Pangaimport

Pangaimport ERPLY Books’is võimaldab maksete ja laekumiste automaatse ühendamise arvete, kontaktide või kontodega. Samuti saab juurde lisada projekte. Pangaimport teeb laekumiste ja maksete haldamise Sulle lihtsaks!

Protsessi võimalikult automaatseks muutmiseks tuleb koostada pangareeglid. Pangareeglite abil ühendatakse maksed soovitava väärtusega. Tarkvara kontrollib kõik laekumised ja maksmised üle ning seob need õigete arvetega (kliendi-hankija nime, registrikoodi, viitenumbri ja kõikide muude võimalike tingimuste abil). Arve mitteleidmisel seotakse makse kontodega (selle jaoks saab ka ise erinevaid reegleid koostada).

Need maksed, mida ei lingita automaatselt, saad siduda, kas käsitsi või koostada pangareegli, mille alusel seotakse vastav rida järgmine kord automaatselt. Statistika kohaselt on vähemalt 90% tehingutest automaatselt tuvastatavad.

Pangaimpordi moodulisse saad minna ülamenüüst “Müük” >  “Pangaimport” / “Ost” > “Pangaimport”, pealehe nupu kaudu “Pangaimport” või pealehe otsingukastist, otsides märksõna “Pangaimport”.

Moodul näeb välja järgmine:

Maksed seotakse automaatselt arvetega järgmiste tunnuste alusel:

• Registrikood – kui see on määratud pangaväljavõttel.
• Kliendi/hankija nimi – kui see on määratud pangaväljavõttel.
• Viitenumber – kui see on määratud pangaväljavõttel ja arvel Books’is küljes.
• Õpitud nimi – kui oled ühe korra sidunud laekumise selliselt, et Mari Mets maksab Kalle Kuuse eest, siis järgmine kord kui Mari maksab, otsib Books Kalle Kuuse arveid.
• Eraldi lisatud reeglid – nt. saad lisada, et tegu on kliendiga X, kui pangaväljavõttel kirjelduse sees on tekst Y.
• Kui oled lisanud reegli, kuidas aruandva isiku arveid leida, siis selle ühendamise teeb ta enne nime järgi otsinguid.
• Viimasena kontrollib, kas leiab arve numbrid kirjeldusest. Sealjuures suudab Books arvestada, kui arve numbrid on eraldatud koma või semikooloniga.

Et rohkem pangamaksete ridasid oleksid pangaimpordis automaatselt tuvastatavad, lisa pangareegleid.

Maksete lisamine

1. Maksete sidumine arvetega

Ava “Pangaimport” ja laadi pangaväljavõtte fail süsteemi. Programm on automaatselt ära ühendanud need arved maksetega, mis on kindlasti õiged (nende ees on rohelised märgid).

Ülejäänud arvete maksete puhul tuleb üle kontrollida summad, kontonumbrid ja muu informatsioon ja maksed arvetega siduda käsitsi:

• • Kliki maksele ning kõrval paremal asuvast kastist muuda ära maksetüüp “Müügiarve”-ks
  • Vajuta “Otsi arve(d), mis tasuti”
  • Avaneb uus aken, kus tähista linnukesega makstud arved ning seejärel vajuta “Lingi makse arve(te)ga”

Makse linkimine arvega:

1. • Kui makstud summa on võrdne summaga arvel, siis lingitakse kõik vastavad arved
   • Kui makstud summa on suurem kui summa arvel, siis lingitakse kõik arved ning tekib ka ettemaks
   • Kui makstud summa on väiksem kui summa arvel, siis lingitakse arve makstud summa ulatuses
   • Kui makstud summa on väiksem kui null, siis kuvatakse veateade. (See tähendab et Sul on jäänud midagi linkimata. Negatiivsel maksel ei saa olla positiivset arvet. Sel juhul tuleb makse käsitsi sisestada.)

Linkimine kreeditarvega:

1. • Kui makstud summa on võrdne arve summaga, siis lingitakse kõik arved.
   • Kui makstud summa on suurem kui arve summa, siis lingitakse makseid nii palju kui võimalik.
   • Kui makstud summa on väiksem kui arve summa, siis kuvatakse veateade. Sinu poolt on jäänud midagi sisestamata või on mingi muu viga tekkinud.

Arvete linkimine pangaimpordis uue meetodiga: Enam ei jaotata maksmata summasid eraldi, vaid kõikide maksmata arvete summasid vaadatakse tervikuna.

2. Ettemaksete lisamine:

Ettemaks ilma dokumendita:

• • Kui tegemist on panka laekunud ettemaksuga, siis tuleb paremal pool asuvas lisainformatsiooni lahtris valida kliendi/hankija nimi ning süsteem määrab laekumise/makse automaatselt ettemaksu kontole. 

Ettemaks ettemaksuarve või tellimuse eest:

• • • Kui on soov siduda ettemaks ettemaksuarve või tellimusega, siis tuleb pangaimpordis vajutada paremat hiireklahvi makse peal ja valida “Otsi arved, mis tasuti (tellimus)” või “Otsi arved, mis tasuti (ettemaksuarve)”.

3. Muud maksed

Need on tehingud, mida programm ei oska automaatselt siduda arvetega. Seal hulgas on igakuised pangakulud, intressitulud, laenud jne. Taoliste tehingute kinnitamiseks pangaimpordis on vaja koostada pangareeglid. Pangareegli koostamise kohta loe lähemalt siit!

4. Multitehingud

Multitehingud on olukorrad, kus ühe maksega tekib mitu tehingut. Näiteks tasub klient 20 eurose arve asemel 40, seega tekib tal 20 eurone arve tasumine ja 20 eurone ettemakse. Sellises olukorras oskab ERPLY Books ettemaksuks jääva summa automaatselt määrata ettemaksu kontole. 

Tehingute kustutamine

Juhul, kui mingid tehingud on pangaimpordis ebaõnnestunud, siis on neid võimalik kustutada (automaatsete importide puhul nagu näiteks Swedbank, Nordigeni kaudu imporditud).

1. Tehingute kustutamiseks mine Aruanded -> Raha sisse/välja

2. Vali tehingud mis on ebaõnnestunud (märgi linnukesega). Saad otsida ka dokumendi staatuse järgi valides ”Ebaõnnestunud”

3. Seejärel vali all paremal nurgas Veel -> Kustuta

Pangareeglite lisamine

Pangareeglite lisamine aitab muuta ERPLY Books’i kasutamist veelgi mugavamaks. Nende lisamine  on mõeldud eelkõige muude tehingute automatiseerimiseks. Nt osad tehingud, mida programm ei oska automaatselt kuhugi liigitada (intressitulud,  varieeruvad pangakulude kirjeldused, sularaha pankaviimiste kirjeldused jne). Pangareeglite koostamise kohta loe lähemalt siit!

Projekti määramine

ERPLY Books võimaldab erinevaid tulu- ja kulukeskuseid (projekte). Neid saab määrata lehel  “Sätted” > “Algandmed” > “Projektid”.

Käibemaksu määramine

Käibemaksu võib määrata erinevate püsikulude automatiseerimiseks läbi pangareeglite. Näiteks igakuiselt tasud mingi teenuse eest (kuumakse tarkvara kasutamise eest), siis saad selle puhul määrata, et see on 20% EU käibemaks.

Arve loomine

Pangaimpordis toimub arve loomine järgnevalt: vajuta parema hiireklikiga arvele ning vali “sisestage kuludokument.” Sellega avaneb uus aken, kus saad arve koostada.

Nüansid erinevate pankadega

• • Swedbank – toetab nii XML kui CSV formaati. Kui CSV üleslaadimisel saad veateate, siis kontrolli ega pole laadinud eraisiku pangaväljavõtet ERPLY Books’i.
  • SEB – toetab CSV formaati.
  • Nordea – toetab nii CSV kui XML formaati.
  • Danske – toetab nii CSV kui XML formaati.
  • LHV – toetab nii CSV kui XML formaati. Kui kasutad CSV formaati, siis kontrolli, et oled valinud korrektse panga.
  • Krediidipank – XML.
  • Bigbank – XML.
  • DNS – XML.

NB! Kui pank pakub nii XML kui CSV formaati pangaväljavõtete puhul, siis eelista XML formaati.

Lisaks eelpool mainitule on võimalik, et tuleb ette olukordi ka teitsuguste pangaväljavõtete kasutamisel. ERPLY Books’is on võimalik ka järgnevad variandid

• • PayPal – toetab CSV formaati. Olenevalt seadistustest ei pruugi vaikimisi seadistatud väljavõte sobida. Probleemide korral võta ühendust meie klienditoega support@erplybooks.com.
  • Oled ise koostanud pangaväljavõtte CSV formaadis – sel juhul seadista ise kohandatud pangaväljavõte või võta ühendust meie klienditoega support@erplybooks.com.
  • Swedbank Factoring – täpsemalt faktooringu kohta juhendist: Faktooringu kasutamine ERPLY Books’i kliendile.
  • Avalik sektor: PVF.

Pangaimpordi järjekord

Selleks, et pangaimport seoks arveid kindlas järjekorras a) viivisarved b) maksekorraldusel viidatud arve või kõige vanem tasumata arve, tuleks peale panna Globaalne Atribuut.

Selle lisamiseks mine pealehele ning otsi Globaalsed Atribuudid.

• Nime veergu lisa: GLOBAL_BANK_IMPORT_CONNECT_PENALTY_FIRST
• Väärtuste veergu: true

Peale muudatuste tegemist salvesta need ja logi välja/sisse, et muudatused rakenduksid.