Это руководство предназначено для тех, кто использует ERPLY Books с ERPLY POS & Инвентарь и должен управлять всеми видами платежных процессов от платежей по счетам-фактурам до предоплаты клиентов.

Когда клиенты / поставщики оплачивают банковскими переводами

Если клиент / поставщик оплачивает онлайн, тогда делайте импорт банка. Полный обзор смотрите в разделе 4.6 в руководстве пользователя. В основном вам нужно загрузить выписку из банка в ERPLY Books, которая может сопоставить платежи со счетами-фактурами и счетами, а также вы можете проверить другие платежи, а затем соединить платеж (платежи) со счетами-фактурами, где ERPLY Books не смогли это сделать.

Существует два случая банковских платежей:

  • банки, которые поддерживаются ERPLY Books
  • и банки, которые не поддерживаются ERPLY Books

Банки, поддерживаемые ERPLY Books

Большинство банков США, CA, AU, ZA, и Карибского бассейна поддерживают форматы OFX (Microsoft Money), QBO (Quickbooks online) или QIF (Quicken). Если вы заходите в свой банк и видите какой-либо из этих форматов, тогда загрузите выписку из банка в этом формате.

Европейские банки поддерживают форматы файлов ISO-20022, которые могут быть загружены в ERPLY Books. Исключения могут применяться в следующих странах:

  • Латвия– Fidavista
  • Литва – CSV форматы для большинства банков
  • Эстония – CSV форматы для большинства банков

Возможно, вы не можете легко найти этот формат в своем банке. Например, в банке JP Morgan Chase вам нужно будет перейти в «центр клиентов» -> «справочный центр» для загрузки файлов OFX.

Банки, не поддерживаемые ERPLY Books

Если ERPLY Books не поддерживает ваш банк, перейдите к импорту банка и выберите «добавить» из списка банков. Там вы можете добавлять платежи вручную, а затем связывать их со счетами, счетами-фактурами и клиентами / поставщиками.

Платежи, сделанные / полученные, кроме онлайн банка

Различные типы платежей

  • полученные / оплаченные наличные деньги:
    • продажи: если клиент оплачивает в магазине, это автоматически синхронизируется;
    • счета-фактуры покупки: если вы заплатили поставщику наличными, возьмите открытую кредиторскую задолженность, выберите счет-фактуру, нажмите «добавить платеж» и при необходимости измените данные;
    • мелкие денежные средства, наличные деньги, выплачиваемые сотрудникам за совершение покупок: если вы предоставляете наличные деньги сотруднику, переходите на открытую кредиторскую задолженность, не выбирайте счет-фактуру и нажмите «добавить платеж». Затем выберите сотрудника и добавьте детали платежа. Тогда ERPLY Books добавляет это как предоплату сотруднику. Если эта предоплата используется при возмещении, то это обычное использование предоплаты.
    • вклад / выплата наличных денег: когда сотрудники добавляют платежи вклада / выплаты наличных денег (например, покупая пиццу в магазине), то в ERPLY Books берут модуль синхронизации ERPY POS и Инвентарь, а затем нажимает «POS вклад / выплата наличных денег». Там вы можете управлять ими как в банковском импорте.
    • другие входящие / исходящие денежные средства: это платежи, не связанные с счетами-фактурами. Для них у вас есть отдельные кнопки на панели инструментов.
  • платежи по кредитным картам:
    • продажи: если клиент оплачивает в магазине, это автоматически синхронизируется;
    • платежи, производимые кредитными картами компании: вы должны иметь возможность загружать транзакции по кредитной карте, такие как банковские выписки, и, таким образом, вы можете управлять ими, как банковским импортом.
  • Платежи, производимые подарочными картами:
    • платежи по подарочной карте синхронизируются с отдельным счетом, который вы можете изменить в настройках -> ERPLY POS & Инвентарь Настройки -> Синхронизировать платежные счета. Чтобы добавить платеж по подарочной карте вручную, вы можете перейти к открытой дебиторской задолженности, выбрать счет-фактуру и нажать «добавить платеж» и изменить детали. Если вам необходимо подтвердить подарочные карты, то запишите все платежи по подарочным картам в ERPLY POS или бэк-офис.
  • расчеты (будет рассматриваться позже);
  • кредитные счета-фактуры (будет рассматриваться позже);
  • платежи чеками:
    • чтобы заплатить чеком, перейдите к открытой кредиторской задолженности, выберите счета-фактуры, которые вы хотите заплатить сегодня, и нажмите «Экспорт платежей в файл». Там вы можете добавить новые платежи (если вы, например, платите за заказы на покупку) и добавьте номер чека. После подтверждения платежей снова нажмите «Экспорт платежей в файл». ERPLY Books составит вам pdf-файл, который вы можете распечатать. После этого вы можете пометить эти платежи как выполненные. Затем ERPLY Books добавит платежи по чекам к выбранным счетам-фактурам и добавленным платежам.
  • другие варианты оплаты.

Управление предоплатой

Новые предоплаты

Существуют три типа (неправильной) предоплаты, когда предоплаты поступают из (работает одинаково при продажах и покупках):

  • Вы заплатили больше, чем сумма счета-фактуры:
    • если вы хотите отделить предоплату от счета-фактуры, добавьте два платежа:
      • импорт банка: соедините счет-фактуру с оплатой, затем нажмите «добавить активность», а в отдельной строке добавьте предоплату;
      • вручную: в открытой дебиторской / кредиторской задолженности добавьте платеж по счету-фактуре, а затем отдельно добавьте платеж, просто выбрав клиента / поставщика.
    • предоплата без документа:
      • импорт банка: выберите клиента / поставщика из списка клиентов / поставщиков, который вы можете увидеть на правой панели. Тогда ERPLY Books будет рассматривать этот платеж как предоплату;
      • вручную: перейдите к открытой дебиторской / кредиторской задолженности, нажмите «добавить платеж» (не выбирать счет-фактуру), выберите клиента / поставщика, измените платежные детали и создайте платеж;
    • предоплата из заказа или счета-фактуры предоплаты:
  • Заказ на продажу / счет-фактура предоплаты:
    • импорт банка: щелкните правой кнопкой мыши на платеже и нажмите «Найти оплаченный счет (а)-фактуру (ы) (заказ)» или «Найти оплаченный счет (а)-фактуру (ы) (счет-фактура предоплаты)», а затем связать платеж с заказом (и) / счетами-фактурами предоплаты, как вы бы делали с другими счетами-фактурами;
    • добавить вручную платежи для заказов на продажу / счета-фактуры предоплаты, перейдите в ERPLY бэк-офис, откройте заказ /счет-фактура предоплаты и нажмите кнопку с деньгами.
  • Заказ на покупку:
    • импорт банка: выберите поставщика с панели, на которой вы можете выбрать счета, — затем ERPLY Books добавит предоплату поставщику;
    • вручную: в открытой кредиторской задолженности нажмите «добавить платеж» (не выбирайте счет-фактуру). Затем вы можете выбрать поставщика и управлять;
    • платежи по чекам: когда вы добавили чековые платежи и хотели бы отметить заказы на покупку, как заплаченные, выполните описанный выше процесс.

Использование предоплаты

Чтобы использовать предоплату, перейдите к открытой дебиторской / кредиторской задолженности, выполните поиск по клиенту / поставщику, а затем выберите счет-фактуру и нажмите «Использовать предоплату».

Отправка денег обратно

Вы можете вернуть деньги по следующим причинам:

  • возвращается счет-фактура:
    • импорт банка: если вы отправляете деньги обратно или поставщик возвращает вам деньги, тогда ERPLY Books считает, что это противоположная транзакция. Вот почему ERPLY Books не могут автоматически соединить эти платежи со счетами-фактурами. Выберите платеж, а затем выберите правильный тип транзакции в правом верхнем углу (счет-фактура продажи, если вы заплатили деньги клиенту и счет-фактура на покупку, если поставщик заплатил вам). Затем вы можете найти счета-фактуры, которые были оплачены.
    • вручную: перейдите к открытой дебиторской / кредиторской задолженности, найдите счет-фактуру и добавьте к ней отрицательный платеж.
  • возврат предоплаты (без документа):
    • Продажи и покупки: этот вид транзакции не поддерживается в банковском импорте, поэтому перейдите к открытой дебиторской / кредиторской задолженности, нажмите «добавить платеж», выберите клиента / поставщика и добавьте отрицательную сумму, которая была возвращена клиенту / поставщику;
  • возврат предоплаты (заказ на продажу / счет-фактура предоплаты):
    • Продажи: ERPLY Books не поддерживают эту транзакцию. Перейдите к ERPLY бэк-офис, откройте заказ на продажу / счет-фактура предоплаты и добавьте новый платеж, который должен иметь отрицательное значение;
    • Покупки: этот тип транзакции не поддерживается в банковском импорте, поэтому перейдите на открытую кредиторскую задолженность, нажмите «добавить платеж», выберите поставщика и добавьте отрицательную сумму, которая была возвращена поставщику.

Расчеты

Расчеты по счетам-фактурам покупки и продажи

Делайте поиск в «оплатить счета-фактуры продажи и покупки» на панели инструментов и следуйте инструкциям.

Расчеты по счетам-фактурам — кредитным счетам-фактурам

Для этого нет отдельного модуля. Добавьте платежи в счета-фактуры продажи, а затем в счета-фактуры покупки. Если вы используете клиринговые счета, просто проверьте, равен ли баланс счета клиринга нулю.