Интеграция Envoice

1. Партнерство

Envoice — это программное обеспечение для оцифровки и управления расходами для предприятий любого размера. Envoice обеспечивает автоматический учет без ввода данных и поддерживает выставление электронных счетов. Дополнительная информация: www.envoice.eu и support@envoice.eu.

2. Интеграция

2.1. Как интеграционное решение ERPLY Books может принести пользу?

Envoice помогает пользователям ERPLY Books сделать большой шаг к безбумажному учету. Envoice преобразует счета-фактуры и квитанции о покупке в электронные документы, которые затем можно легко учитывать в среде Envoice, составлять отчеты или, при желании, подтверждать внутри компании. Инструменты автоматизации Envoice значительно экономят время, и при необходимости большинство операций можно полностью или частично автоматизировать. Когда все необходимые действия будут выполнены в Envoice, счета-фактуры и отчеты о расходах автоматически переносятся в ERPLY Books.

Использование Envoice упрощает тот факт, что обмен данными происходит и наоборот. Когда интерфейс Envoice активирован, необходимые настройки (счета, проекты, поставщики, НДС) автоматически отправляются из ERPLY Books в Envoice, поэтому вам не нужно тратить время на настройку Envoice. В дальнейшем изменения, внесенные в настройки ERPLY Books, будут автоматически синхронизироваться с Envoice раз в сутки, а при необходимости синхронизацию можно запустить вручную.

3. Как создать интеграцию?

Чтобы создать интеграцию, перейдите на сайт www.envoice.eu и войдите в свою учетную запись. Затем перейдите в “Настройки” > “Интерфейсы” в верхнем меню и выберите “ERPLY Books”.

Затем создайте токен API для своей учетной записи ERPLY Books и введите его в поле, показанное на изображении, затем сохраните:

Затем вы увидите следующее изображение:

Если в окне подключения интерфейса появляется сообщение об ошибке “Учетные данные кажутся неверными” (Credentials seem to be wrong), пароль от ERPLY Books следует изменить либо в разделе “Настройки” -> “Настройки пользователя”, либо выйти из учетной записи, а при повторном входе введите имя пользователя, а затем “Забыли пароль».

Вы можете увидеть созданный интерфейс, перейдя в “Настройки” -> “Интерфейсы” из верхнего меню.

3.1 Цена

3.1.1 Стоимость интеграции

Создание и использование интеграции бесплатно для клиента. Цена указана за основную используемую функциональность, а не за взаимодействие двух программных обеспечении. 

3.1.2 Ценовые пакеты ERPLY Books и Envoice

Стоимость использования ERPLY Books и Envoice будет зависеть от выбранных вами тарифных планов.

У ERPLY Books есть три разных ценовых пакета с разными возможностями. Больше информации здесь.

Ежемесячная плата за зависит от количества оцифрованных документов и от того, следует ли выбрать автоматическую оцифровку или проверенный пакет оцифровки. В Envoice нет абонентской платы. Информацию о прайс-листе вы можете найти здесь.

3.2 Рабочий процесс

После создания интеграции у вас есть возможность начать использовать интеграционное решение. Для этого загрузите файлы в Envoice одним из следующих способов:

• с вашего компьютера;
• отправить счета по электронной почте Envoice;
• с помощью телефонного приложения “Envoice” для отправки чеков или сфотографировав соответствующий документ на телефон.

В разделе “Настройки” вы можете найти адрес электронной почты почтового ящика счетов на покупку, куда вы можете отправить файл, чтобы он попал в среду Envoice.

3.2.1 Отправка счетов

Вы можете отправить один или несколько счетов одним письмом. При отправке нескольких счетов одновременно вы увидите, что пришел PDF-файл, и если вы нажмете на него, вы увидите отправленные счета. Если вы отправляете один счет с одним электронным письмом, вы можете увидеть дату данного счета и его сумму.

После того, как файл будет отправлен в Envoice, он появится в модуле “Счета на покупку”, где вы увидите красную отметку для нового входящего счета. Нажмите на модуль “Счета на покупку” в верхнем меню, а затем откройте отправленный счет. Слева вы можете увидеть параметры счета-фактуры, а справа — PDF-файл счета-фактуры:

Когда вы проделали необходимые действия с документом, сохраните его. Затем нажмите зеленую кнопку “Отправить” на открывшейся новой странице. Затем счет-фактура передается в бухгалтерское программное обеспечение ERPLY Books.

3.4 Оцифровка

В среде Envoice можно использовать оцифровку ExactExtract. Если вы передали файл PDF или файл изображения .jpg, их необходимо оцифровать, чтобы система могла считать их счетом-фактурой. Откройте полученный файл и нажмите “Передать документы на оцифровку ExactExtract” вверху страницы. После этого откроется следующий вид:

Все оцифрованные документы отправляются в интегрированное программное обеспечение, а оцифрованные документы архивируются.

4. Как удалить интеграцию

Чтобы удалить интеграцию, перейдите в “Настройки” > “Интерфейсы” в верхнем меню, затем нажмите на логотип ERPLY Books, и откроется страница, где вы можете нажать “Деактивировать”:

Затем откроется окно:

Нажатие “Да” деактивирует и прерывает интеграцию.

Часто задаваемые вопросы

Что произойдет, если я случайно сломаю интеграцию?

Интегрируйте снова свою учетную запись Envoice и ERPLY Books, как описано в пункте 3.

Есть ли ограничение на количество счетов, которые я могу ежемесячно передавать между ERPLY Books и Envoice?

Лимит зависит от ценового пакета, выбранного в ERPLY Books:

Малый пакет — 10 счетов-фактур, средний пакет — 1000 счетов-фактур, большой пакет — неограниченное количество счетов-фактур.

Осуществляется ли выставление счетов отдельно между ERPLY Books и Envoice или существует совместный договор и ценовой пакет?

Оплата производится отдельно. В ERPLY Books цена определяется по выбранному пакету, а в Envoice по количеству документов. Интеграция бесплатна.

Если я являюсь клиентом Envoice, сколько мне стоит использовать ERPLY Books?

Цена определяется в соответствии с ценовым пакетом, выбранным в ERPLY Books.

Если я являюсь клиентом ERPLY Books, сколько мне стоит Envoice?

Цена Еnvoice формируется в зависимости от количества отправленных документов.

Если я перенес счет в ERPLY Books, а затем удалю его из ERPLY Books, будет ли он также удален из Envoice?

Нет, счет не будет удален из Envoice. Повторно отправить счет можно, если зайти в Envoice «Счета на покупку» > «Архивировать» и нажать на стрелку в конце счета, откроется окно «Отправить повторно» (Edasta uuesti).