Начнем с того, что это руководство составлено для объяснения операций с основными средствами в ERPLY BOOKS. В нем рассказывается, как покупать и амортизировать основные средства и как регистрировать небольшие активы.

Приобретение или регистрация основных средств

Приобретение основных средств является обычной сделкой покупки. Тот же модуль иcпользуетcя для покупки или регистрации основных средств. Вы можете перейти туда через: Расходы→ Счет-фактура приобретения/закупки (Добавить новые) → Купить основные средства). Подобно импорту других данных, вы можете импортировать данные из таблицы Excel.

Заполните следующие формы в новом счете на покупку, который открывается при покупке основных средств:

  • Продавец — компания, у которой был приобретены основные средства;
  • Номер счета-фактуры — как указано в счете-фактуре;
  • Артикул — наименование основного средства;
  • Цена — цена покупки основного средства.

Система автоматически добавит налоговую ставку. Кроме того, счет расхода будет отмечен как счет запись инвентаря. В отдельные строки должны быть добавлены разные основные средства. Новые строки могут быть созданы с помощью клавиши «вниз» или с помощью кнопки «Добавить строку». Если все исправлено, сохраните и выполните платеж («Добавить платеж»).

Если вы хотите зарегистрировать основные средства, вам необходимо выполнить все операции, как указано ранее, с некоторыми отличиями:

  • Все основные средства должны быть добавлены к одному и тому же счету-фактуре (отдельные строки);
  • Поставщик — компания, которая регистрирует основные средства;
  • Номер счета-фактуры — Вы можете создать его самостоятельно;
  • Описание — наименование основного средства;
  • В налоговой форме отметьте 0%. При покупке основных средств вы уже заплатили налог, и вам не нужно делать это снова при регистрации.

Рекомендуется указывать ту же дату, что и в счете-фактуре, в качестве даты платежа счета-фактуры.

 

Где можно увидеть основные средства компании?

Основные средства компании можно увидеть через «Бухгалтерский учет» → «Основные средства» и выбрав подходящий диапазон дат и нажав «Поиск».

Лист основных средств

Чтобы просмотреть созданные основные средства, вы можете перейти в модуль «Артикулы купли-продажи». Вы можете найти этот модуль в разделе «Расходы» → «Артикулы купли-продажи». В автоматически созданных основных средствах, счет, указанный при покупке, будет изменен на счет инвентаря, а счет системы амортизации будет считаться счетом расходов.

Пометив основной актив и нажав кнопку ‘article sheet’ , вы можете увидеть общую информацию об выбранном активе. Важной формой в листе актива является ‘Asset life in months’ . По умолчанию оптимальный срок службы продукта составляет пять лет или 60 месяцев. В процентах один год равен 20%, что показывает, насколько продукт будет амортизирован через год. Если вы хотите определить амортизацию продукта один раз в год, вы должны добавить количество лет (два, три, четыре …) в форму ‘Asset life in months’ .

Как изменить счета основных средств?

Если вы хотите изменить счета основных средств, вы можете сделать это в Установки → Начальные данные → Системные аккаунты/счета, где счет амортизации уже существует. Дебетовый счет, это счет расходов, который автоматически исходит из листа артикула. Кредитный счет, это контрсчет амортизации основных средств, который имеет соответствующий системный счет.

Расчет амортизации

Если основные средства приобретается / регистрируется, амортизация должна быть рассчитана. Модуль ‘Calculate depreciation’  можно найти в меню ‘Expenses’ . Модуль имеет 3 части. Верхняя часть (From-To-Project- Expense account) содержит панель поиска, в которой можно искать различные основные средства. Средняя часть (Date of transaction- Project) позволяет изменить данные транзакции. Наконец, под ними находится список основных средств с различными данными.

Если у вас есть правильный срок службы, указанный в артикуле, когда вы покупаете основные средства, система автоматически рассчитывает амортизацию на каждый месяц или год. Все, что вам нужно сделать, это нажать кнопку «сохранить» в модуле амортизации в конце каждого месяца.

Вы также можете изменить срок службы активов вручную в модуле амортизации, но более разумно исправить его в листе артикула (как описано выше). При изменении срока службы вы должны учитывать, что никогда не бывает ситуации, когда срок службы активов составляет 0 месяцев.

При регистрации основных средств пользователь должен изменить амортизацию (последнюю строку) вручную для каждого актива. Кумулятивная сумма амортизации должна быть добавлена к каждому активу, что автоматически корректирует срок действия актива. NB! Та же дата, которая указана в счете-фактуре регистрации основных средств, должна быть отмечена как дата трансакции!

Где вы можете увидеть амортизационные трансакции?

Их можно увидеть через «Бухгалтерский учет» → «Проводки/трансакции» и выбрав транзакции амортизации из столбца «Тип». Оттуда вы можете увидеть, как они амортизируются. Другой вариант —  Отчеты → Рапорт артикулов, в котором вы можете отфильтровать все строки амортизации.

Как избежать двойной амортизации основных средств?

Если основные средства или небольшие активы, для которых должна быть рассчитана амортизация, были приобретены / зарегистрированы после расчета амортизации, тогда строки активов, которые уже амортизированы, должны быть удалены в модуле «Бухгалтерский учет» → «Посчитай амортизацию». Вы можете отфильтровать все строки, которые были изменены. Те, которые вы не хотите рассчитать амортизацию в данный момент, путем поиска счета амортизации основных средств в форме счета расходов.

Как амортизировать основные средства на 100%?

Если вы хотите амортизировать остаток основного средства на 100%, добавьте ту же сумму, которая находится в форме баланса, в форму амортизации.

Регистрация малых активов

Во-первых, вы можете рассчитать другие мелкие активы аналогично основным средствам в модуле основных средств (Расходы → Счет-фактура приобретения/покупки (Добавить новый) → Купить основные средства). Данный модуль необходим, чтобы система создала новый лист основных средств, из которого могут быть сделаны новые транзакции. Заполните открытый счет покупки так же, как при покупке основных средств. Единственное различие заключается в том, что, если вы хотите, чтобы эта покупка появилась как расходы сразу, вы должны выбрать форму ‘Small assets expense’  из счета Расходов.

Вы можете проверить, где находятся дополнительные расходы. Для этого перейдите в модуль Calculate depreciation (from Expenses menu). Там вы можете увидеть, что небольшой актив, который только что был добавлен, находится в списке основных средств и имеет тот же дебетовый и кредитный счет, что и другие основные средства. Если вы не хотите использовать эти счета, они могут быть отредактированы из Расходы → Артикулы купли/продажи, где вы можете установить другие счета расходов, например, ‘Small assets Expense’ .

Как увеличить стоимость основного средства?

Возможные способы увеличения стоимости основного средства:

  • Основные средства были приобретен несколькими платежами:
    • Существуют два варианта, которые различаются в зависимости от того, как вы хотите показать основные средства:
      • Во-первых, если вы хотите увеличить стоимость покупки основного средства, вам необходимо открыть первый счет-фактуру, увеличить цену основного средства и добавить отрицательную строку услуг в счет-фактуру (которая изменяет сумму счета-фактуры обратно как бы это было первоначально). Вы можете добавить тот же счет, который вы использовали для добавления отрицательной строки во второй счет-фактуру покупки.
      • Во-вторых, если предыдущее не имеет значения, вы можете вручную изменить сумму амортизации на отрицательную –  амортизацию только на данный основной актив, вручную записывая сумму амортизации, которая находится в конце таблицы.
  • Основные средства создаются сами собой:
    • Основные средства создаются сами собой, то рекомендуется следовать их с проектом. Например, строительство дома означает несколько счетов-фактур на покупку, заработная плата и другие расходы. Добавление соответствующего проекта в каждую транзакцию означает, что впоследствии легче узнать цену покупки основного средства. После этого все расходы могут считаться зарегистрированными в качестве основных средств. Регистрация выполняется так же, как описано в этом руководстве ранее, хотя соответствующие счета расходов установлены как платежные счета.