ERPLY Books mokėjimų valdymas? Šis apmokymas skirtas tiems žmonėms, kurie naudoja ERPLY Books su ERPLY POS ir Inventorius ir, kuriems reikia valdyti įvairius mokėjimo procesus nuo sąskaitų-faktūrų mokėjimų iki klientų išankstinių mokėjimų.

Kai klientai/pardavėjai moka pavedimais

Jei klientas/pardavėjas moka pavedimais, tada atlikite importą iš banko. Pilną apmokymą rasite naudotojo žinyno 4.6 skyriuje. Iš esmės jūs turėsite įkelti banko ataskaitas į ERPLY Books sistemą, kuri galės sujungti mokėjimus su sąskaitomis-faktūromis ir ataskaitomis ir jūs galėsite patvirtinti kitus mokėjimus ir sujungti juos su sąskaitomis-faktūromis, jei ERPLY Books negalės to atlikti.

Yra du banko mokėjimo atvejai:

• Bankai, kurie yra palaikomi ERPLY Books
• Bankai, kurie yra nepalaikomi ERPLY Books

ERPLY Books palaikomi bankai

Dauguma US, CA, AU, ZA ir Karibų šalių bankai palaiko OFX (Microsoft money), QBO (Quickbooks online) ar QIF (Quicken) formatus. Jei įėję į savo banką pamatysite bet kurį iš šių failų, tada parsisiųskite banko ataskaitą tam formatui.

Europos bankai palaiko ISO-20022 failų formatus, kurie gali būti įkelti į ERPLY Books. Sekančioms šalims yra taikomos išlygos:

• Latvija – Fidavista
• Lietuva – daugeliui bankų CSV formatai
• Estija – daugeliui bankų CSV formatai

Jei negalite rasti šio formato savo banke, tada kai kurie bankai tai slepia. Pavyzdžiui, JP Morgan Chase banke turėtumėte eiti į „klientų centrą“ > „nurodymų centrą“, kad parsisiųstumėte OFX failus.

ERPLY Books nepalaikomi bankai

Jei ERPLY Books nepalaiko jūsų banko, tada eikite į importą iš banko ir pasirinkite „pridėti rankiniu būdu“ iš bankų sąrašo. Tada galėsite pridėti mokėjimus rankiniu būdu ir sujungti juos su ataskaitomis, sąskaitomis-faktūromis ir klientais/pardavėjais.

Kiti nei bankiniu pavedimu sukurti/gauti mokėjimai

Skirtingi mokėjimų būdai:

Gauti/sumokėti grynieji pinigai:

• Pardavimai: jei klientas moka parduotuvėje, tai iš karto yra sinchronizuojama
• Pirkimų važtaraščiai: jei mokate pardavėjui grynaisiais, tada eikite į atviri mokėjimai, pasirinkite sąskaitą-faktūrą ir paspauskite „pridėti mokėjimą“ ir pakeiskite detales, jeigu reikia
• Smulkios išlaidos, pinigai, išmokėti darbuotojams, kad atliktų pirkimus: jei duodade pinigų darbuotojams tada eikite į atviri mokėjimai, nepasirinkite sąskaitos-faktūros ir paspauskite „pridėti mokėjimą“. Tada pasirinkite darbuotoją ir pridėkite mokėjimo detales. Tada ERPLY Books pridės tai kaip išankstinį mokėjimą skirtą darbuotojui. Jei šis išankstinis mokėjimas yra panaudojamas kompensacijai, tada tai yra įprastinis išankstinio mokėjimo panaudojimas.
• Parduotuvės pinigų įdėjimas/išėmimas: kai darbuotojai įdeda ar išima mokėjimus (pavyzdžiui perkate picą parduotuvei) tada ERPLY Books paimkite ERPLY POS ir inventorius sinchronizavimo pasirinkimą ir čia paspauskite „POS grynųjų įdėjimas ir išėmimas“. Čia galite valdyti visa tai kaip importe iš banko.
• Kiti pinigų įdėjimai/išėmimai: tai yra mokėjimai, nesujungti su sąskaitomis-faktūromis. Jiems turite atskirą mygtuką valdymo lange.

Mokėjimai kreditinėmis kortelėmis:

• Pardavimai: jei klientas moka parduotuvėje, tai iš karto yra sinchronizuojama.
• Mokėjimai atlikti su komanijos kredito kortelėmis: turėtumėte galėti parsisiųsti  kredito kortelių sandorius tokius kaip banko išrašai ir taip pat galite valdyti juos kaip importe iš banko.

Mokėjimai dovanų kortelėmis:

• Mokėjimai dovanų kortelėmis yra sinchronizuojami į atskirą ataskaitą, kurią galite keisti nustatymuose > ERPLY POS ir inventoriaus nustatymai > sinchronizuoti mokėjimų ataskaitas. Norėdami rankiniu būdu pridėti mokėjimą dovanų kortele eikite į atvirus mokėjimus, pasirinkite sąskaitas-faktūras ir paspauskite „pridėti mokėjimą“ bei pakeiskite detales, jei reikia. Jei dovanų korteles reikia patvirtinti, tada įrašykite visus mokėjimus dovanų kortelėmis ERPLY Books ar administracijoje.
• Atsiskaitymai (bus aptarti vėliau)
• Kreditų važtaraščiai (bus aptarti vėliau)

Mokėjimai čekiais:

• Norėdami atsiskaityti čekiu, eikite į atvirus mokėjimus, pasirinkite sąskaią, kurią norėtumėte apmokėti ir paspauskite „eksportuoti mokėjimus į failą“. Čia galėsite pridėti naujus mokėjimus (jei pavyzdžiui mokate už pirkimų ataskaitas) ir įrašyti čekio numerį. Po to kai patvirtinsite mokėjimus, vėl paspauskite „eksportuoti mokėjimus į failą“. Tada ERPLY Books paruoš jums pdf failą, kurį galėsite atsispausdinti. Po to galėsite pažymėti tuos mokėjimus kaip atliktus. Tada ERPLY Books pridės apmokėjimus čekiais į pasirinktą važtaraštį ir pridėtus mokėjimus.
• Kitos mokėjimų galimybės.

Išankstinių mokėjimų valdymas

Nauji išankstiniai mokėjimai

Yra trys atvejai, kuriais galimi išankstiniai mokėjimai (tie patys kaip ir su pardavimais ir pirkimais):

• Sumokėjote daugiau nei nurodyta sąskaitoje-faktūroje:
  • Jei norite atskirti išankstinius mokėjimus nuo sąskaitų-faktūrų, tada pridėkite du mokėjimus:
    • Importą iš banko: sujunkite sąskaitas-faktūras su mokėjimais, tada paspauskite „pridėti veiklą“ ir atskiroje eilutėje pridėkite išankstinį mokėjimą.
    • Rankiniu būdu: atverti gaunamus/mokamus ir pridėti sąskaitos-faktūros mokėjimą ir tada atskirai pridėti mokėjimą tik pasirenkant klientą/pardavėją.

• Išankstinis mokėjimas be dokumentų:
  • Importas iš banko: pasirinkite klientą/pardavėją ir klientų/pardavėjų sąrašo, kurį matote dešinėje. Tada ERPLY Books laikys tą mokėjimą išankstiniu mokėjimu.
  • Rankinis būdas: eikite į gaunamus/mokamus ir paspauskite „pridėti mokėjimą“ (nepasirinkite sąskaitos-faktūros), pasirinkite klientą/pardavėją, pakoreguokite mokėjimo detales ir sukurkite mokėjimą.
• Išankstinis mokėjimas iš ataskaitos ar sąskaitos-faktūros:
  • Pardavimų ataskaita/išankstinio mokėjimo sąskaita-faktūra:
    • Importas iš banko: paspauskite ant mokėjimų ir tada „surasti sumokėtas sąskaitas-faktūras (ataskaitas)“ arba „surasti sumokėtas sąskaitas-faktūras (išankstinių mokėjimų sąskaitos-faktūros)“ ir tada sujunkite mokėjimus su ataskaitomis/išankstinių mokėjimų važtaraščiais taip, kaip darytumėte su kitomis sąskaitomis-faktūromis.
    • Norėdami pridėti mokėjimus pardavimų ataskaitoms/išankstinių mokėjimų važtaraščiams rankiniu būdu, eikite į ERPLY administraciją, atidarykite ataskaitą/išankstinio mokėjimo sąskaitą-faktūrą ir paspauskite ant pinigų mygtuko.
• Pardavimų ataskaitos:
  • Importas iš banko: pasirinkite pardavėją iš panelės, kurioje galite pasirinkti ataskaitas, tada ERPLY Books pridės išankstinį mokėjimą pardavėjui.
  • Rankinis būdas: atverkite mokamus, paspauskite „pridėti mokėjimą“ (nepasirinkite sąskaitos-faktūros). Tada galite pasirinkti pardavėją ir valdyti.
  • Mokėjimai čekiais: kai pridedate mokėjimus čekiais ir norite pažymėti pirkimų ataskaitas kaip apmokėtas, tada atlikite anksčiau aptartą eigą.

Išankstinių apmokėjimų naudojimas

Norėdami naudotis išankstiniais mokėjimais eikite į gaunami/mokėtini, ieškokite kliento/pardavėjo ir pasirinkite važtaraštį bei paspauskite „naudoti išankstinį mokėjimą“.

Pinigų siuntimas atgal

Galite išsiųsti pinigus atgal esant šioms priežastims:

• Sąskaita-faktūra yra grąžinta:
  • Importas iš banko: jei siunčiate pinigus atgal ar pardavėjas siunčia juos atgal jums, tada ERPLY Books galvoja, kad tai yra atvirkštinis sandoris. Dėl to, ERPLY Books negali automatiškai to sujungti tų mokėjimų su važtaraščiais. Pasirinkite mokėjimą ir pasirinkite teisingą sandorio tipą viršuje, dešinėje (pardavimų sąskaitos-faktūros, jei grąžinote pinigus klientui ir pirkimų sąskaitos-faktūros, jei  pardavėjas grąžino jums). Tada rasite sąskaitas-faktūras, kurios buvo apmokėtos.
  • Rankiniu būdu: eikite į gaunamus/mokamus, raskite sąskaitą-faktūrą ir neigiamą apmokėjimą.
• Išankstinio mokėjimo grąžinimas (be dokumentų):
  • Pardavimai: ERPLY Books nepalaiko šio sandorio. Eikite į ERPLY administraciją, atidarykite pardavimų ataskaitą/išankstinio mokėjimo sąskaitą-faktūrą ir pridėkite naują mokėjimą, kuris privalo turėti neigiamą vertę.
  • Pirkimai: šis sandorio tipas yra nepalaikomas importe iš banko, bet galite eiti į atverti mokėtinas sumas , paspausti „pridėti mokėjimą“, pasirinkti pardavėją ir pridėti neigiamą sumą, kuri buvo grąžinta pardavėjui.

Atsiskaitymai

Pirkimų-pardavimų sąskaitų-faktūrų atsiskaitymai

Ieškokite „atsiskaitytų pardavimų ir pirkimų sąskaitos-faktūros“ ir sekite instrukcijas.

Kredito sąskaitų-faktūrų atsiskaitymai

Tam nėra atskiros pasirinkties. Pridėkite mokėjmus prie pardavimo važtaraščių ir prie pirkimų važtaraščių. Jei naudojate tarpines sąskaitas, tada tik pažiūrėkite ar jos balansas yra nulinis.