E-pasta pārraudzīšana ir pieejama ERPLY grāmatās.
ERPLY Books ļauj Jums pārbaudīt, vai nosūtītie e-pasti ir atvērti; “atlecoši” jeb nenosūtīti e-pasti var sarežģīt Jūsu kā e-pastu nosūtītāja grāmatvedību. E-pastu nenonākšanai gala adresē var būt vairāki iemesli. Piemēram, ja lietotājs ir iekļauts melnajā sarakstā, ir pārāk liels saņēmēju skaits u.t.t. Zināšanas par atvērtiem un neatvērtiem e-pastiem var dot to nosūtītājam nozīmīgu informāciju par turpmāko grāmatvedības gaitu.

ERPLY Books sistēmā e-pastu atvēršanas statuss var tikt pārbaudīts sekojoši:

Pirmkārt, Jums jādodas uz ERPLY Books instrumentu paneli. Pēc tam ierakstiet “atskaišu ģenerators”  (report generator) meklēšanas joslā. Tas ir modulis, kas palīdz Jums atrast vēlamo informāciju no datubāzēm vai izveidot atskaiti, kādu esat pieprasījis. Tāpat Jums jāizveido attiecīga atskaite atskaišu ģeneratorā, lai pārbaudītu e-pastus.

Pieprasījumu izveidei lietotājam jāaizpilda vismaz divas kolonnas – tabulas (tables) un izvaddati (output).

• Tabulas – nosaka datubāzes, no kurām veikti pieprasījumi. Ja Jūs vēlaties redzēt informāciju par rēķiniem, kontaktiem un e-pastiem, Jums tabulai jāpievieno atbilstoši parametri.
• Izvaddati – atskaišu ģeneratorā pieprasītās tabulas var saturēt lielu datu apjomu, un parasti ne visus nepieciešams parādīt. Izvaddatu kolonnā tiek rādīti tikai izvēlētie dati. Piemēram, apskatot e-pastu, Jums varētu neinteresēt nosūtīšanas laiks, bet nosūtītāja vārds un rēķina numurs.

NB! Izvaddatu kolonnas izmainīšana neizmaina pašu meklējumu. Tiks parādīti vieni un tie paši rezultāti, neņemot vērā izvaddatu kolonnas vērtības. Rezultātu kolonnas vērtība nosaka, kāds informācijas apjoms tiek parādīts lietotājam katrā meklēšanā.

Pieprasījumu pielāgošana

Lai pievienotu jaunu meklēšanas parametru, spiediet “Pievienot”. Tiks izveidota jauna rinda ar sekojošiem laukiem: Parametrs – lai izvēlētos, kuru parametru vēlaties pārbaudīt. Rezultātos vajadzīgi tikai dokumenti ar statusu “e-pasts”. Tips – tiek izvēlēta operācija, ko veic ar paramteru. Noteiktajā situācijā ievada “nav vienāds”. Vērtība – tiek izvēlēta vērtība, ar ko salīdzināt parametru, šajā gadījumā – “aizvērts” (closed) vai “atvērts” (opened). “Aizvērts” – šī atskaišu ģeneratora pavēle atlasa visus e-pastus, kas nav tikuši atvērti.

Ja vēlaties pārbaudīt neatvērtus e-pastus noteiktā laika posmā, atskaišu ģeneratorā jāpievieno papildus pavēle. Pieņemsim, ka vēlaties redzēt neatvērtus e-pastus, kas satur rēķina datumu vēlāku kā 01.01.2016. Tad jāpievieno jauns parametrs un jānosaka tā vērtība – “rēķini” (invoices), “datums”. Lauciņā “tips” jāizvēlas “vairāk kā”. Lauciņā “vērtība” automātiski tiks piedāvāts datums, šajā gadījumā – 01.01.2016

Šī pavēle atlasa visus e-pastus, kas nav sasnieguši saņēmēja e-pasta adreses, nav tikuši atvērti un rēķinus, kas tikuši izveidoti vēlāk kā 01.01.2016.

E-pastu statusi un to izskaidrojumi:

• Apstiprināts – saņēmējs ir saņēmis e-pastu – tas ir nokļuvis saņēmēja e-pasta iesūtnē
• Apstiprināts un atvērts – e-pasts ir sasniedzis sanēmēju un ir atvērts
• Gaida – e-pasts vēl nav sasniedzis mērķi, bet nav bijis neveiksmīgs
• Neveiksmīgs – e-pasta nosūtīšana ir bijusi neveiksmīga, bet vēl ir procesā
• Neizdevies  – e-pasta nosūtīšana nav izdevusies, tas vairs netiek mēģināts nosūtīt