Автоматизируйте работу бухгалтера один день в неделю

 

Если используете эффективно все доступные функции, то можно автоматизировать хотя бы один рабочий день бухгалтера в неделю. Если вы все делаете правильно, то можете автоматизировать еще больше. Однако в этом разделе мы говорим об автоматизации одного дня как о реальной ситуации. Этого можно добиться, если взять в изпользование дополнительный модуль автоматизации работы бухгалтера и привить автоматизацию рабочего процесса.

Мультиорганизация здесь и в будущем означает ситуацию, когда вам нужно будет управлять несколькими организациями одновременно. Например, у бухгалтера 30 компаний, и ему необходимо учитывать особенности каждой компании.

Дополнительный модуль мульти организации — это инструмент, который показывает, какие компании выполнили требуемые рабочие процессы в данном месяце. Ниже приведен список процессов, отображаемых для каждой компании:

  • Ожидающие файлы
    • Описание: сколько файлов ожидает в почтовом ящике для счетов на покупку.
    • Двойной клик: открывает почтовый ящик для счетов на покупку определенной организаци
  • Ожидающие платежи
    • Описание: несколько автоматически импортированных банковских транзакций, которые не могут быть автоматически связаны, ожидают в очереди импорта банка. Например, если у вас активировано автоматическое подключение Swedbank, утром вы сможете проверить, у каких компаний есть новые платежи, поступившие за последние 24 часа, которые Books-у не удалось подключить автоматически.
    • Двойной клик: открывает импорт банка конкретной организации.
  • Сколько счетов продажи было создано
    • Описание: поскольку, в зависимости от специфики компаний, стандартизованный шаблон для структуры счетов продажи не может быть установлен, указывается количество созданных счетов-фактур и даются некоторые логические оценки относительно того, было ли создано столько счетов-фактур как должно было быть. Интерпретация предоставляется бухгалтеру, который лучше знает свое дело. Количества берутся из счетов-фактур, которые не были удалены, и не включают информацию о том, были ли счета-фактуры отправлены.
  • Описание данных:
    • Указывает количество счетов продажи, созданных за указанный период.
    • Указывает, сколько счетов продажи было создано в предыдущем периоде.
    • Если в предыдущем периоде не было счетов-фактур и в выбранном периоде нет счетов-фактур, то он будет отображаться белым цветом.
    • Если количество счетов-фактур в выбранном периоде не менее чем на 75% совпадает с предыдущим периодом, он будет отображаться зеленым. 
    • Если в выбранном периоде меньше 75% количества счетов-фактур, как в предыдущем периоде, будет отображаться оранжевым цветом. 
    • Если в выбранном периоде менее 50 % от количества счетов-фактур предыдущего периода, он будет отображаться красным цветом.
  • Сколько счетов-фактур на покупку было создано:
    • Описание:поскольку невозможно наложить единую модель на структуру счетов-фактур на покупку, в зависимости от специфики компаний указывается количество созданных счетов-фактур и даются некоторые логические оценки относительно того, является ли количество созданных счетов-фактур так высоко, как должно быть. Количества берутся из счетов-фактур, которые не были удалены. Если вы хотите проверить, чтобы все ли счета на покупку были бы созданы статистически, найдите отсутствующие счета в модуле поиска.
    • Описание данных:
      • Указывает, сколько счетов-фактур на покупки было создано за период
      • Указывает, сколько счетов-фактур на покупки было создано в предыдущем периоде.
      • Если в предыдущем периоде не было счетов-фактур и в выбранном периоде нет счетов-фактур, он будет отображаться белым цветом.
      • Если количество счетов за выбранный период не менее чем на 75 % совпадает с предыдущим периодом, он будет отображаться зеленым цветом.
      • Если в выбранном периоде менее 75 % счетов-фактур по сравнению с предыдущим периодом, отображается оранжевый цвет.
      • Если за выбранный период менее 50 % от количества счетов-фактур предыдущего периода, он будет отображаться красным цветом.
  • Сколько транзакций было совершено
  • Описание: позволяет вам проверить, сколько транзакций было совершено в целом, а также более легко отправлять счета-фактуры вашим клиентам.
  • Описание данных: 
    • Указывает, сколько транзакций было совершено за выбранный период.
    • Показывает, сколько транзакций было совершено в предыдущем периоде.

Количество проведенных амортизационных операций

  • Двойной клик: открывает модуль амортизации для конкретной организации
  • Описание данных:
    • Указывает, сколько транзакций было совершено за выбранный период.
    • Показывает, сколько транзакций было совершено в предыдущем периоде.
    • Если в предыдущем и выбранном периодах не было транзакций, он будет отображаться белым цветом.
    • Если в предыдущем периоде были транзакции, а в выбранном периоде транзакций не было, он будет отображаться красным цветом.
    • Если в выбранный период есть транзакции, он будет отображаться зеленым цветом.
  • Сколько транзакций по заработной плате было совершено
    • Указывает, сколько транзакций было совершено за выбранный период.
    • Показывает, сколько транзакций было совершено в предыдущем периоде.
    • Если в предыдущем и выбранном периодах не было транзакций, он будет отображаться белым цветом.
    • Если в предыдущем периоде были транзакции, а в выбранном периоде транзакций не было, он будет отображаться красным цветом.
    • Если в выбранный период есть транзакции, он будет отображаться зеленым цветом.
  • Даты блокировки для кассовых счетов — разумно начать блокировку кассовых счетов, когда в определенный день был сделан импорт банка. Поэтому, если вам необходимо обеспечить завершение всех транзакций за май до 20 июня, все денежные счета также должны быть заблокированы.
    • Показывает каждый кассовый счет и дату его блокировки.
    • Отображает зеленым цветом те аккаунты, дата блокировки которых попадает в выбранный период.
  • Поиск отсутствующих счетов-фактур на покупки

Каждый месяц телефонный оператор должен присылать счета. Но если есть 30 компаний, как легко проверить, какие счета отсутствуют и в отношении каких компаний? Для этого мы создали опцию поиска отсутствующих счетов-фактур на покупку. Он подскажет вам на основе статистики, какие счета-фактуры отсутствуют в каких компаниях.

 

Автоматизация процессов для бухгалтера

Процессы, которые необходимо пройти, чтобы убедиться, что вы используете все правильные процессы:

  • Банковский экспорт — рабочий процесс должен использоваться в каждой компании, где это возможно. Часто думают, что функция предназначена только для крупных компаний.
  • Импорт банка — в теории тоже можно автоматизировать импорт банка на 100%, но реальная жизнь раз за разом показывает, что транзакции происходят в стиле «Стелла платит за Роджера» и в описании просто указано «перевод», что не может быть автоматизированный.
    • Если есть компании, где можно настроить автоматическую банковскую синхронизацию, она будет активирована.
    • Если есть другие банки, банковские выписки которых отправляются по электронной почте менеджером компании, они могут быть отправлены непосредственно в Books.
    • Банковские правила — мы просматриваем некоторые операции компании и вместе составляем банковские правила, чтобы сделать процесс понятным. мы просматриваем транзакции некоторых компаний и вместе составляем банковские правила, чтобы процесс стал понятным.
  • Почтовый ящик для счетов за покупку  — самая мощная функция в ERPLY Books. Для этого мы проведем отдельное обучение и позаботимся о том, чтобы все его нюансы стали понятны. При правильном использовании функции можно автоматизировать до 80% процессов, связанных со счетами-фактурами на покупку.

Цена дополнительного модуля: 599 евро + НДС за одного бухгалтера.

Цена прививания: 599 евро + НДС за один день реализации.