Общая информация

В этом руководстве описаны различные параметры проверки в ERPLY Books. Используйте проверку, когда:

• Вам нужно добавить конкретные проекты для каждой транзакции, и вам нужно проверить, есть ли у всех транзакций все необходимые параметры.
• Вам необходимо отправить транзакции во внешнюю систему, которая интегрирована с ERPLY Books. Для этого транзакции должны быть связаны с проектами и другими параметрами.

Настройки

Правила для проверки:

• Существует адрес, который соответствует транзакциям:
  • Существует правило, когда отсутствует счет, или счет соответствует счету транзакции, а транзакция связана с проектной группой “A”.
  • Существует правило, когда отсутствует счет, или счет соответствует счету транзакции, а транзакция связана с проектной группой “A”, “B”.
  • Существует правило, когда отсутствует счет, или счет соответствует счету транзакции, а транзакция связана с проектной группой “A”, “B”, “C”
  • Существует правило, когда отсутствует счет, или счет соответствует счету транзакции, а транзакция связана с проектной группой “A”, “B”, “C”, “D”
  • Существует правило, когда отсутствует счет, или счет соответствует счету транзакции, а транзакция связана с проектной группой “A”, “B”, “C”, “D”, “E”
  • Существует правило, когда отсутствует счет, или счет соответствует счету транзакции, а транзакция связана с проектной группой “A”, “B”, “C”, “D”, “E”, “F”
  • Существует правило, когда отсутствует счет, или счет соответствует счету транзакции, а транзакция связана с проектной группой «A», «B», «C», «D», «E», «F», «G»
• Правила для счетов:
  • Если есть счет X, то должна существовать группа проектов A (вы можете добавить столько правил, сколько вам нужно, для одного счета)
  • Исключение группы проектов из определенного счета
  • Если вы добавили счет X, то не добавляйте группу проектов A
  • Если имя счета начинается с букв X, то не добавляйте группу проектов A (для добавления группы проектов A в счета расходов, счета расходов начинается с номера 6, добавьте 5 строк правил, где значение X равно 1, 2, 3, 4, 5.

Установка:

• Чтобы использовать подтверждение счета-фактуры, перейдите в «Установки»> «Общие данные» и сделайте отметку, что вы хотите использовать подтверждение счета-фактуры. Затем добавьте галочку перед «использовать подтверждения транзакций».
• Чтобы настроить адреса, введите в поле поиска “validation addresses for transactions”  и добавьте нужные строки.
• Для правил счетов выполните поиск “Summary report account rules”. Добавьте одно правило для одного счета.

Статусы транзакции

Вы можете отслеживать состояния вручную в «Бухгалтерский учет»> «Проводки/Транзакции». Существует специальный фильтр для поиска статусов.

Статусы, которые программа автоматически устанавливает:

• Не подтверждено — транзакция еще не отправлена во внешнюю систему или не подтверждена
• Подтверждено — транзакция еще не отправлена во внешнюю систему, но она подтверждена
• Заблокировано — транзакция отправлена во внешнюю систему

Процесс подтверждения транзакций

Процесс:

• • • Каждая транзакция, созданная вами, имеет статус «Не подтверждено».
    • Каждую ночь система проверяет, нет ли подтвержденных транзакций, и пытается подтвердить их в соответствии с правилами.
    • Если вы сделали настройки для отправки транзакции во внешнюю систему, система отправляет транзакции во внешнюю систему.

Автоматическое подтверждение транзакций:

• • • Система пытается подтвердить каждую транзакцию
    • Транзакция действительна, когда каждая строка транзакции действительна.
    • Если проверка электронной почты не увенчалась успехом, вы получите об этом электронное письмо.

NB: Правила здесь не исключают возможности изменения состояния вручную. Вы можете открыть транзакцию и изменить статус вручную.

Отправка транзакции во внешнюю систему или сводный отчет вручную

Чтобы настроить отправку транзакций автоматически во внешнюю систему, обратитесь в нашу службу поддержки support@erplybooks.com. ERPLY Books имеют интеграцию с SAP, Xero и Sage.

Для этих интеграций нужны правила. Например, счета-фактуры автоматически отправляются на Xero, поэтому перед использованием этих интеграций свяжитесь с нами для консультации.

Загрузка отчета вручную

Если вы хотите отправить сводные отчеты во внешнюю систему, вы можете загрузить CSV.

Вы можете добавить следующую информацию:

• • • Все транзакции с группами проектов
    • Все сводные транзакции с группами проектов

Вы можете загрузить эти данные из модуля транзакций («Бухгалтерский учет»> «проводки/транзакции»). Вы можете выбрать обе опции в модуле транзакций («Бухгалтерский учет»> «проводки/транзакции»).

Чтобы распечатать отчет, вам нужно определить, в каком порядке данные и какова структура. Введите “Summary report” в поле поиска приборной панели. Добавьте строки в необходимом порядке.

Возможные поля:

• • • Группы проектов
    • Клиент
    • Номер аккаунта
    • Имя пользователя
    • Код НДС
    • Название НДС
    • Регистрационный код организации