Программа ERPLY Books позволяет отправлять автоматические уведомления о сальдо и напоминания об оплате.
Для настройки наберите на Приборной панели в поиске «Автоматические уведомления о сальдо». В открывшемся модуле вы можете заполнить следующие поля:
- Заголовок эл. письма — в зависимости от этого будет назначаться заголовок электронного письма. Название предприятия автоматически присваивается в конце письма.
- Текст электронного письма — текст электронного письма в формате HTML
- Тип отчета — customerBalance (уведомление о сальдо) или customerReminder (напоминание)
- Просроченные дни — минимальное количество дней, в течение которых счет может быть просрочен
- Если у клиента просрочен один счет, то берется количество дней, просроченных по этому счету.
- Если у клиента просрочено несколько счетов, то берется счет, просроченный на наименьшее количество дней.
- Прошло дней с момента последней отправки — вы можете указать период, в течение которого новые сообщения не отправляются клиенту. Например, если вы отправляете новый счет покупателю каждый день, а он не оплачивает ни один из них, то он будет получать новое напоминание с одним и тем же текстом каждый день. В этой ситуации разумно указать «количество дней просрочки» как минимум + 1 день, и тогда клиент не будет получать новое напоминание каждый день. Это крайне необходимо, если вы хотите отправить клиенту как минимум два разных напоминания.
- Заблокируйте клиентов — да, если вы хотите заблокировать клиентов в программе Склад ERPLY
- Мин. долг — вы можете избежать отправки письма клиентам, у которых долг ниже определенной суммы
- Не отправлять клиентам с предоплатой — вы можете избежать отправки писем клиентам с ненулевой предоплатой. Если у клиента с предоплатой есть неоплаченные счета-фактуры, вам следует предварительно привести в порядок данные этого клиента, чтобы программа отправляла ему напоминания.
Добавляя новую строку в этот модуль, программа каждую ночь проверяет, нужно ли кому-то отправлять автоматическое напоминание — правила создаются для непрерывного расчета, а не один раз в месяц.
Если вы больше не желаете отправлять уведомления клиентам, то на Приборной панели в поле поиска напишите «Атрибуты клиента». В открывшемся модуле выберите клиента и напишите в поле имени ATTRIBUTE_CUSTOMER_DONT_SEND_REMINDER и сохраните. Тем самым вы назначите, что в будущем этому клиенту больше не будут отправляться уведомления.
Пример: Я хочу, чтобы процесс напоминания состоял из трех этапов:
1) Просрочено на неделю — напоминание
2) Просрочено на две недели — повторное напоминание
3) Просрочено на месяц — письмо с предупреждением, а также сообщение мне, что этим клиентом нужно заняться.
На рисунке показано, что первое письмо будет отправлено, если просрочка платежа будет составлять 7 дней. «Дней с последнего» 7 означает, что следующее письмо не будет отправлено, пока не пройдет 7 дней с момента последнего отправленного письма. Если клиент не оплатил задолженность, повторное напоминание будет отправлено в течение 15 дней. И снова устанавливается количество дней после отправки последнего напоминания — 7 дней. Последнее повторяющееся напоминание (письмо с предупреждением) будет отправлено на 30-й день. Тогда клиент будет заблокирован и в программе Склад ERPLY.