Puuduvate dokumentide haldus

On kahte sorti puuduvaid dokumente:

Pangast makstud tehingud, mille kohta puudub dokument
Hankija, kes peaks saatma arve, pole seda teinud või selle kohta lihtsalt puudub dokument

NB: kõiki reegleid saab ERPLY Books kasutajatugi massiliselt lisada teie kõikidele organisatsioonidele. Kirjutage vastav soov support@erplybooks.com.

Makstud puuduvad dokumendid: pangas tehingud üleval

Eelkõige on puudu sellised dokumendid, mille kohta on pangas olemas ülekanne, millele pole vastavat dokumenti raamatupidamises olemas.

Kõige lihtsam on kasutada pangas tehingute salvestamist, nii et nad jääksid “sinna rippuma” (kui juba pole kasutusel automaatsed pangaühendused ja selle kaudu siis tehingud automaatselt pangaimpordis “rippumas”).

Kui pangaimport avada, siis “prindi (email)” nupp on mõeldud selle jaoks et kas alla laadida puuduvad dokumendid või need emailiga otse firma juhile saata.

Kui soovite, et emaili aken oleks automaatselt täidetud, siis vastavalt emaili saatmise juhendile:

Pealehelt otsige “Globaalsed atribuudid” ning lisage uus rida.

Nimi: GLOBAL_DEFAULT_EMAIL_VALUES
Value: (emaili sisu) Tere |ORG_NAME|!<br><br>Siin on puuduvad dokumendid. Palun saatke need oma raamatupidajale. <br><br>Lugupidamisega, <br>Raamatupidaja
Alt: (nimi) Puuduvad dokumendid
Alt2: (emaili aaderss, kuhu saadetakse) owner@company.com
Alt5: pending_payments.xlsx

Kui soovite puuduvad dokumendid saata ettevõtte juhile / muule isikule automaatselt, siis avage märguannete moodul (Pealehelt “Halda märguandeid”) ja sisestage sinna https://a2.erplybooks.com/service/organisations/1269/export/ar/pending_payments.xlsx

Makstud puuduvad dokumendid: lisame tehingud “puuduvad dokumendid” süsteemikontole

Tehingud jäävad panka rippuma ja panka ei saa klappima panna – seega ei saa ka perioode sulgeda.

Selle jaoks on olemas võimalus kõik puuduvad dokumendid lisada “puuduvad dokumendid” kontole. Selle konto määrate ise vastavalt organisatsioonile. Lisaks kui soovite, võite seda kombineerida ettemaksugrupiga (lisate selle konto eraldi ka ettemaksugrupiks ja siis on hankija raportis need puuduvad dokumendid vastava hankija kontol näha nii kaua kuni nendega midagi ette võetakse).

“Puuduvad dokumendid” konto jaoks saab süsteemikontode (“Sätted” -> “Algandmed” -> “Süsteemikontod”) all lisada rea, valida tüübiks “Dokument puudub”. Kõik laekumised, mille kohta puudub dokument, saab lisada sellele kontole.

Arve saabudes on kaks valikut:

Määrasite selle konto ka ettemaksugrupiks

Kui puuduvate dokumentide konto määrasite ka ettemaksugrupiks, siis tehke arve valmis ja kasutage ettemaksu.

Ei ole ettemaksugrupp

Kui lisasiste lihtsalt pangas vastaskontoks puuduva dokumendi konto, siis dokumendi saabudes tuleb arve valmis teha ja see arve makstuks märkida sellele kontole.

Kannete ühendamine

Mõlema lahenduse puhul on vaja esialgne ja lõplik tehing omavahel kokku viia. Kuna praegu tegite nullimise tehingu, siis meil on vaja just selle nullimise tehingu kanne avada. Kande alt saab vajutada “lisa ühendus”:

Seejärel otsida vastav esialgne puuduva dokumendi kanne ja need omavahel siduda (aknas vastav nupp):

NB: Kui kasutada üksnes ettemaksugrupiga lahendust, siis tehingute omavaheliseks kokkuviimiseks saab puuduvate dokumentide aruannet aruandegeneraatoris muuta seotud laekumiste põhiseks. Kirjutage eraldi kasutajatoele, kui sellekohane soov on.

NB2: Kui kandeid ei ühendata omavahel, siis jäävad need puuduvad dokumendid alatiseks rippuma puuduvate dokumentide aruandesse!

Aruanne puuduvatest dokumentidest

Kui lihtsalt lisada tehingud mingile kontole, siis nad tulevad pearaamatust alati välja. Seega pearaamatut kliendile4 ei saa saata, sest see kajastab ka juba mittepuuduvaid dokumente.

Selle mure vältimiseks saab aruandegeneraatorisse lisada aruande:

“Kanded.Ühendused (Algdokument)” annab koguse, mitu dokumenti on loodud. Seega kui see on 0, siis sellest pole dokumenti loodud. Antud väljatrükis on kaks summat, üks on põhivaluutas summa ja teine on valuutasumma (kui kliendil on USD pangakaart ja tehing on 100 USD, siis on summad stiilis 92.37 ja 100).

Aruande json kopeerimiseks:

{“parameters”:[{“rules”:[{“tableName”:”ACCOUNT_FEATURE”,”fieldName”:”TYPE_CODE”,”referenceType”:”IN”,”value”:”FEATURED_BANK_TRANSACTION_PENDING”,”filterName”:””}],”index”:0},{“rules”:[{“tableName”:”TRANSACTION_ENTRY”,”fieldName”:”TRANSACTION_ENTRY_BASE_CONNECTION_COUNT”,”referenceType”:”IN”,”value”:0,”filterName”:””}],”index”:1}],”additionalColumns”:””,”storeParameters”:””,”outputLayout”:””,”limit”:””,”start”:””,”summaryRowField”:””,”groupByFinal”:””,”orderBy”:””,”orderByField”:””,”organisationIds”:””,”tables”:”TRANSACTION_ENTRY|ACCOUNT_ENTRY|ACCOUNT_FEATURE|PAYMENT”,”output”:”PAYMENT.DATETIME|PAYMENT.ENTITY_NAME|PAYMENT.SUM_MOVED|PAYMENT.CURRENCY_CODE|PAYMENT.PAYMENT_CURRENCY_SUM|PAYMENT.INFO”,”groupBy”:””}

Selle jaoks, et aruandegeneraatori väljatrükki kliendile saata, saab generaatoris vajutada “Veel” -> “e-mail”.

Maksmata puuduvad dokumendid

Selle jaoks on kõige lihtsam lisada aruandegeneraatorisse aruanne, mis kuvab sellel kuul olevad hankijad, kes eelmine kuu saatsid arveid, kuid see kuu pole saatnud:

{“parameters”:[{“rules”:[{“tableName”:”DOCUMENT”,”fieldName”:”DEL_USER_ID”,”referenceType”:”IS_NULL”,”value”:””,”filterName”:””}],”index”:0},{“rules”:[{“tableName”:”DOCUMENT_SEARCH_INDEX”,”fieldName”:”YEAR”,”referenceType”:”IN”,”value”:”2023″,”filterName”:”yearFilter”}],”index”:1},{“rules”:[{“tableName”:”DOCUMENT_SEARCH_INDEX”,”fieldName”:”MONTH”,”referenceType”:”IN”,”value”:”9″,”filterName”:”monthFilter”}],”index”:2},{“rules”:[{“tableName”:”DOCUMENT”,”fieldName”:”TYPE_CODE”,”referenceType”:”IN”,”value”:”DOCUMENT_BUY|DOCUMENT_POS_BUY|DOCUMENT_PRE_BUY”,”filterName”:””}],”index”:3},{“rules”:[{“tableName”:”ENTITY”,”fieldName”:”SUPPLIER”,”referenceType”:”IN”,”value”:”1″,”filterName”:””}],”index”:4},{“rules”:[{“tableName”:”ENTITY”,”fieldName”:”ENTITY_PURCHASES_PREVIOUS”,”referenceType”:”FINAL_EQUALS”,”value”:0,”filterName”:””}],”index”:5}],”additionalColumns”:””,”storeParameters”:””,”outputLayout”:””,”limit”:””,”start”:””,”summaryRowField”:””,”groupByFinal”:””,”organisationIds”:””,”tables”:”ENTITY|DOCUMENT_SEARCH_INDEX|DOCUMENT”,”output”:”ENTITY.ENTITY_PURCHASES_PREVIOUS2|ENTITY.ENTITY_PURCHASES_PREVIOUS|ENTITY.BILLING_NAME|ENTITY.ID”,”groupBy”:”ENTITY.ID”}

Aruanne näeb välja järgmine:

Antud aruandesse vali eelmine kuu. Ehk kui täna on aprill 2024, siis valige sinna aasta=2024 ja kuu=3. Siis otsib süsteem kõiki hankijaid, kellel oli märtsis arve, kuid aprillis ei ole veel sellist arvet.

Antud jsonis on kirjas ka filterName aastal ja kuul. See on selle jaoks kui soovite pigem käsitöö asemel automatiseerida protsessi ja saada endale automaatne märguanne, kui mingis organisatsioonis on puudu mingi dokument. Märguannete moodulisse saab seadistada vastava väljatrüki (saad otse kleepida sama jsoni sinna):

Antud märguanne kontrollib siis iga kuu 25ndal kuupäeval, kas leidub dokumente, mis on puudu ja kui on, siis saadab emailile annateada@firmanimi.ee emaili puuduvate arvetega.

Täpsemad väärtused märguande all:

JSON: see sama aruandegeneraatori json.
Sisu: “Tere!<br><br>Eelmise kuu arvetest on saabumata järgnevad arved.<br><br><table style=”border:1px solid black;width:100%;border-collapse: collapse”><tbody><tr><th style=”border:1px solid black;width:100%;border-collapse: collapse”>Üleelmine Kuu Arve</th><th style=”border:1px solid black;width:100%;border-collapse: collapse”>Eelmine Kuu Arve</th><th style=”border:1px solid black;width:100%;border-collapse: collapse”>Hankija</th></tr>|ALL:ENTITY_PURCHASES_PREVIOUS2,ENTITY_PURCHASES_PREVIOUS,BILLING_NAME|</tbody></table><br><br>Tervitades,<br>ERPLY Books”
Lisa filter: monthFilter=MONTH_MINUS2|yearFilter=CURRENT_YEAR