Atgādinājumu nosūtīšana klientiem ar  OPEN RECEIVABLES var būt laikietilpīgs process, tomēr ERPLY Books ir izdevies automatizēt šo procesu lielā mērogā un padarīt to mazāk laikietilpīgu. Izstrādājot šo moduli, mēs paturējām prātā vairākus praktiskus apsvērumus, kā piemēram, sūtot atgādinājumus visiem debitoriem uzreiz un atsevišķiem debitoriem ar dažādiem datumiem, projektiem vai klientiem. Sekojot tālāk aprakstītajiem posmiem, šis process aizņems minimāli daudz laika.

Nokavētie atvērtie debitori

Pirmais solis ir atrast rēķinus, kas ir nokavēti, un to var izdarīt atverot paneli un uzklikšķinot uz Ieņēmumi à Pircēja pārskats.

Uzklikšķinot uz “Pircēja pārskats” atveras modulis “Debitori ar termiņiem,” kas parāda nokavētos rēķinus. Ja nepieciešams, Jūs varat specificēt rēķinu sarakstu atlasot tos pēc datuma, klienta vai projekta.

Pirmkārt, Jums ir jāatzīmē tie klienti, ar kuriem vēlaties sazināties, atķeksējot atbalsošos rēķinus.

Atverot “Eksporta” nolaižamo sarakstu, programmatūra piedāvā izvēlēties sekojošās iespējas: e-pasts, HTML, PDF, Excel, CSV. Eksportējot atbilstošos rēķinus HTML vai PDF formātā, tiek piedāvāta iespēja izdrukāt pārskatu ar visiem nokavētajiem rēķiniem. Izvēloties e-pastu ir iespējams viegli nosūtīt pārskatu uz Excel. CSV eksports nozīmē, ka varat lejupielādēt pārskatu atbilstošajos formātos (xlsx vai csv) savā datorā.

Nospiežot “Saglabāt & Sūtīt” atver nolaižamo sarakstu, kas satur šādas opcijas:

  • PDF maksājuma atgādinājums – programmatūra lejupielādē PDF failu ar maksājuma atgādinājumu;
  • PDF bilances paziņojums – programmatūra lejupielādē PDF failu ar bilances paziņojumu;
  • Maksājuma atgādinājums e-pastā – programmatūra nosūta klientam e-pastu ar maksājuma atgādinājumu;
  • Bilances paziņojums e-pastā – programmatūra nosūta klientam e-pastu ar bilances paziņojumu.

  • Noklikšķinot uz ⓘ ikonas, atveras lodziņš, kur Jūs varat izmainīt vai pievienot ar klientu saistīto informāciju (vispārīgu informāciju, kontaktinformāciju, bankas informāciju);
  • Noklikšķinot uz tālruņa ikonas, programmatūra parāda klienta tālruņa numuru, un tur arī ir iespējams veikt piezīmes par zvanu, kā piemēram, vai klients atbildēja/ neatbildēja vai arī apsolīja samaksāt uzreiz/nedēļas laikā;
  • Noklikšķinot uz aploksnītes, Jūs varat nosūtīt klientam konkrētu bilances paziņojumu/atgādinājumu. Lai to izdarītu Jums jābūt saglabātam klienta e-pastam ERPLY Books, un vieglākais veids, kā to izdarīt, ir nospiežot uz ⓘ ikonas pretim rēķinam. Ja neesat pievienojuši e-pastu klienta kontaktinformācijai, programmatūra Jums piedāvā iespēju izdrukāt bilances paziņojumu/atgādinājumu, lai to nosūtītu pa pastu.

ERPLY Books iespējams izveidot automātiskus maksājumu atgādinājumus lietojot atbilstošus uzstādījumus.

  • E-pasta virsraksts – ar šo iestatījumu Jūs izveidosiet e-pasta virsrakstu. NB! Sistēma automātiski pievienos kompānijas vārdu e-pasta beigās!
  • E-pasta saturs – e-pasta saturs HTML formātā.
  • Atskaites tips – klienta bilance (bilances paziņojums) vai atgādinājums klientam (atgādinājums par rēķinu).
  • Nokavēto dienu skaits – minimālais nokavētā rēķina nokavējuma dienu skaits. Šis dienu skaits tiks aprēķināts pēc sekojošās metodes:
    • ja klientam ir tikai viens nokavēts rēķins, tad tiks uzrādīts šī rēķina nokavēto dienu skaits;
    • ja klientam ir vairāki nokavētie rēķini, tad tiks uzrādīts vismazāk nokavētā rēķina nokavējuma dienu skaits.
  • Kopš pēdējā paziņojuma pagājušo dienu skaits – Jūs varat iestatīt laika posmu jauna paziņojuma nosūtīšanai. Piemēram, ja Jūs klientam nosūtat jaunu rēķinu katru dienu un klients nesamaksā nevienu no tiem, tad klients saņemtu jaunu paziņojumu katru dienu (ar to pašu tekstu). Šādā gadījumā, būtu ieteicams iestatīt “nokavējuma dienu” intervālu vismaz +1 (diena), un tādējādi klients nesaņemtu jaunu paziņojumu katru dienu. Šis ir ļoti nozīmīgi, ja vēlaties klientam nosūtīt vismaz divus dažādus atgādinājumus.
  • Bloķējiet klientus – nospiediet “jā,” ja vēlaties bloķēt klientus ERPLY POS & Inventory.
  • Minimālais parāds – ar šo opciju Jūs izvairīsieties nosūtīt paziņojumu klientiem, kuru parāds ir zem noapaļojamā daudzuma.
  • Nesūtīt paziņojumus klientiem, kas veic priekšapmaksu – iespēja pievienot nosacījumu nesūtīt paziņojumus klientiem, kuru priekšapmaksas summa ir nevienāda ar nulli, kas nozīmē, ka vispirms Jums nepieciešams sakārtot klienta datus pirms programmatūra klientam nosūta paziņojumu.