Priminimų apie neapmokėtas pardavimo sąskaitas-faktūras siuntimas klientams gali atimti gana daug laiko. ERPLY Books pavyko automatizuoti šį procesą dideliu mastu. Priminimų siuntimas nebeatima tiek daug laiko kiek anksčiau. Kai patobulinome šį modulį, mes atkreipėme dėmesį į kelis praktinius sprendimus. Pavyzdžiui, siunčiant priminimus visiems skolininkams vienu metu ir skirtingiems skolininkams pagal datas, projektus ar klientus. Jums tereikia laikytis šių etapų, o laiko sąnaudos tampa minimalios.

Laiku neapmokėtos pardavimo sąskaitos-faktūros

Pirmas žingsnis yra surasti laiku neapmokėtas sąskaitas-faktūras. Geriausias būdas surasti laiku neapmokėtas sąskaitas-faktūras yra: Ataskaitų langas →Pajamos →Pirkėjų ataskaita.

Paspaudus ‘Pirkėjų ataskaita’ atsidaro modulis ‘Senos sąskaitos-faktūros’ (‘Aged receivables’). Programa rodo visas laiku neapmokėtas sąskaitas-faktūras. Jei reikia, galite specifikuoti sąskaitų faktūrų sąrašą. Tai reiškia, kad vartotojas gali atskirti sąskaitas-faktūras pagal datas, kliento vardą ar projektus.

Pirmiausia, Jūs turite pažymėti klientus, su kuriais norite bendrauti. Šiuo atveju, pridėkite ‘varnelę’ priešais sąskaitas-faktūras. Atidarius „Eksportuoti“ išskleidžiamąjį meniu, programinė įranga leidžia Jums pasirinkti vieną iš šių parinkčių: el.laiškas, HTML, PDF, Excel, CSV. Kai keliate atitinkamas sąskaitas į HTML ar PDF formatą, atsidaro galimybė atsispausdinti visą laiku neapmokėtų sąskaitų-faktūrų ataskaitą. Pasirinkus el.laišką galima lengvai nusiųsti ataskaitą į Excel. CSV perkėlimas reiškia, kad galite atsisiųsti ataskaitą į savo kompiuterį atitinkamais formatais (xlsx arba csv).

Paspaudus Spausdinti & Siųsti atsidaro išskleidžiamasis meniu, kuriame yra tokios parinktys kaip:

  • PDF Apmokėjimo priminimas- programinė įranga atsiunčia PDF failą apie mokėjimo priminimą.
  • PDF Pažyma apie likutį- programinė įranga atsiunčia pažymos apie likutį PDF failą.
  • laiškas Apmokėjimo priminimas- programinė įranga klientui siunčia el. laišką su mokėjimo priminimu.
  • laiškas Pažyma apie likutį – programinė įranga siunčia klientui el. laišką su pažyma apie likutį.

  • Paspaudus “i” ženkliuką, atsidarys langas, kuriame galėsite keisti arba pridėti visą su klientu susijusią informaciją ( bendrus duomenis, kontaktinius duomenis, banko duomenis);
  • Paspaudus telefono ženkliuką, programinė įranga rodys kliento telefono numerį. Taip pat yra galimybė pridėti pastabas apie skambutį. Pavyzdžiui, Klientas atsakė/neatsakė; Klientas pažadėjo sumokėti iš karto/sumokėti per savaitę.
  • Paspaudę voko ženkliuką, galite nusiųsti klientui tam tikrą pažymą apie likutį/priminimą. Norėdamai išsiųsti el. laiškus Jūs turite būti išsaugoję klientų el. pašto adresus ERPLY Books. Paprasčiausias būdas tai padaryti yra paspaudus “i” ženkliuką esantį sąskaitos-faktūros priekyje. Jeigu nesate klientui pridėję el. pašto adreso, programinė įranga siūlo sprendimą atsispausdinti pažymą apie likutį/ priminimą ir išsiųsti tai paštu.

ERPLY Books gali būti taikomi automatiniai apmokėjimo priminimai. Tai galima padaryti, sukuriant atitinkamus nustatymus.

  • laiško pavadinimas – pagal tai sistema sukurs el. laiško pavadinimą. NB: Sistema gale laiško automatiškai pridės įmonės pavadinimą!
  • laiško turinys – el. laiško turinys html formatu.
  • Ataskaitos tipas – klientoLikutis arba klientoPriminimas. Pirmasis yra pažyma apie likutį, o antrasis yra priminimas.
  • Pavėluotos dienos – minimalus dienų skaičius, per kurias sąskaitos-faktūros apmokėjimas turi būti atliktas. Šis skaičius bus apskaičiuotas taikant šį metodą:
    • jeigu klientas turi vieną laiku neapmokėtą sąskaitą-faktūrą, tuomet bus skaičiuojamos šios sąskaitos-faktūros pavėluotos dienos.
    • jeigu klientas turi keletą laiku neapmokėtų sąskaitų-faktūrų, tuomet bus apskaičiuojama pagal sąskaitą-faktūra, kuri buvo mažiausiai uždelsta apmokėti.
  • Dienos nuo paskutinio pranešimo- galite nustatyti kas kiek laiko siųsti naują pranešimą. Pavyzdžiui, jeigu Jūs kasdien siunčiate klientui naują sąskaitą-faktūrą ir jis nė vienos iš jų neapmoka, jis kiekvieną dieną gaus naują pranešimą (su tuo pačiu tekstu). Esant tokiai situacijai būtų protinga nustatyti ‘dienų atidėjimo’ intervalą mažiausiai +1. Šiuo atveju, klientas negaus naujo pranešimo kiekvieną dieną. Taigi, tai labai svarbu, jeigu Jūs norite išsiųsti klientui mažiausiai du skirtingus priminimų tipus.
  • Užblokuoti klientus – taip, jeigu norite užblokuoti klientus ERPLY POS & Inventory.
  • Minimali skola – galimybė išvengti pranešimų siuntimo klientams, kurių skola žemiau vidurkio
  • Nesiųsti klientams su išankstiniu apmokėjiimu – galimybė pridėti sąlygą nesiųsti pranešimų klientams, kurie turi išankstinį apmokėjimą, kuris skiriasi nuo nulio. Tai reiškia, kad Jūs pirmiausia turite sureguliuoti šio kliento duomenis prieš programinei įrangai pradedant siųsti jam pranešimus.