Почта для сообщений о покупках в ERPLY Books позволяет автоматизировать до 85% всего процесса покупки. Ввод счетов-фактур на покупку, это наиболее трудоемкие части. Почта для сообщений о покупках помогает максимально автоматизировать процесс. Это можно сделать с помощью определенных правил, которые использует ERPLY Books, когда файл поступает в папку «Входящие».

В поле поиска введите “Purchase invoice file importing rules” . Для каждого правила добавьте отдельную строку (нажав кнопку «+ Добавить»). Одно правило состоит из следующих вариантов:

    • E-мейл
      • Добавьте это, когда счет-фактура поступает с определенного адреса электронной почты и другие адреса электронной почты, не используются для отправки этого конкретного счета-фактуры.
      • Пример:
        • “My Name <my.name@website.com>“ (RU “Мое имя <мое.имя@website.com>“)
        • my.name@website.com(RU <мое.имя@website.com>“)
    • Ключевое слово
  • NB: это самый важный шаг в добавлении правила. Это будет определять, сможем ли мы составить счет-фактуру.
  • Описание: ERPLY Books использует эту информацию для контроля, есть ли у счета-фактуры все ключевые слова, описанные здесь.
  • Советы:
    • Ключевые слова должны быть уникальными — другие счета на покупку не могут совпадать с этими ключевыми словами
    • Соответствие IBAN также уникально
    • Разумно отметить уникальную сумму, которая должна быть включена в счет-фактуру.
  • Добавление правила: используйте «|» для разделения ключевых слов
  • Пример:
    • IBAN поставщиков — EE43873287328, а ежемесячный счет — в размере 120,00 евро. Поэтому мы можем добавить ключевое слово EE43873287328 | 120,0 (потому что в счете-фактуре сумма с запятой)
    • Ваша мобильная компания отправляет вам два счета в месяц — за интернет и за мобильный телефон. Мы можем автоматизировать счет-фактуру за интернет, потому что сумма всегда одна и та же. Предположим, что IBAN — EE32983298, сумма счета составляет 33 евро и описание счета-фактуры «Месячная плата за использование интернета». Таким образом, мы можем добавить ключевое слово: EE32983298 | 33.00 | Месячная плата за использование интернета
    • Поставщик
  • Обязательно: да, если вы не определяете счет, который вы скопируете
    • Тип
  • Описание: контролирует, был ли отправленный файл в этом формате
  • Обязательно: Да.
  • Значения:
    • PDF
    • E-счет
    • Изображение — мы поддерживаем PNG, JPG, JPEG, GIF
    • Другое
  • День месяца
    • Обязательно: Нет
  • Тип документа
    • Описание: если у вас есть система продаж, которая не была интегрирована с ERPLY Books, тогда вы можете использовать почтовый ящик. Для этого обратитесь в нашу службу поддержки.
    • Обязательное поле: Нет
  • Значения: счет-фактура продажи/ счет-фактура покупки
  • По умолчанию
    • Описание: позволяет читать информацию из PDF / изображения
    • Обязательное поле: Нет
    • Возможные значения:
    • Номер — номер счета-фактуры. Например, перед номером счета есть:
        • сумма
        • ссылочный номер
        • дата
        • крайний срок
    • Правила добавления правила:
      • Используйте «|» для разделения много ключевых слов
      • Если перед номером счета-фактуры есть «Номер счета-фактуры», добавьте правило номер = Номер счета-фактуры.
      • Если вы хотите добавить правило, по которому система сможет считать соответствующий срок оплаты, добавьте правило: номер = номер счета: | крайний срок = срок оплаты счета
  • Скопируйте этот счет-фактуру
    • Описание: при добавлении счета-фактуры, который вы хотите скопировать, система может извлечь всю информацию из этого счета-фактуры.
    • Ограничение: счет-фактура, который вы копируете, работает со счетами, которые имеют одинаковую сумму. Например, ежемесячный счет-фактура из ERPLY Books. Если у вас каждый месяц есть другая сумма, то разумно объединить эти суммы в правилах по умолчанию. Обратите внимание, что проще автоматизировать счета-фактуры, которые имеют одну и ту же сумму каждый месяц.

 

Процесс создания счета-фактуры покупки автоматически

  • Поставщик отправляет счет-фактуру в почту для сообщений о покупках.
  • ERPLY Books считывает всю возможную информацию:
    • Если система не может считать информацию (например, поставщик отправляет счет в Word файле), тогда автоматический процесс здесь заканчивается.
    • Если система может считать информацию, тогда ERPLY Books ищет подходящее правило, которое однозначно совпадает с фактурой.
      • С уникальным правилом ERPLY Books пытается прочитать всю необходимую информацию для счета.
      • Система пытается добавить номер счета-фактуры и дату из данных, которые были считаны с помощью анализатора PDF
      • После добавления данных ERPLY Books проверяет, отсутствует ли информация в некоторых полях и есть ли правило для этих полей (перейдите в «Установки»> «Общие настройки» и смотрите главу «Правила импорта счетов по умолчанию»).
      • И для последнего шага, ERPLY Books проверяет, есть ли сотрудники, которые были добавлены в правила подтверждения счетов с иерархией (было добавлено № 1 в Order of operations в Общих настройках). Если есть некоторые пользователи / сотрудники, которые являются наиболее важными верификаторами, они сразу же получат письмо подтверждения.

 

Лучшая практика использования почты для сообщений о покупках

В зависимости от правил компании почта для сообщений о покупках может полностью автоматизировать процесс покупки. Если вы используете электронные счета в банке, вы можете автоматизировать оплату. Этот процесс в компаниях отличается. Мы можем помочь вам в следующем:

  • Отправляйте адрес вашего е-мейла своим поставщикам — если поставщики и отчетные лица отправляют свои документы в эту почту, вы автоматизировали процесс архивирования на 100%, и все счета-фактуры на покупку и другие документы находятся в одном месте.
  • Добавьте правила для ежемесячных счетов-фактур – автоматизируйте процесс ввода счета-фактуры. Добавьте правила, так что бы счет покупки был автоматически создан, когда файлы поступят в почту для сообщений о покупках. Если у вас есть только счета-фактуры за месяц (счета-фактуры, которые одинаковы каждый месяц), то вы можете автоматизировать процесс ввода счета до 100%. Вы не можете автоматизировать все в реальной жизни, но добавление правил определенно вам поможет.
  • Используйте функциональные возможности почты для сообщений о покупках для ввода других счетов-фактур:
    • Благодаря анализатору PDF и методу OCR и другим правилам, которые вы добавили, ERPLY Books будут делать как можно больше для вас — вам просто нужно заполнить недостающие пробелы.
    • Если отображаемые данные не такие, каких вы хотите видеть, выберите поставщика и счет-фактуру, которую вы хотите скопировать.
    • Если ERPLY Books по какой-либо причине не может заполнить всю информацию, то, по крайней мере, легко вводить недостающие данные вручную, потому что изображение счета / PDF находится в правой части экрана.
  • Для оплаты счетов-фактур используйте разные функции:
    • Если вы являетесь клиентом Swedbank, то автоматически отправляйте платежи в банк, используя интеграцию Swedbank.
    • Составьте файл оплаты SEPA и загрузите его в банк
    • Не вводите банковские платежи вручную, используйте для этого импорт банка.
    • ERPLY Books поддерживает отправку балансовых отчетов, используйте это!

Если вы используете подтверждение счета-фактуры, добавьте определенные правила пользователям («Установки»> «Общие настройки»). Подтверждение счетов-фактур выполняется просто и быстро, и все верификаторы могут делать это в любое время и в любом месте, используя свои мобильные телефоны.