У нас должна быть возможность относить такие транзакции к отдельному счету (хотя это не обязательно)
  • Нам нужно иметь возможность связать платеж с реальной транзакцией, когда документ прибудет.

   

  Существует несколько способов справиться с этим процессом:

   

  Решение 1: использование предоплаты

  • На основании этих выплат создать предоплату рассматриваемому сотруднику
  • Выберите платеж и сотрудника в Импорт банка
  • Если вы не используете Импорт банка, перейдите в «Покупка» -> «Счет-фактура приобретения/ закупки» -> «Неоплаченные счета на покупку» и нажмите «Добавить платеж» (не выбирая счет-фактуру), а затем добавьте сотрудника, сумму и т. д.
  • Когда приходят документы на бумаге, вы можете связать созданный счет-фактуру с предоплатой (это можно сделать в модуле «Неоплаченные счета на покупку»)
• Решение 2: Создайте счет для каждого платежа в Импорт банка 
  • • Когда работаете с Импорт банка, сделайте клик правой кнопкой мыши по каждой транзакции и создайте счет-фактуру
    • Когда поступают документы, вы можете отследить отсутствующие документы, проверив, какие счета-фактуры не приходят с загруженными файлами. Вы можете увидеть это, если откроете «Отчеты -> Счет-фактур приобретения/ закупки». Если есть опция «Печать», это означает, что файл уже загружен. Однако, если есть «Выберите файл», это означает, что файл еще не загружен.
  • Недостаток: это решение подходит, если не важно связывать счет-фактуру с поставщиком

  Решение 3: не проводить транзакции с подотчетным лицом

  • В Импорт банка выберите счет расходов и выберите соответствующую налоговую ставку. Также рекомендуем отметить сотрудника как проект. Таким образом, мы можем сохранить все детали, связанные с транзакцией.
  • Недостаток: это решение подходит только в том случае, если вам не нужно распечатывать отчет сотрудника и не нужно отслеживать, какие документы не являются завершенными
    
    

    6. Распечатывать отчет сотрудника раз в месяц

• Вы можете распечатать отчет о возмещении, если перейдете к Возмещению счет-фактуры приобретения/закупки (Покупка -> Счет-фактура приобретения/закупки (Добавить новый) -> Возмещение), нажмите кнопку «Другое» и в открывшемся окне выберите «PDF». . Если вы хотите увидеть отчеты за предыдущий период, перейдите в «Отчеты -> Счет-фактура приобретения/ закупки», и там вы можете распечатать их так же, как описано выше. 
  

  7. Часто задаваемые вопросы

  Почему лучше не вводить расходы подотчетного лица вручную?

   

  Расчеты с сотрудниками кажутся более простыми, однако вы можете провести покупки с возмещением как записи вручную, но таким образом вы не сможете связать запись со ставкой налога. Если вы используете ранее описанный способ ввода (второй пункт), то вы можете добавить или выбрать правильный курс, который важен для точности учета.

   

  Включено ли подотчетное лицо в отчет на 1000 евро?

   

  В отчете за 1000 евро вы можете выбрать, кто будет отображаться в отчете, а кто нет. Вы можете сделать это, если вы выполните поиск на панели инструментов «Customers & Suppliers You Don’t Need to Declare», и вы можете добавить или удалить человека в этом модуле. 

   

  Как изменить счет, к которому привязана задолженность по возмещению?

   

  В ERPLY Books сотрудник определяется как контакт, который может быть поставщиком или покупателем. Таким образом, у сотрудников такие же условия, как у поставщиков и клиентов. Все учетные записи партнеров по сделке можно найти в разделе Продажа/Покупка -> Контакты. Найдите сотрудника и прокрутите вниз, пока не увидите Номер аккаунта поставщика, который вы можете установить для сотрудника.