Управление отходами в ERPLY Books

 

ERPLY Books — это многофункциональное программное обеспечение для бизнеса, которое объединяет множество различных решений, включая управление отходами. Используя различные встроенные процессы, дополнительные модули и стандартные функции, в Books можно решить все процессы компании по обращению с отходами.

Поскольку ERPLY Books — это, прежде всего, полнофункциональное программное обеспечение для бухгалтерского учета, все остальные варианты управления бизнес-процессами также могут быть добавлены:

    • Автоматическое управление поступлениями и платежами с автоматическими напоминаниями о платежах и аналогичными функциями
    • Почтовый ящик для счетов на покупку, позволяющий автоматизировать управление счетами-фактурами на 80%. Он дополняется правилом утверждения счетов-фактур
    • Автоматизированный учет всей системы продаж и покупок
    • Весь остальной бухгалтерский учет
    • Управление НДС
    • Управление отчетами
    • Модуль бюджета
    • Периодические счета (если, например, вы вывозите мусор и вам нужно рассылать счета клиентам) и многое другое

 

Принимать отходы так, чтобы за них платил заказчик

Для этого мы используем дополнительный модуль для автоматического создания счета покупки из счета продажи. Процесс следующий:

    • Если вы вводите так называемый контрольный счет продажи (то есть вы также можете сделать так называемые обычные счета продажи, в которых эти изменения не переносятся), система создает счет продажи с сервисным артикулом
    • Однако он использует выбранные товары в счете-фактуре покупки, который включен в ту же цену (система делает это автоматически)

При желании вы также можете заказать кассовое решение ERPLY, обеспечивающее более удобный ввод данных, подключение к карточному терминалу и т. д. Без кассового аппарата запись производится прямо с компьютера в ERPLY Books, а сумму нужно вводить вручную в карточном терминале.

 

Принимать отходы так, чтобы платить заказчику

Для этого мы добавляем в счет покупки в Books, которыми с одной стороны учитываем отходы, а с другой стороны создаем обязательство перед заказчиком. Обязательства можно легко оплатить с помощью функционала платежного файла банка:

    • раз в час/день/с желаемым интервалом выводить счета-фактуры за покупку:
    • выберите эти счета;
    • отправьте в банк;
    • система «подтверждает» эти счета-фактуры, чтобы они больше не отправлялись в банк дважды.

 

Управление площадкой

ERPLY Books содержит все необходимое для работы на складе. Все перечисленные ниже функции работают на ПК, мобильных устройствах и планшетах:
— приезжает машина: добавить вес, поставщика, номер автомобиля (и при необходимости создадим автоматическую связь с весами и программой камеры для архивации снимков)
— добавить проблему/артикул: разместить 50 кг меди в отдельном ряду или 5% грязи в отдельном ряду
— лицо на площадке может подтвердить, что автомобиль был осмотрен
— машина снова идет на весы
— печать весового документа
— машина выезжает: создайте документ, либо транспортную накладную, либо счет-фактуру

 

Программное обеспечение для управления компонентами управления отходами

Если есть ситуация, когда измеряемые компоненты приведены в стиле нержавеющего металла, содержащего никель, хром, молибден и медь, то нержавеющий металл можно определить с учетом. Например, на 100 тонн металла можно записать, что 7% это никель, 5% хром и т.д. Вы можете определить до восьми компонентов и контролировать себя так точно, как вы хотите. Это означает, что при поступлении на склад нового груза вы выбираете существующий артикул, которому уже назначены пропорции. Однако все пропорции можно изменить и, соответственно, в отчетах можно увидеть, сколько того или иного компонента должно присутствовать на «площадке».

Решение работает следующим образом:

  • При покупке вы можете выбрать товар и определить, в каком процентном соотношении он содержит соответствующие компоненты (например, что 100 тонн нержавеющей стали пришли с содержанием никеля 7%, молибдена 5%…).
  • Если нет продукта, соответствующего выбранным процентам, система сообщит вам об этом, и вы сможете создать соответствующий продукт одним нажатием кнопки.
  • В отчетах можно отслеживать, сколько было куплено, продано по компонентам. Таким образом, сальдо компонента также можно увидеть.
  • Так как точно известно, в каких комбинациях, а значит, и пропорции, в которых компоненты покупались и продавались, легче увидеть в момент продажи, как получить определенную комбинацию (в стиле нужно отправить до 5% меди или нужно отправить не менее 10% никеля).

Обработка отходов

Переработка отходов означает ситуацию, когда X тонн материала перерабатывается в новый материал и становится Y тонн одного материала, Z тонн другого материала и т. д. Он создается через накладную на покупку, где мы добавляем положительные и отрицательные строки. Дополнительный модуль позволяет легко это сделать, выбрав базовый материал (например, общестроительный материал), производственный материал (например, щебень) и количество. Остальное делает система. Это также предоставляет информацию о том, сколько материала было переработано в новый материал, что необходимо для отчета об отходах.

Функции, поддерживающие управление отходами

 

Артикулы отходов

Каждый отдельный вид отходов является объектом учета. В том числе обработанные изделия. Например, строительные отходы – это один общий артикул. Его обработанный гравий — отдельный артикул.

Каждому артикулу можно присвоить:

  • Имя
  • Код
  • Компоненты (см. отдельное решение для компонентов)
  • Категория/группа
  • Категория отходов (возможность определить категории для себя или для отчета об отходах)
  • Дополнительные атрибуты по необходимости

Инвентаризация отходов

Инвентаризация отходов рассчитывается на основе совокупной суммы – закупки относятся на расходы, а система показывает, сколько осталось на складе. При желании можно добавить ERPLY Inventory модуль, который обеспечивает учет FIFO. Пакетный учет также доступен в модуле инвентаризации ERPLY. 

 

Отчет об отходах

Отчет об отходах — это отчет, в котором описывается, сколько отходов поступило, сколько из них было преобразовано в новые материалы разных категорий, сколько было отдано/продано разным людям в совокупности и в деталях и т. д. Фильтры позволяют просматривать НДС по типу и стране. Категории отходов, компоненты и т. д. могут быть сгруппированы отдельно. Более подробную информацию об отчете об отходах можно найти здесь.

 

Хранилища отходов

Учет хранилища — это учет, в котором можно увидеть, насколько заполнены все разные области хранения. Например, хранилище X содержит 500 тонн песка и в настоящее время имеет 200 тонн, поэтому должно вместить еще 300. Склады могут быть определены как отдельные измерения, и всем операциям может быть присвоено соответствующее измерение. После этого можно извлечь график между складами, где отдельной строкой показано количество на складе и вместимость.

Уведомления о сальдо количества

Если вы хотите раз в год сравнивать проданное/покупаемое количество по отделам, вы можете воспользоваться функционалом отправки отчетов на почту. Функция работает таким образом, что мы настраиваем отчет в генераторе отчетов, где есть все ваши деловые партнеры и количества, проданные им/купленные у них по коду отходов в периоде. Кнопка «Отправить письмо» появится под кнопкой «Другое». В соответствии с настройками он автоматически отправит электронное письмо каждому партнеру с указанием количества. Вы можете узнать больше об уведомлениях по электронной почте об отчетах здесь. 

 

Учет затрат на управление отходами

Затраты в целом

Поскольку ERPLY Books — это полнофункциональное бухгалтерское программное обеспечение, оно также дает Вам возможность учитывать разные категории расходов и делать это именно так, как Вам нужно. Затраты разбиты на категории, название которых в системе — проектная группа.

Расходы обычно делятся на три:

  • Стоимость товаров
  • Расходы, связанные с работниками
  • Прочие расходы

Стоимость товаров

Складской модуль ERPLY должен быть добавлен для расчета стоимости товаров. В этом случае расчет себестоимости товаров осуществляется по принципу FIFO, и затраты имеют те же размеры, что и счет-фактура.

По умолчанию счет-фактура на покупку (т. е. приход отходов от покупателя) проводится сразу как расход, то есть стоимость товаров возникает вместе с покупкой.

Прочие расходы

Другие расходы обычно вводятся вручную или с помощью автоматических правил (счета-фактуры, банковские растраты и т. д.). Таким образом, вы можете установить для них автоматические правила или задать размеры вручную.

Система может автоматически отслеживать следующие параметры:

  • Страна (определяется заказчиком/поставщиком)
  • Артикул
  • Группа артикул
  • Контакт
  • Склад (определяется сотрудником)

Расходы, связанные с работниками

Определение затрат на персонал возможно двумя способами:

    • Вручную как другие расходы
    • Возможность заказать дополнительный модуль от артикула к артикулу, где вы можете установить стоимость времени, связанную с каждым документом, и на основе этого автоматически разделить затраты раз в месяц в соответствии с добавленными рабочими часами.

Отчеты о расходах

Затраты можно рассматривать всеми способами, которые вы можете себе представить. Это означает все варианты от обычного отчета о прибылях и убытках, списка расходов по измерениям, до графиков в стиле расходов по месяцам и артикулам, июльских расходов по видам деятельности и т.д.

Импорт исходных данных

 

Для использования системы управления отходами необходимо импортировать исходные данные. Если вы начинаете в середине года, необходимо также импортировать транзакции этого года.

Импорт начальных сальдо (все выписки можно импортировать из Excel):

    • Продукты
    • Клиентская база
    • Неоплаченные счета (если вы также хотите управлять дебиторской задолженностью)
    • Неоплаченные счета за покупку
    • Начальное сальдо на счетах (если вы также хотите модуль бухгалтерского учета)

Импорт транзакций текущего года:

    • Список закупок (поставщик, продукт, количество, цена)
    • Список продаж (клиент, продукт, количество, цена)
    • Обработка отходов. Для этого есть два варианта:
      • Несвязанные проводки: импорт отдельных списаний и фактур
      • Транзакции, связанные друг с другом: одна строка содержит код транзакции (идентификатор, по которому мы можем распознать, что связано друг с другом, потому что связей может быть несколько-много (несколько видов отходов производят один или несколько других продуктов), продукт, количество (отрицательный означает базовый продукт, положительный означает конечный продукт)

Килограммы в тонны дополнительный модуль

 

Если общий расчет в тоннах, а вы хотите ввести в килограммах, то можно отдельно добавить дополнительный модуль КГ>Т (KG>T), который позволяет вводить количество в килограммах, но система сохраняет конечный результат в 1000 раз меньше в тоннах.

 

Мобильный

 

Все рабочие процессы можно выполнять с мобильного телефона или планшета. Для этого есть мобильный работник, то есть приложение, с помощью которого можно перемещать товары с одного склада на другой, продавать отходы и выполнять другие операции с мобильного телефона.

 

Модуль контрактов

 

Модуль контрактов позволяет отслеживать, как следует из названия, контракты. Вы можете добавить договоры купли-продажи. Из договоров можно формировать счет, можно отслеживать, сколько договоров выполнено, сколько ожидаемых объемов в следующие периоды и т.д.

Благодаря модулю контрактов можно осуществлять внебиржевое хеджирование для вашего основного бизнеса. Принцип хеджирования заключается в снижении финансовых рисков, возникающих в результате изменения цен. В случае хеджирования вы должны найти другую сторону, которая также хочет уменьшить свой собственный риск в связи с изменением цен (хочет продать вашей компании некоторые товары по определенной цене в определенную дату).

Подробнее о модуле контрактов и хеджировании можно прочитать здесь.

API

Полнофункциональный API ERPLY Books позволяет подключать существующие информационные системы легко к Books. Подробнее здесь.