Šī lietošanas pamācība paskaidro kā lietot rēķinu apstiprināšanu ERPLY Books. Rēķinu apstiprināšana ir jauns risinājums, kurā nepieciešama rēķina pārbaudīšana pirms tā izsūtīšanas un apmaksas. Šis modulis nav obligāts un klienti var to konfigurēt pēc savām vajadzībām.
Šajā pamācībā paskaidrots:
- Kas ir rēķinu apstiprināšana?
- Kā to lietot?
- Kādi ir nosacījumi rēķinu apstiprināšanai?
- Kā rēķinam pievienot failus un kā tos apstiprināt?
- Apstiprināšanas process
- Rēķinu statusi
Kas ir rēķinu apstiprināšana?
Rēķinu apstiprināšanas process padara rēķinu apmaksu drošāku. Jūs konkrētiem cilvēkiem varat piešķirt rēķinu apstiprināšanas lomu pirms to izsūtīšanas apmaksai. Tā kā Jūs varat apstiprināt gan failus, gan rēķinus, sistēma darbojas kā digitāls arhivēšanas fails.
Kā lietot rēķinu apstiprināšanu?
Pirms izmantojat rēķinu apstiprināšanu, jāizvēlas to apstiprināšanas noteikumi. Sekojošie ir rēķina apstiprināšanas procesa uzstādījumi.
Apstiprināšanas noteikumi:
- Vispirms Jums ir jāiespējo rēķinu apstiprināšana, uzklikšķinot uz “Uzstādījumi” > “Konfigurācija” un jāatķeksē “Izmantot dokumenta apstiprinājumu.”
- Uzklikšķiniet uz sadaļas “Rēķina apstiprinājuma noteikumi” un veiciet sekojošo atlasi:
- Iespējot > Jā – iespējot šo iezīmi.
- Minimālais apstiprinājumu skaits – nosakiet minimālo cilvēku skaitu, kuriem jāapstiprina rēķins.
- Kam rēķins jāapstiprina – nozīmējiet atsevišķus cilvēkus (uzņēmuma vadītājs, vecākais konsultants) kuriem jāapstiprina rēķins.
Kā pievienot failus rēķinam un kā apstiprināt tos?
Jūs varat pievienot failu jau esošam rēķinam uzklikšķinot uz “Uzstādījumi” > “Konfigurācija” > sadaļā “E-pasts” un nokopējot e-pasta adresi.
Nosūtiet failu, kuru vēlaties pievienot rēķinam, uz šo e-pasta adresi. Pēc faila/-u nosūtīšanas dodieties uz “Iepirkumi un izdevumi” > “Iepriekš augšupielādētie faili,’’ kur Jūs ieredzēsiet sarakstu ar neapstiprinātiem failiem un zemāk redzēsiet izvēlni un, nospiežot pogu “Apstiprināt” varat apstiprināt failus.
Otrs veids kā pievienot failus rēķinam ir uzklikšķinot uz “Iepirkumi un izdevumi” > “Iepirkuma rēķins (pievienot jaunu)”. Izvēlieties failu, kuru vēlaties pievienot rēķinam; fails var būt XML, PDF, PNG, un JPG formātos. Saglabājiet pievienoto failu un saglabājiet rēķinu (saglabāšanas poga atrodama izvēlnē zemāk). Rēķinu varat apstiprināt uzklikšķinot uz “Iepirkumi un izdevumi” > “Iepriekš augšupielādētie faili,’ kur redzēsiet sarakstu ar neapstiprinātajiem rēķiniem. Uzklikšķiniet uz “Apstiprināt,” lai apstiprinātu failu.
Failus, kuri ir pievienoti rēķinam, varat apskatīt uzklikšķinot uz “Atskaites” > “Iepirkuma rēķini”. Uzklikšķiniet uz pēdējās pogas rindiņā “Drukāt” un atvērsies jauns logs, kurā Jūs varēsiet redzēt visus pievienotos failus. Jūs varat lejupielādēt pielikuma failu uzklikšķinot uz pievienotā faila. Ja nevarat ieraudzīt drukāšanas pogu, tas nozīmē, ka Jūsu ekrāns varētu būt par mazu un tāpēc ritiniet ekrānu pa labi.
- Opcija: rēķins nevar tikt apstiprināts, ja tam nav pievienots fails.
- Jūs varat izveidot rēķinu, bet nevarat to apstiprināt pirms neesat uzstādījuši apstiprināšanas noteikumus.
Apstiprināšanas process
Apstiprinātājs:
- Jūs varat pievienot personas ar apstiprināšanas lomu lietotāju atļauju sadaļā.
- Jūs varat piešķirt atļaujas lietotājam uzklikšķinot uz “Uzstādījumi” > “Lietotāji,” kur atvērsies saraksts ar lietotājiem. Veiciet dubultklikšķi uz lietotāja e-pasta adreses un Jūs ieraudzīsiet visas atļaujas, kuras varat piešķirt lietotājam.
- Apstiprinātājs ir persona, kurai ir tiesības apstiprināt dokumentus vai rēķinus; šādas tiesības Jūs varat piešķirt, pievienojot atļauju “Uzstādījumi – Apstiprinātājs?”.
- Ja apstiprinātājam ir pienākums tikai pārbaudīt rēķinus, noņemiet rēķinu pievienošanas atļauju. Lai to izdarītu noņemiet atļauju “Labot – Iepirkuma rēķini?” un tad uzklikšķiniet uz saglabāšanas pogas.
Rēķina apstiprināšanas process:
- Jūs varat apstiprināt failus un rēķinus:
- Ja visus rēķinus nepieciešams arhivēt, tad iestatiet atbilstošus uzstādījumus tā lai rēķins nevarētu tikt izveidots bez faila. Šādā gadījumā izmantojiet tikai rēķinu apstiprināšanu – pēc faila izveidošanas no jau apstiprināta faila, sistēma automātiski rēķinam pievieno statusu “apstiprināts.” Tātad, Jūs nevarat izveidot rēķinu ar apstiprinātu statusu no neapstiprināta faila. Ja viens no verificētājiem noraida rēķinu un kāds cits to apstiprina, rēķinam būs noraidīts statuss. Rēķins ir apstiprināts tikai tad, kad nav neviena noraidījuma un visi lietotāji, kuriem ir apstiprināšanas tiesības, ir apstiprinājuši rēķinu.
- Ja Jūs saņemat failus vēlāk, būtu arī saprātīgi rēķinus izveidot pirms failu saņemšanas. Ja grāmatvedis/-e nevar apstiprināt failus, tie paliek ar statusu “nav apstiprināts.” Tad verificētājs var apstiprināt rēķinus (vai arī viņš/viņa var sagaidīt failu un tad apstiprināt tos – tad grāmatvedis/-e var savienot failu ar rēķinu).
Dažādi failu statusi:
- Nav apstiprināts – kādam ir jāapstiprina fails.
- Gaida – fails ir ticis apstiprināts un Jūs varat sastādīt rēķinu.
- Apstiprināts – rēķins ir ticis izveidots no faila.
Jūs varat pievienot grāmatvežus uzklikšķinot uz “Uzstādījumi” > “Lietotāji,” uzklikšķiniet uz “Pievienot lietotāju” un ievadiet informāciju. Ja vēlaties jau esošu lietotāju padarīt par grāmatvedi, noņemiet autorizāciju un pievienojiet lietotāju atkal kā grāmatvedi. Atveriet atļaujas (dubultklikšķis uz e-pasta adreses) un noņemiet atļaujas “Uzstādījumi – Atribūts?” un “Uzstādījumi – Konfigurācija?”.
Rēķinu statusi:
- Apstiprināts – fails ir ticis pievienots rēķinam un tas ir ticis apstiprināts.
- Nav apstiprināts – rēķinam varētu būt pievienots kāds neapstiprināts fails vai arī rēķinā varētu trūkt fails.
- Noslēgts – ja rēķins ir slēgts, Jūs nevarat veikt tajā nekādas izmaiņas un pirms tālākām darbībām slēgtais statuss ir jānoņem.
- Apstiprināts un maksājums nosūtīts uz banku – fails ir ticis pievienots un maksājuma fails ir ticis izveidots.
Jūs varat mainīt iepirkuma rēķina statusu, kad izveidojat jaunu rēķinu (“Iepirkumi un izdevumi” > “Iepirkuma rēķins (pievienot jaunu)”. Kad atveras lodziņš, tā kreisajā pusē ir izvēlne un rēķina statuss var tikt nomainīts pēdējā izvēlnes šūnā. Esošo rēķinu statusi var tikt nomainīti “Iepirkumi un izdevumi” > “Neapmaksātie ienākošie rēķini” > “Iepirkuma rēķini,” kur arī varēsiet redzēt dokumenta statusu: apstiprināts, nav apstiprināts, noslēgts, apstiprināts un maksājums nosūtīts uz banku.
Rēķinu apstiprinājuma statusi:
- Noraidīts – fails nav apstiprināts.
- Apstiprināts – rēķinam ir fails.
Lietotājs, kurš var apstiprināt failus:
- Var izveidot rēķinus, ja viņam/viņai ir piešķirtas šādas tiesības;
- Var apstiprināt/noraidīt jau esošus rēķinus un dokumentus.
Lietotājs, kurš nevar apstiprināt failus:
- Var saglabāt rēķinu ar statusu “nav apstiprināts.”
- Nevar saglabāt failus.
- Nevar saglabāt rēķinu.
- Var pievienot tikai statusu “nav apstiprināts”
BUJ
Kā es varu pievienot personas apstiprinātāju sarakstam?
Uzklikšķiniet uz ”Uzstādījumi” > “Konfigurācija.” Tur Jūs varat pievienot vairākus cilvēkus apstiprinātāju sarakstam.
Kā lai norāda, ka “personai A” vienmēr ir jāapstiprina rēķini?
Uzklikšķiniet uz ”Uzstādījumi” > “Konfigurācija,” kur Jūs varat pievienot personu, kurai vienmēr vajadzēs apstiprināt rēķinus.
Vai es varu apstiprināt vairākus rēķinus vienlaikus?
Jā, to varat izdarīt atverot iepirkuma rēķinu sarakstu (“Iepirkumi un izdevumi” > “Neapmaksātie ienākošie rēķini”) un izvēloties statusu “nav apstiprināts.” Parādīsies saraksts ar neapstiprinātajiem rēķiniem, izvēlieties rēķinus, kurus vēlaties apstiprināt un uzklikšķiniet uz pogas “Apstiprināt.”
Vai apstiprinātam rēķinam var noņemt apstiprinājuma statusu?
Jā, lai to izdarītu dodieties uz “Iepirkumi un izdevumi” > “Neapmaksātie ienākošie rēķini” > “Iepirkuma rēķini,” kur parādīsies saraksts ar iepirkuma rēķiniem. Uzklikšķiniet uz rēķina numura, lai atvērtu rēķinu. Tad Jūs kreisajā malā ieraudzīsiet izvēlni, rēķina statusu varat nomainīt izvēlnes pēdējā sūnā.
Kur es varu ieraudzīt visus rēķinus ar statusu “neapstiprināts”?
Dodieties uz “Iepirkumi un izdevumi” > “Neapmaksātie ienākošie rēķini” > “Iepirkuma rēķini,” kur atvērsies saraksts ar rēķiniem. Izvēlieties statusu “neapstiprināts” un tad varēsiet ieraudzīt visus neapstiprinātos rēķinus.
Kur es varu apskatīt visus neapstiprinātos failus?
Dodieties uz “Iepirkumi un izdevumi” > “Iepriekš augšupielādētie faili,” kur ieraudzīsiet sarakstu ar augšupielādētajiem failiem. Izvēloties statusu “neapstiprināts,” ieraudzīsiet sarakstu ar neapstiprinātajiem failiem.
Vai ir iespējams nodot kādu informāciju grāmatvedim pirms rēķina sastādīšanas?
Jā, to Jūs varat izdarīt “Iepriekš augšupielādētie faili” apstiprināšanas laikā – pievienojiet projektu un papildinformāciju.
Kur es varu apskatīt apstiprinājumu vēsturi?
Jūs varat apskatīt apstiprinājumu vēsturi atskaišu ģeneratorā. Tabulā izvēlieties “Rēķina apstiprinājums” un “Rēķini”. Izvadē izvēlieties “Rēķina apstiprinājums. Izveidotājs (ID)” un “Rēķini. Rēķina nr.”
Kur es varu apskatīt visus apstiprinājumus?
Visi apstiprinājumi ir apskatāmi atskaišu ģeneratorā.
Kur es varu apskatīt visus statusus, kuri ir pievienoti rēķinam?
Atveriet rēķinu un uzklikšķiniet uz “Citi” > “Apskatīt statusus”.