Ostuarvete automatiseerimine

Järgnevast videost näete ERPLY Books’i uut võimalust, kuidas toimub ostuarvete automatiseerimine.

Ostuarvete postkast on ERPLY Books’i funktsionaalsus, mis võimaldab automatiseerida ostuprotsessi ning lihtsustada arvete sisestamist. Käesolev juhend seletab lahti ostuarvete postkasti võimalused ja funktsionaalsused ning muud seonduvad seaded ja toimingud.

Ostuarvete postkastiga:

1. 1. On Teil oma isiklik e-mail, kuhu kõik hankijad, kliendid ja aruandvad isikud saavad saata dokumente (“Sätted” > “Üldised Sätted” > rubriik “E-mail”).

1. 1. Läbi e-maili jõuavad arved otse postkasti (“Ost” > “Eelnevalt üleslaetud failid”)

1. 1. Kui on uus arve, siis looge sellest arve (vajuta “Koosta ostuarve”)

1. 1. Kui tahate lisada olemasolevale arvele faile siis valige fail ja vajutage “Otsi ja lisa arvele”

1. 1. Loodud arved leiate “Ost” > “Maksmata ostuarved”.

1. Kasutage kinnitusringi, et kinnitada failid ja arved enne maksmist.

Mida teha alustamiseks:

1. 1. Jagage hankijatele uus email.

1. 1. Andke email töötajatele, kes peavad kuluarveid firmale esitama (olgu nendeks spordiklubikülastuse või hotelliarve).

1. 1. Muutke protsess ringi – kõik ostuarved hakkavad peale ostuarvete postkastist, mitte paberivirnast laual.

1. Seejärel liikuge üks samm edasi ja võtke kasutusele ka arvete kinnitusring.

1. Kõik dokumendid ühes kohas

1.1 Isiklik e-maili aadress

Igal ettevõttel on ERPLY Books’is oma isiklik e-maili aadress, mida saab anda oma klientidele, hankijatele ja aruandvatele isikutele. Selle leiate, minnes “Sätted” > “Üldised sätted”.

See e-mail annab võimaluse, et kõik arved, failid, kulutšekid ja muud olulised dokumendid oleksid ühes kohas koos. Lisaks on see suurepärane võimalus dokumente arhiveerida, et neid vajadusel kas või 10 aasta pärast uuesti vaadata.

E-maili esialgse numbrijada asemel on võimalus saada enda alias (näiteks: endavalitudnimi@app.erplybooks.com). 

NB! Ebasobiva või solvava sisuga e-maili nimesid on meil õigus ilma etteteatamata tühistada.

2. Eelnevalt üleslaetud failid – ostuarvete postkast

Kõik kirjad, failid ja muud dokumendid, mis on saadetud eelnevalt kirjeldatud e-mailile, jõuavad ostuarvete postkasti ehk eelnevalt üleslaetud failide moodulisse. Selle leiate, minnes “Ost” > “Eelnevalt üleslaetud failid”.

Kui olete “Sätted” > “Üldised sätted” märkinud, et soovite kasutada kinnitusringi, siis leiate saadetud arved ostuarvete postkastist “Kinnitamata” staatuse alt. Kui Te ei kasuta kinnitusringi siis on need “Ootel” staatusega.

Kui otsida eraldi lahtrist “Dokumendi staatus”, siis sealt saab näha ka kinnitatud jm staatusega dokumente. Staatus “Kinnitatud” tähendab, et saadetud failist on juba arve loodud. Kinnitatud failide kõrvale ilmub roheline linnuke ning kinnitamata failide kõrvale must hüüumärk.

Ekraani vasakul pool näete kõiki saadetud faile ning paremal pool arvet PDF vaates, kui mõne faili avate. Kui saadetakse arve, siis ka sellest kuvatakse PDF välja

Alamenüüs on näha kaks nuppu “Loo arve” ja “Otsi ja lisa arvele”.

3. Loo arve

Kui soovite saadetud failist luua uut arvet, vajutage “Loo arve”. Kui tegu on e-arvega ja vajutatakse “Loo arve” nuppu, siis oskab süsteem arvet lugeda, sest seal on kogu info olemas.

4. Otsi ja lisa arvele

“Otsi ja lisa arvele” nuppu kasutage siis, kui soovite arvele faili juurde lisada. Näiteks kui soovite kõik aruandva isiku ostud kokku võtta. Saate aruandva isiku välja otsida ja selle faili sinna juurde lisada või on teil eelnevalt olemas mingisugune ostuarve kuhu soovite faili juurde lisada. Kui näiteks valida hankija nimi, siis on võimalus valida eelmiseid arveid, mis on selle hankijaga seotud.

Erinevad failitüübid

Eristame nelja erinevat failitüüpi: e-arved, PDF’id, pildid ja muu (nt Exceli dokumendid).

• • E-arve puhul suudab parser välja lugeda kogu informatsiooni, mis on arvel. Ehk ettevalmistatud arve on täpselt nii hea kui hästi hankija e-arve koostanud on.

• • PDF faili puhul on lugemise täpsus kuni 80%. Kui mingit infot (näiteks hankija nime) välja ei loeta, siis järelikult pole seda andmebaasis. PDF parser on mõeldud täpse info väljalugemiseks. PDF parser suudab välja lugeda kuupäeva, tähtaja, summa, hankija ja arveread.

• • Piltide puhul toetame OCR (ingl optical character recognition ehk optiline tekstituvastus) meetodit, kus pildifailist loetakse välja informatsioon (kuupäev, summa, hankija). Saate teha paberarvest pilti, laadida telefoniga üles ja OCR meetodi abil suudetakse teha sellest arve.

• “Muu” alla liigitame kõik muud dokumendid, näiteks Exceli falid ja nende puhul tuleb arve sisestada käsitsi.

5. Kust näen arveid?

Loodud ostuarved ilmuvad maksmata ostuarvete nimekirjas (“Ost” > “Maksmata ostuarved”). Kinnitatud staatusega (failist on loodud arve) arveid  näete, kui valite vastava parameetri ostuarvete postkasti “Staatus” lahtrist.

Arvetega seotud automaatreeglid:

• Trükkige pealehe otsingusse “Purchase invoice file importing rules” ja saate lisada reeglid, mille kaudu luuakse automaatselt ostuarvete postkasti saabunud failist arve.
• Minnes “Sätted” > “Üldised sätted”, saate lisada vaikimis väärtused ostuarvetele. Minge rubriiki “Vaikimisi reeglid ostuarvete impordiks”.
• PDF parsitakse, kui fail jõuab ostuarvete postkasi ja arvelt otsitakse unikaalseid tunnuseid.
• E-arvest moodustatakse automaatselt arve.
• OCR ehk optiline pildituvastus on meetod, mille abil saab ka pildist arvet luua, kui pildilt leitakse üles vastav info, millest arvet koostada. Saate lisada automaatsed reeglid arve koostamiseks.

6. Kinnitusring

6.1 Kinnitusringi seadistamine

Kinnitusring on protsess, mis on mõeldud selleks, et muuta ostuarvete tasumine turvalisemaks. See võimaldab määrata inimesed, kes peavad arve kinnitama enne, kui selle saab maksmisele saata. Kuna süsteem toimib nii failide, kui ka arvete kinnitamise süsteemina, saab seda kasutada digitaalse arhiivina.

Kinnitusringi kasutamiseks tuleb esmalt määrata, et soovite kasutada arvete kinnitamist. Minge “Sätted”> “Üldised Sätted” ja saate, tehes linnukese “kasuta arvete kinnitamist,” teha vastava valiku

Järgmiseks tehke rubriigist ” Arve kinnitusringi reeglid” järgmised valikud:

• • Kasuta arvete kinnitamist (Aktiveeri: Jah/ Ei)

• • Fail vajab vajab Teie poolt määratud arvu kinnitajaid

• Fail vajab vastaval arvul kinnitajaid, kuid kindlasti peab kinnitama kasutaja, kelle olete määranud peamiseks kinnitajaks

Lisaks saate määrata kinnitajate hierarhia (kõigepealt saavad e-maili need inimesed kelle tasemeks on määratud “1”).

• Minge “Sätted” > “Üldised Sätted” > minge rubriiki “Automaatselt saadetavad e-mailid”.
• Vajutage nupule “Halda”. Seejärel avaneb aken, kus saate “+” nuppu vajutades lisada ridu, valida järjekorranumbrit ja määrata inimesi.
• Kui muutused on tehtud, vajutage nupule “Salvesta”.

Peale seadistuste määramist salvestage ja uuendage (refreshige) lehekülge, et uuendus jõustuks.

6.2 Kinnitusringi kasutamine

6.2.1 Kes saab arveid kinnitada?

Arveid saab kinnitada inimene,kellel on kinnitaja õigused. Neid saab lisada kasutajate privileegide alt minnes “Sätted” > “Kasutajad”. Avaneb kasutajate nimekiri. Tehke topeltklikk kasutaja e-mailil, et näha privileege. Kinnitajaks saab isikut määrata tehes linnuke “Seaded-Kinnitaja” ees.

Kui kinnitaja ainult kontrollib, siis on mõistlik talt ostuarve sisestamise õigus maha võtta, selleks tuleks linnuke tuleks ära võtta privileegi “Muuda-Ostuarved” eest. Seejärel vajutage leheküljel alt paremalt salvesta nuppu.

6.2.2 Kinnitamise protsess

Saab kinnitada faili või arvet – sõltuvalt, kuidas on mugavam protsess ettevõtte sees:

Kui kõik Teie arved peavad saama arhiveeritud infosüsteemis, siis nõudke, et arvet ei saa luua ilma failita – sellisel juhul kasutage ainult faili kinnitusringi – pärast kinnitatud failist arve loomist paneb süsteem automaatselt arvele “kinnitatud” staatuse. Ehk teisisõnu: ei saa luua kinnitatud staatusega arvet, mille fail on tagasi lükatud. Kui keegi kinnitajatest lükkab arve tagasi ja teine kinnitaja siiski kinnitab selle, siis kokkuvõttes on arve tagasi lükatud. Arvet saab kinnitada kui üksi kinnitaja pole tagasi lükanud ja piisav arv inimesi on andnud kinnituse.

NB! Kui failid saabuvad teile hiljem, siis on mõistlik ostuarved valmis teha – kuna raamatupidaja neid kinnitada ei saa, siis need jäävad kinnitamata staatusesse. Seejärel on “kinnitajal” õigus arved kinnitada (või oodata faile ja need kinnitada – mis järel raamatupidaja saab faili arvega siduda)

• Erinevad failide staatused:
  • • Kinnitamata – ootab, et keegi sellele failile oma “jah sõna” annaks
  • • Ootel – fail on saanud jah sõna ja sellest võib arve koostada
  • Kinnitatud – failist on arve tehtud

• Erinevad arvete staatused on:
  • • Kinnitatud- arvele on juurde lisatud fail ning see on kinnitaja poolt kinnitatud
  • • Kinnitamata- arvele võib olla juurde lisatud fail, kuid see pole veel kinnitatud või siis puudub ka fail
  • • Lukustatud- Kui arve on lukustatud, ei saa arvega edasisi muudatusi teha. Selleks tuleb arve staatust muuta.
  • Kinnitatud ja maksefail koostatud- tähendab, et juurde on lisatud fail ja koostatud on maksefail

Ostuarvete postkastis on alamenüüs nupp “Küsi kinnitust”. Kui sellele vajutada, saab peamine kinnitaja, ettevõtte juht või keegi teine e-maili, mis küsib arve kinnitamist. Kinnitades saab lisada ka kommentaari või vajadusel projekti. Meili saaja peab olema lisatud kasutajana ettevõtte kontaktidesse (“Sätted” > “Kontaktid”) ning nupule vajutamise hetkel saab valida adressaadi. Seda funktsiooni saab kasutada siis, kui kinnitaja ei käi nii tihti ERPLY Booksis, kuid siiski on kinnitust vaja. Meilis näeb kinnitaja arve faili, mis on manusena kaasa pandud ja vajutades linkidele saab arvet kinnitada või tagasi lükata.

6.3 Nüansid arvete kinnitamise kohta, mida meeles pidada:

1) Arvet/ faili ei saa kinnitada, kui see on kellelegi saadetud, aga saaja pole seda kinnitanud (Kui kasutatakse nuppu “Küsi kinnitust”). Selle jaoks peab kasutaja kas emailis kinnitama/tagasi lükkama või minema programmi ja selle arve sealpool kinnitama/tagasi lükkama.

2) Selline kinnitamine on põhirakenduse väline asi siis – saab kasutada otse mobiilis ja lingid teevad vaid selle operatsiooni mida vajutad (kinnitamine/ tagasi lükkamine).

3) Kui vajutate valesti – st tahtsite kinnitada, aga panite, “lükka ümber”, siis peab minema programmi ja sellele arvele/failile käsitsi panema kinnita/ lükka tagasi. St kaks korda sama emaili juures kasutusel olnud kinnituspäringut kasutada ei saa.

4) Kinnitamisel läheb arvesse viimane seis – kui kasutaja on kolm korda tagas lükanud ja nüüd vajutab “kinnita”, siis kehtib viimane staatus – kinnita.

7. KKK

Miks mu PDF’i ei parsita?

PDF parsitakse, kui süsteem saab aru, et tegu on arvega (leiab päise, jaluse ja arveread) ning tekst peab olema kopeeritav. Lisaks toetame kindlaid keeli, mille alusel süsteem teostab märksõnade otsingut. Kui arve on tundmatus keeles ja loetamatus formaadis ei parsita failist arvet.

Parser tegi arve read imelikult, mida teha?

Kasutage nuppu “tühjenda read”.

Mida teha paberarvetega?

Kui Teil on palju paberarveid, siis tehke neist pilt ja laadige see telefoniga üles ostuarvete postkasti. Sel moel saab arveid arhiveerida ning ei pea kartma paberdokumentide kaudmist.

Kuidas hallata aruandvat isikut, kellel on kuus palju oste?

Andke aruandvatele isikutele e-maili aadress, mille leiate üldistest sätetest. Sel moel saavad nad kõik oma ostutšekid jm ühte kohta saata. Vajutades nuppu “Otsi ja lisa arvele” on võimalus lisada arvele aruandvate isikutega seotud faile.

Mida tehakse e-arvetega (toetame hetkel EE, LV, FI)?

Üks failitüüpidest, mida ostuarvete postkasti laadida on e-arved. Kui Tegu on lihtsalt arvega, loetakse sealt kogu informatsioon välja. Kui e-arves on PDF ja pilt, siis kuvatakse seda ja ka sealt loetakse info välja. Kui tegu on muu informatsiooniga, siis ei kuvata ja arve tuleb sisestada käsitsi.

Kuidas arvet kopeerida?

Kui koostate ostuarvete postkastis arvet ja valite hankija, kellega olete eelnevalt juba arveid teinud ilmub alamenüüsse nupp “Kopeeri”. Nupule vajutades ilmub informatsioon hankijaga eelnevalt tehtud arve kohta, vajutage sellele.

Kuidas ERPLY lao tooteid otsida?

Ostuarvete postkastis ERPLY laotoodete otsimine on lisaseadistus. Seda saate seadistada üldiste sätete alt. Minge “Sätted” > “Üldised Sätted” ja rubriigis “Muud võimalused” tehke linnuke “Otsi tooteid ostuarvete postkastis?” ees. Seejärel salvestage ja uuendage lehekülge, et uuendus jõustuks.

Võimalus on kasulik olukorras, kus pole mingit muud alusdokumenti, millest ostuarvet looma hakata. Näiteks olukorras, kus teil on eelnevalt olemas ostutellimus, on mõistlik kauba saabumise hetkel luua ostutellimuse alusel ostuarve. Analoogselt võib läbi EDI teile jõuda ostuarve eelinfo. Kui aga pole olemas mingit eeltäidetud ostuarvet, siis peate käsitsi otsima kõik tooted ning see on ajakulukas. Siinkohal saab ERPLY Booksi toodete otsing appi tulla, sest kui ta suudab leida ostuarvest toote koodid, siis suudab ka nende abil ERPLY’st tooted leida (eeldus loomulikult, et leidub väli, mille alusel õiged tooted leida – toote hankija kood, kood, EAN kood või toote nimi).

Protsess:

• • postkastis looge arve

• • kui valite hankija (või programm leiab ise hankija üles) ja hankija on “laohankija” – ehk ta on olemas ka ERPLY laos, siis tekib paremale alla nupp “otsi ERPLY toodete seast”

• • vajutage tollele nupule ja programm otsib vasted ERPLY laost (see võtab veidi aega kui arve peal on palju ridu);

• • kui rea ette tekkis roheline linnukene, siis programm suutis leida sobiva vaste laost

• • kui rea ette jääb punane tuluke, siis peate käsitsi otsima toote ERPLY laost (vajutage luubi ikoonile punase tulukese kõrval)

• kui kõik read kontrollitud, siis salvestage

NB! ERPLY Books’i ostuarvete postkasti kaudu ei ole võimalik tooteid arvele võtte. Seda peate tegema laos. Seega, kui Te mingit toodet ei leia, siis kontrollige, kas see on laos arvele võetud.

Kui laos ja ostuarvel on erinevad ühikud, siis neid süsteem ise ümber ei konventeeri. See on lisaarendus ja soovi korral võtke ühendust support@erplybooks.com.

Kuidas müügitagastust teha?

Kui on aktiveeritud funktsionaalsus “Ühenda ERPLY toodetega” (see on lisasäte, mida saate seadistada minnes “Sätted” > “Üldised sätted”, tehke linnuke seade “Otsi tooteid ostuarvete postkastis?” järgi), siis on teil võimalus teha ostuarvete postkasti kaudu müügitagastust. Kui saadetakse arve, kus on kaasas dokument infoga, mida tagastatakse, peaks tavaliselt hakkama käsitsi neid andmeid sisestama. Kasutades aga PDF parserit, teeb see töö automaatselt kliendi eest, linkides tooted, mida peab tagastama.

Kui Teil on vaja jälgida müügiarve tagastamise põhjuseid, siis neid saab näha lisainfo alt lahtrist “Põhjus”.

Kui tooteid, mida peate tagastama on nimekirjast puudu, siis lisage rida juurde, et tooteid nimekirja juurde lisada. Kui kõik vajalik informatsioon on olemas ja lisatud, siis salvestage.

Kui soovite “Ühenda ERPLY toodetega” funktsiooni kasutama hakata, siis võite ühendust võtta klienditoega (support@erplybooks.com), et leppida kokku lühikoolitus.