Bieži uzdotie jautājumi (BUJ)

Klientu atbalsts dienests

support@erplybooks.com

Vai man ir jāparaksta līgums ar ERPLY Books?

Līgums (mutisks vai rakstisks) jums tiks nosūtīts, ja jūs piereģistrējaties kādam no maksas plāniem. Sazinoties ar mums, jūs varat mainīt cenas plānu, kad vēlaties.

Kuras valstis sadarbojas ar ERPLY Books?

ERPLY Books sistēma ir pieejama jebkur, kur ir interneta pieslēgums. Kā piemēram, jūs varat izmantot ERPLY Books angļu, igauņu, krievu, vācu, somu, dāņu, lietuviešu, spāņu, franču, latviešu, grieķu, hindu un ķīniešu valodās. Tas iekļauj arī banku pārskata importēšanas iespējas no EU, AU, CA, US, ZA bankām un MX programmas.

Kā uzsākt ERPLY Books sistēmas lietošanu?

Vispirms, jums vajadzēs izveidot kontu un pievienot lietotājus. Ja jums vēlaties sākt no sākuma vai turpināt grāmatvedības darbus, tad jūsu uzņēmuma informācijas ievietošana ir nepieciešama darbība. Kā arī, jums ir iespēja pārvietot uz ERPLY Books sistēmu visus iepriekš veikto grāmatvedības darbu datus.

Kā es varu importēt datus uz ERPLY Books sistēmu no manām iepriekšējām grāmatvedības programmām?

Ja jums nepieciešamā informācija ir ievietota Excel failā, tad jūs varat iekopēt to ERPLY Books sistēmā. Papildus šai informācijai, noskatieties šo video.

Vai manam ERPLY Books kontam var būt vairāki lietotāji?

Jā, jūs varat pievienot lietotājus no “Uzstādījumiem” -> “Lietotāji” un pievienojot lietotāju e-pasta adreses, piešķirot lietotājam savu lomu un pārmaiņus savienot to ar uzņēmuma atrašanās vietu vai jebkuru citu projektu. Pēc lietotāja pievienošanas, viņam/viņai ir jāpiereģistrējas kā ERPLY Books lietotājam un jāiegūst piekļuve pilnvarotajai organizācijai.

Vai vienam kontam var piederēt vairāki uzņēmumi?

Jā, jūs varat pievienot uzņēmumu uzklikšķinot uz jūsu pašreizējā uzņēmuma un izvēloties “Pievienot organizāciju”.

Vai ERPLY Books sistēmu var izmantot planšetdatorā?

Jā, ERPLY Books sistēma ir pieejama no planšetdatorā vai viedtālrunī. Ja vēlaties izmantot to no šīm ierīcēm, jums ir jālejuplādē ERPLY Books aplikācija no Google Play Store vai iTunes aplikāciju veikaliem. Aplikācijā ir visas nepieciešamās funkcijas, lai pārvaldītu jūsu grāmatvedību, bet tā tāpat nav tik pilnīga kā datora versija.

Kādas īsinājumikonas (shortcuts) var izmantot ERPLY Books sistēmā?

Saglabāšanai nospiediet “Ctrl/komandtaustiņš + s”

Ja vēlaties ko izdzēst (ja esat iezīmējis tabulā rindiņu): “Ctrl/komandtaustiņš + d”

Virzienmaiņa uz instrumentu paneļa:  “Ctrl/komandtaustiņš + m”

Kā darbojas ERPLY Books sistēma?

Lai padarītu ERPLY Books sistēmu saprotamu visiem, pat tiem, kuriem nav padziļinātas zināšanas grāmatvedībā, mēs esam izveidojuši šo sistēmu balstoties uz ikdienas grāmatvedības aktivitātēm (piemēram, kad pārdodat produktu vai pakalpojumu, jums tikai jāizveido rēķins un jāļauj sistēmai pašai automātiski radīt nepieciešamos ierakstus). Šī pati situācija attiecas arī uz produktu vai pakalpojumu pirkšanu. Ja jūs esat pareizi izveidojis uzņēmuma kontu un izmantojat pareizos moduli attiecīgajām darbībām, tad jums nav jāuztraucas par pareizajiem ierakstiem – tie tiks izveidoti automātiski, kad jūs saglabājat veiktās darbības.

Jums būs jāveic konta izplānošana pirms ERPLY Books sistēma izvēlas pareizo kontu, kad izveido automātiskus ierakstus. Ja jūs izmantojat mūsu izveidoto Kontu tabulu, tad visa konta izplānošana tiek izdarīta jūsu vietā. Ja vēlaties izmantot savu iepriekšējo Konta tabulu, tad tā vispirms ir jāpievieno jūsu uzņēmuma kontam, un jums ir jāpārbauda vai visi Sistēmas konti ERPLY Books sistēmā pareizi atbilst kontam no jūsu Kontu tabulas. Lai to pārbaudītu, ejiet uz “Uzstādījumi” > “Sākotnējie dati” > “Sistēmas konti”.

Kādā formātā atskaites var tikt saglabātas un izprintētas?

Jūs varat lejuplādēt visas atskaites šādos formātos: PDF,.xlsx, .csv and .html.

Kā es varu iegūt savu datu dublējuma failus?

ERPLY Books automātiski izveido dublējumus. Ja vēlaties lejuplādēt savas kopijas, tad jums atsevišķi jāielādē .csv fails no atsevišķām atskaitēm.

Kā izveidot un lietot references numurus?

Jūs varat pievienot kontakta kartei references numuru.  Dodieties uz “Ienākumu lapa” (vai “Iepirkumi un izdevumi”) > “Kontakti”, atzīmējiet nepieciešamo kontaktu, uzklikšķiniet uz “Kontakta lapa” un “Izveidot jaunu” references numuru.  References numuri tiek rēķinos parādīti automātiski un darījumi, kuri ir izveidoti izmantojot references numuru, tiek automātiski savienoti ar attiecīgo rēķinu un/vai kontaktu “Banku importos”.

Ko darīt, ja kāda ERPLY Books funkcija nav nepieciešama?

Nekrītiet izmisumā! Sazinieties ar mūsu klientu atbalsta centru support@erplybooks.com, lai mēs varam jums sniegt padomus un palīdzēt šajā problēmā.

Kā es varu izveidot kopiju no dokumenta?

No “Atskaites” moduļa -> “Iepirkumu/Izdevumu rēķini”, jūs varat izvēlēties vajadzīgo sadaļu un nospiest “Kopēt”. Ja vēlaties izveidot vairāku rēķinu kopijas (piemēram, atkārtojošo rēķinu), tad rīkojieties atbilstoši – izvēlaties piemēroto rēķinu (turiet taustiņu Ctrl) un nospiediet “Kopēt”.

Kas ir Iepirkumu un pārdošanas artikuli?

Iepirkumu un pārdošanas artikuli ir visas lietas, kuras jūs iepērkat vai pārdodat. Lai izveidotu un saglabātu rēķinu, jums jāpievieno artikuli (ne tikai konti). Lai rediģētu vai pievienotu Iepirkumu un pārdošanas artikulu, dodieties uz “Ienākumu lapa” (vai “Iepirkumi un izdevumi”) -> “Iepirkumu un pārdošanas artikuli”. Kā arī, jūs varat pievienot, ja nepieciešams, visiem artikuliem ienākumu un/vai izdevumu kontu.

Kā ierakstīt Pamatlīdzekļus ERPLY Books sistēmā?

Pamatlīdzekļus var pievienot vai atrast “Iepirkumos un izdevumos” -> “Iepirkumu rēķinos” (Pievienot jaunu) -> “Iegādātie fiksētie aktīvi”. Visi iegādātie pamatlīdzekļi ir atrodami “Grāmatvedībā” -> “Pamatlīdzekļi” vai atrodami atsevišķi kā artikuli zem “Ienākumu lapa” (vai “Iepirkumi un izdevumi”) -> “Iepirkumu un pārdošanas artikuli”. Ir svarīgi pievienot pareizo pamatlīdzekļu ilgumu (mēnešos). Lai aprēķinātu nolietojumu, dodieties uz “Grāmatvedību” -> “Aprēķināt nolietojumu”.

Vai es varu ERPLY Books sistēmā nosūtīt pārdošanas rēķinus?

Jā, tieši tāpat kā nokopēt rēķinu, ir iespējams to arī aizsūtīt. Vienkārši izvēlaties nepieciešamo rēķinu, zem “Vairāk” noklikšķiniet “Kopēt” un izvēlaties “Sūtīt”. NB! Ir svarīgi, ka visiem kontaktiem ir e-pasta adreses zem viņu kontakta lapas, lai šī funkcija darbotos pareizi.

Vai es varu izveidot savu rēķina veidu?

Nav jums pašiem iespējams izveidot rēķina veidu, bet mēs to varam izdarīt jūsu vietā. Tikai paskaidrojiet mums kādu jūs vēlētos redzēt iznākumu vai vajadzīgās izmaiņas un mēs izveidosim nepieciešamo formātu. Mūsu cenu sarakstā ir norādīts, ka šim pakalpojumam ir atsevišķa cena. Nelielas izmaiņas ir bezmaksas.

Kā es varu savienot bankas kontu ar ERPLY Books sistēmu?

ERPLY Books ir divas funkcijas banku darījumiem (protams ir arī iespēja pievienot maksājumus manuāli):

• Bankas importi;
• Un bankas saskaņošana.

Pirmais, bankas imports ir domāts bankas darījumu ierakstiem, kamēr importējat bankas ziņojumus ERPLY Books sistēmā. Bankas saskaņošana ir domāta bankas darījumu apstiprināšanai.

Jūs varat izmantot tikai bankas importus vai tikai bankas saskaņošanu. Vai abus. Vai ne vienu no tiem. Visas opcijas ir pieejamas ERPLY Books sistēmā. Lai uzzinātu vairāk par bankas importiem, noskatieties šo video Jūs varat arī izlasīt šeit īsu instrukciju par bankas darījumiem.

Vai es varu pievienot rēķinus Bankas importam?

Jā, lai to izdarītu, nospiediet “Banku importā” labo taustiņu uz maksājuma un pievienojiet jaunu rēķinu.
Banku importi ERPLY Books sistēmā atbalsta visus banku ziņojumus, kuri ir Igaunijā strādājošās bankas izsniegti. Turklāt, tā atbalsta lielāko internacionālo banku ziņojumus un arī PayPal. “Banku importa” spēja automātiski mācīties no iepriekšējām darbībām un darījumiem, ir visstiprākā funkcija ERPLY Books sistēmā, un drīz tā būs standarta daļa no ikdienas grāmatvedības.

Kā eksportēt vairākus maksājumus vienā failā?

ERPLY Books sistēma ļauj jums iekļaut vairākus maksājumus vienā failā un, līdz ar to, ietaupa laiku uz vairāku parādu nomaksāšanu vienlaicīgi. Lai to izdarītu, dodieties uz “Neapmaksātie ienākošie rēķini”, izvēlaties vajadzīgo rēķinu un uzklikšķiniet uz “Eksportēt maksājumu uz failiem”. Tā kā visām Eirozonas bankām ir jāatbalsta SEPA maksājumi, tad izvēlieties SEPA maksājumus kā maksājumu veidu. Tas nozīmē, ka faila formāts būs ISO 20022 XML, kuri ir arī jāizvēlas, kad augšupielādējat failu uz jūsu banku.

Kā ierakstīt priekšapmaksu?

“Bankas importā” jūs varat izvēlēties tikai klientu vai piegādātāju, kurš būs savienots ar maksājumu. Šis maksājums tiks automātiski atzīmēts kā priekšapmaksa/avanss. Lai manuāli pievienotu priekšapmaksu, dodieties un “Neapmaksātie ienākošie rēķini”, un neizvēloties rēķinu, nospiediet “Pievienot maksājumu”.

Kā padarīt Banku importu vēl automātiskāku?

Ja klienta vai piegādātāja vārds bankas ziņojumā ir tāds pats kā “Kontaktos”, tad tas palielina sistēmas automatizēšanu, kad savieno pareizo maksājumu ar pareizo rēķinu un/vai kontaktu. Kā arī – katru reizi pareizi izmantojiet Banku importu. Tā kā sistēma mācās no iepriekšējām aktivitātēm, ir ieteicam savienot visu pareizi. Kā arī iespējams Bankas noteikumiem automatizēt dažādus pastāvīgus maksājumus.

Kā izmantot priekšapmaksu?

Lai izmantotu eksistējošu priekšapmaksu, dodieties uz “Neapmaksātie ienākošie rēķini”, izvēlieties rēķinu un nospiediet “Izmantot priekšapmaksu”.

Kā ierakstīt kredīta rēķinu?

Nokopējiet vajadzīgos rēķinus un nomainiet daudzumu un/vai summu uz negatīvu.

Kā ierakstīt kredītzīmes maksājumu?

Manuāli pievienojiet negatīvu maksājumu kredītzīmei.

Kā labot maksājumu?

Jūs varat atrast un izlabot maksājumu ejot uz “Atskaites” -> “Naudas plūsmas atskaite”. Lai atrastu un izlabotu rēķinu, dodieties uz “Atskaites” ->  “Naudas plūsmas atskaite”. Tad izvēlieties vajadzīgo maksājumu/kvītis, divreiz uzklikšķiniet uz tā un tad jūs varat mainīt vajadzīgos lauciņus. Beigās, saglabājiet izmaiņas.

Kā veikt savstarpējos norēķinus?

Lai norēķinātu rēķinus, ierakstiet instrumentu paneļa meklētājā “Settle Sales and Purchase Invoices”. Tad sistēma jūs vispirms aizvedīs līdz rēķiniem un tad uz iepirkumu rēķiniem. Izvēlieties pareizo rēķinu un saglabājiet visu. Savstarpējos norēķinus darbība tiek nekavējoties lejupielādētā jūsu datorā pēc saglabāšanas.

Kā savienot maksājumus/kvītis ar vairākiem rēķiniem, neizmantojot bankas ziņojumus?

Dodieties uz “Bankas importu” un neizvēloties bankas ziņojumu, izvēlieties no bankas šūnām “Pievienot manuāli (iekšā)” vai “Pievienot manuāli (ārā)”. Pievienojiet maksājuma summu un tad atrodiet pareizo rēķinu.

Kā savienot maksājumu/kvīti ar vairākiem rēķiniem Banku importā?

Banku importā uzklikšķiniet uz „Maksājumi” un „Kvītis”, tad uz “Atrast samaksātos rēķinus”. Izvēlieties pareizo un savienojiet to ar maksājumu/kvīti. Jūs varat arī manuāli sadalīt maksājumu sadaļās, kad Banku importā uzklikšķiniet uz maksājuma un tad uzklikšķiniet uz “Pievienot aktivitāti”. Sadaliet maksājumu dažādās rindiņās uz pēc tam saglabājiet.

Vai ir iespēja apstiprināt rēķinu?

Jā, jūs atradīsiet vajadzīgo šūnu, kad atvērsiet rēķinu.

Kā ierakstīt Bankas maksa?

Mēs jums iesakām to darīt tieši Bankas importā. Izvēlieties maksājumu un pievienojiet attiecīgo kontu (Bankas maksājumu kontu). Nākamajā reizē sistēma automātiski izvēlas pareizo kontu šim maksājumam.

Kā aizslēgt periodu vai noslēgt gadu?

Ir vairāki veidi kā aizslēgt vai beigt periodu ERPLY Books sistēmā. Mēs iesakām jums aizslēgt konkrētu laika periodu, kad esat pareizi pabeidzis tā grāmatvedību un negribat veikt vairāk izmaiņu. Kā arī, jūs varat aizslēgt veselu periodu, konkrētus kontus, rēķinus un ierakstus. Bet ja esat pabeidzis un pārskatījies vesela gada grāmatvedību un iesniedzis vajadzīgās atskaites, tad jūs varat noslēgt to arī ERPLY Books sistēmā. Lasiet vairāk šeit.

Kā integrēt ERPLY ar ERPLY Books sistēmu?

Integrēt ERPLY ar ERPLY Books sistēmu ir ļoti viegli. Tomēr, jūsu uzņēmuma sarežģītības dēļ, varētu rasties vairāki jautājumi, kuriem vajadzīga atbilde pirms sinhronizēšanas. Pie tam, lai uzzinātu vairāk kā integrēt ERPLY POS un ERPLY Books, lūdzu, noklikšķiniet šeit.

Kas ir projekti ERPLY Books sistēmā?

Projekti ir tikai viena no sistēmas pazīmēm, pazīme, kas strādā visos ERPLY Books moduļos. Tai nav jābūt krātuvei, tas var būt arī individuāls darbinieks, cilvēku grupa, mašīna, produkts, pilsēta, utt. Ir iespējams arī izmantot projektu hierarhiju – Galvenā projekta iespējas savieno citus projektus. Lai izlasītu vairāk par projektiem, spiediet šeit.

Masu labošana ERPLY Books sistēmā

Lai redzētu video instrukciju par to kā veikt masu labošanu ERPLY Books sistēmā, spiediet šeit.

Pamatlīdzekļu iegādāšanās

Pamatlīdzekļu pirkšana ir parasts pirkšanas darījums. Pirmkārt, pirkšanas un reģistrēšanas modulis pamatlīdzekļiem ir tāds pats un jūs tur varat nokļūt caur: „Izdevumi (pievienot jaunu)” → „Pamatlīdzekļu iepirkšana”. Līdzīgi citu datu importēšanai, jūs varat importēt datus no Excel tabulas uz šejieni. Lasiet vairāk par pamatlīdzekļiem šeit.

Kā pārvaldīt klientu ziņojumus?

Lai iegūtu vairāk informācijas par klientu ziņojumiem, mēs jums iesakām noskatīties šo video.

Kā pārvaldīt no ERPLY Books nosūtītus e-pastus?

ERPLY Books sistēmā jūs varat pārbaudīt vai nosūtītie e-pasti ir atvērti vai arī atnākuši atpakaļ, kas varētu sarežģīt grāmatvedību jums kā sūtītājam. Kā arī, ir vairāki iemesli, kāpēc e-pasti atgriežas, piemēram, tie ir bloķēti, saņēmēju skaits, utt. Informācija par atvērtiem un atpakaļ atsūtītiem e-pastiem var sniegt svarīgu informāciju sūtītājam par to kā turpināt grāmatvedību. Sīkākai informācijai, lasiet šeit.