Предоплата — это платежи, которые не связаны со счетами, но связаны с клиентом или поставщиком.
Обратите внимание! Нижеследующие примеры указаны на базе клиента, но аналогичным образом действуют и с поставщиками.

Добавление предоплаты

Откройте «Продажа» → «Неоплаченные счета на продажу». В открывшемся списке не поступивших счетов не выбирайте ни одного счета, а нажмите в нижнем меню кнопку «Добавить платёж». Введите сумму, выберите клиента и сохраните. Тем самым вы добавите клиенту предоплату.

Если в банковском импорте вы хотите составить предоплату, то выберите платеж, кликните на строке платежа. В качестве типа платежа справа выберите «Поступления (не считая счетов)» и в графе «Клиент» выберите клиента. После выбора клиента станет правильным также конто-счет, на котором вы хотите отображать предоплату.

Если вы хотите, чтобы программа автоматически связывала предоплаты с клиентом или поставщиком, то откройте «Настройки»и поставьте галочку перед «Соединить счета на предоплату и заказы в банковском импорте?».
Если вы хотите вручную создать связь с заказом, то для привязки предоплаты со счетом предоплаты или заказом нажмите желтую кнопку «Найти оплаченные счета». Затем откроется список счетов на продажу. В графе «Какие показывать?» выберите «Счет предоплаты/заказ» и укажите счет предоплаты/заказ, с которым вы хотите связать платеж.

Использование предоплаты

Использование предоплаты — это увязка первоначальной предоплаты со счетом.
При использовании предоплаты необходимо иметь ввиду, что если вы используете предоплату частично, то ERPLY Books делит первоначальную предоплату надвое. Например, если сумма счета составляет 100 и предоплата 200, то используемая предоплата составляет 100.

    1. Предоплата возникла в незакрытом периоде

Если данную предоплату вы хотите использовать и увязать со счетом, то перейдите в «Продажа» → «Неоплаченные счета на продажу» → поставьте галочку перед нужным счетом и нажмите синюю кнопку «Использовать предоплату». В списке выберите предоплату и сохраните.

  1. Предоплата возникла в закрытом периоде
    • Добавьте к клиенту отрицательную предоплату на взаимозачетный конто-счет (точно также, как добавление предоплаты, только сумма будет с минусом)
    • В счет добавьте платеж в размере суммы предоплаты на взаимозачетный конто-счет

Статус предоплаты

Предоплаты могут иметь два статуса:

  • Неподтвержденные
  • Подтвержденные

Если появляется предоплата, то вначале она имеет статус неподтвержденной. Если предоплата привязывается к счету и используется, то статус становится подтвержденным.
Использованная предоплата и связанный с ней счет автоматически блокируется.
У подтвержденной предоплаты имеется также момент использования предоплаты — он необходим для отображения истории клиента.

Изменение предоплаты

Вы можете изменить предоплаты в отчете поступлений «Продажа» → «Отчет о поступлениях».
Изменить можно только неподтвержденные предоплаты. Если вы хотите изменить уже подтверждённую предоплату, то сначала ее нужно снова открыть, то есть снять блокировку. Если вы начнете удалять проводку с предоплатой, то программа откроет заблокированную проводку. Блокировку проводки можно снять, если ее статус «подтверждено». Затем программа позволит изменить операцию. Но это не самый лучший способ – при изменении использованной предоплаты нужно изменить и первоначальную предоплату.

Конто-счета предоплаты

По умолчанию для предоплат конто-счета назначены в системных счетах. Откройте «Настройки» → «Начальные данные» → «Системные аккаунты/счета» .

  • Предоплата клиентов – назначается по умолчанию ко всем сделкам предоплаты, связанным с продажей
  • Требования к поставщикам – назначается по умолчанию ко всем сделкам предоплаты, связанным с покупкой
  • Возмещения – назначается в случае, если работнику назначается предоплата. Если вы хотите назначить работнику другой конто-счет предоплаты, то сделайте это на карточке работника («Покупка» → «Контакты» → «Предоплата»).
  • Группа предоплаты
    • В системных счетах можно указать новые строки, в которых для клиента выбрать тип «Группа предоплаты» и для клиентов — «Группа предоплаты поставщика» и добавить желаемый конто-счет.
    • Назначая новую группу предоплаты, при совершении платежа вы можете выбрать конто-счет предоплаты и в импорте из банка указать для сделки отдельный конто-счет.
  • Накопительный конто-счет по налогу с оборота по предоплатам – он необходим в том случае, если вы используете налог с оборота по предоплатам и хотите, чтобы образовалась отдельная накопительная сумма для налога с оборота по предоплатам. Это можно сделать в разделе системных конто-счетов, добавив конто-счет с типом «Накопительный конто-счет по налогу с оборота по предоплатам».

Вы можете назначить конто-счет предоплаты также на карточке клиента или поставщика, если хотите указать отдельно конто-счет предоплаты для определенного клиента или поставщика.

Переплата счета

По умолчанию в ERPLY Books больше нельзя делать переплаты счета. Превышающую сумму программа по умолчанию добавляет на конто-счет предоплаты.

Возврат предоплаты

В том случае, если производится возврат предоплаты, это необходимо вводить вручную. Откройте «Не поступившие счета». Внизу справа нажмите кнопку «Добавить платёж». Если вы оплачиваете обратно сумму, уплаченную за счет, то для этого необходимо выбрать сначала счет и за минусом поставить сумму, которая была возвращена.

Взаимозачет предоплат

Если вы хотите произвести взаимозачёт предоплаты, то откройте «Продажа» → «Отчет о поступлениях». Выберите проводки желаемой предоплаты и ее возврата таким образом, чтобы их сумма в итоге была равна нулю. Затем в правом нижнем углу нажмите кнопку «Больше» и выберите «Взаимозачёт». Нажмите кнопку «Сохранить».