Kui sünkroniseerite andmed ERPLYst ERPLY Booksi, siis tuleb neile määrata raamatupidamiskontod, millel kajastatakse tehingud Booksis. Erinevatele tehingutele on võimalik määrata Booksis erinevad kontod. Näiteks saate siin määrata kontod, kus kajastatakse sularaha laekumised, pangalaekumised, krediitkaardimaksed jne. Lisaks saate vajaduse korral määrata ka kontosid tootegruppidele, kliendigruppidele ja osakondadele.
Raamatupidamiskontode määramiseks avage Booksis “Sätted” > “ERPLY kassa & lao sätted” ja vajutage nuppu “Lisa reeglid kontodele”. Seejärel avaneb moodul, kus Te saate määrata erinevatele ERPLY’s tehtud tehingutele kontod, millel kajastatakse sünkroniseeritud andmed Booksis. Vajadusel saate siin hiljem ka kontosid muuta. Arvestada tuleb aga seda, et kontode muutmisega ei muudeta juba varem sünkroniseeritud tehinguid, vaid ainult tulevikus sünkroniseeritavaid tehinguid.
Laekumiste viisid
Kui Te olete ERPLYs määratlenud erinevaid maksevõimalusi, ei tea Books, millistel kontodel sünkroniseerimist teostada ja Booksis valitakse automaatselt selleks Arveldusarve. Maksekontode määramisega saate kontod Booksi üle tuua ja edaspidine sünkroniseerimine toimub õigetel kontodel.
Välistatud laekumised
Kui soovite mingeid laekumiste viise välistada sünkroniseerimast, siis saate neile vastavad kontod valida. Konto on vajalik selleks, et ERPLY Books oskaks välistada antud laekumise viisi sünkroniseerimast ning et ERPLY Books oskaks nimetatud kontoga laekumist lattu sünkroniseerida.
Antud tingimus on vajalik eelkõige ettemaksude kasutamisel, kus ERPLY Books jätab alles nii tekkinud ettemaksu kui ka kasutatud ettemaksu ning saadab ERPLY’sse üksnes ühe laekumise, et kliendisaldo korrektsena hoida.
Tootegrupi kontod
Igale tootegrupile on võimalik määrata eraldi kontod, millel tehingud kajastatakse Booksis. Võimalik on määrata järgmised kontod:
- Müügitulu konto
- Kaubakulu (COGS) konto
- Allahindluse konto
- Laokonto
- Sularaha tulukonto
Järgneval pildil on määratud kaubagruppidele Jalatsid, Riided ja Kosmeetika erinevad müügitulu ja kaubakulude kontod.
Kui toode kuulub gruppi jalatsid, siis kajastatakse Booksis selle müük kontol 40001 ja kaubakulu kontol 50101. Riiete puhul kontodel 40002 ja 50102. Kosmeetika puhul kontodel 40003 ja 50103.
Kui soovid mitte lao-toodetele määrata ka tootegruppide kontod, siis vaja aktiveerida seadistus 35. Ühenda mittelaotooted tootegruppide kaudu kontode määringust? Sätted – ERPLY Kassa & Lao Sätted – Muud võimalused
Mahakandmiste kontod
On võimalik määrata erinevad kulukontod mahakandmistele. Näiteks saate määrata erinevad kontod näidiste, allahindluste, praaktoodete ja laojääkide mahakandmiseks. Järgneval pildil on määratud erinevad kontod näidiste ja allahindluste jaoks.
Kliendigrupi tulukonto
Igale kliendigrupile on võimalik määrata vaikimisi tulukonto. See tähendab seda, et kui sünkroniseeritakse uus klient, siis Booksis määratakse talle vastavalt tema kliendigrupile tulukonto. Otsige üles õige kliendigrupp ja määrake “Kliendi Grupp (Tulu-/Kulukonto)” reale soovitud konto.
Kliendigrupi võlakonto
Igale kliendigrupile on võimalik määrata vaikimisi võlakonto. See tähendab seda, et kui sünkroniseeritakse uus klient ja olete siin võlakonto määranud, siis määratakse Booksis talle vastavalt tema kliendigrupile võlakonto. Otsige üles õige kliendigrupp ja määrake “Kliendi Grupp (Võlakonto)” reale soovitud konto.
Osakondade kontod
Kui Teil on mitu ladu ja soovite erinevate osakondade tehinguid üksteisest eristada, siis saate määrata neile erinevad kontod.
Kirjutage pealehe otsingukasti “Ühenda osakonnaspetsiifilised kontod projektidega”. Sealt saate valida tüübi, mille lõikes soovite kontosid määrata. Pärast tüübi valimist avaneb süsteemikontode moodul, kuhu saate lisada uusi ridu ning sealt valida konto ning projekti. Kui ühe tüübi lõikes on kontod-projektid määratud, saab seda teise tüübi lõikes teha. Võimalikud tüübid on:
- kaubakulu osakonna lõikes
- tulukonto osakonna lõikes
- käibemaks osakonna lõikes
- laokonto osakonna lõikes
- maksmata ostuarved osakonna lõikes
- laekumata müügiarved osakonna lõikes
- kassakonto osakonna lõikes
- kaardimaksekonto osakonna lõikes
Kui Te olete kontod määranud, siis järgmise sünkroniseerimisega kajastatakse Booksis osakonna tehingud Teie poolt määratud kontodel.
Mittelaotoodete-teenuste kontod
Kui müüte või ostate mittelaotooteid-teenuseid, siis on võimalik määrata nendele artiklitele tulu- ja kulukontod. Selleks avage “Müük” > “Ostu-müügi artiklid” või “Ost” > “Ostu-müügi artiklid”. NB: kui artikli tüübiks on määratud põhivara, siis võetakse nimetatud artiklit ostes arvele põhivara, mitte ei teki kulu. Selle reegli töötamiseks tuleb lisada linnuke “Määra sünkroniseeritud arvetele dokumendi tüübi alusel korrektne käibemaksu liik?”, seejärel salvestada ja uuendada lehte (refresh). Samuti ei tohi mingi hierarhias kõrgem reegel seda reeglit üle kirjutada.
Tulukontole vastav kulukonto
Juhul kui Te soovite määrata kindlale tulukontole vastava kulukonto, siis kirjutage pealehe otsingukasti “Määra tulukontole kulukonto”. Seda tehes kajastatakse vastava tulukontoga müügitehingu puhul kaubakulu sellel määratud kontol.