Maksefaili koostamine

Antud juhend kirjeldab, kuidas käib ERPLY Books’is maksefaili koostamine, mida hiljem panka saata.

Vastavalt ettevõttesisestele reeglitele vali ostuarved (kord päeva, nädala, kuu jooksul), mida maksta soovid. Seejärel kontrolli maksefaili koostamisel andmeid: kontrolli info, mis Sulle kuvatakse ning vajadusel tee parandusi. Vali õige maksefaili tüüp, ning laadi maksefail alla. Seejärel laadi maksefail üles oma panka.

Maksmata ostuarved

Ava maksmata ostuarvete moodul. Selleks kas vajuta pealehel olevale nupule “Võlad tarnijatele” või mine ülamenüüst “Ost” > “Ostuarved” > “Maksmata ostuarved”. Avanenud moodulist vali arved, mida soovid ära tasuda (märgi need ära linnukesega) ning seejärel vali alamenüüst nupp “Koosta maksefail”.

Firma andmed

Kui oled vajutanud nupule “Koosta maksefail”, siis avaneb lehekülg, kus näed enda pangainfot ja neid maksmata ostuarveid, mida just eelnevalt valisid. Pangainfo kuvatakse andmete põhjal, mida oled sisestanud moodulis “Firma andmed” (“Sätted” > “Firma andmed”).  

Firma andmete alla tuleb kindlasti lisada pangakonto andmed. Kui firma andmetesse pole andmeid sisestatud, siis saad sellekohase veateate (täitke ära panga nimi, kontonumber ja IBAN. SWIFTi genereerib süsteem automaatselt, seega seda käsitsi ei ole vaja täita. Kui aga tasud välismaisele hankijale, tuleb täita SWIFT lahter ise).

Maksefailide tüübid

Kes kannab tasud:
CRED Kõik tehingutasud kannab võlausaldaja
DEBT Kõik tehingutasud kannab võlgnik.
SHAR Mõlemad pooled kannavad oma tasud ise. 
SLEV Mõlemad pooled tasuvad oma tasud ise (soovitatav SEPA maksete puhul)

Vajutades maksefaili koostamise moodulis “Tüüp” lahtri järel olevale noolekesele, avaneb erinevate maksefaili tüüpide nimekiri:

Swedbank – see valik pole nähtav, sest selle panga puhul on tegemist eraldi integratsioonilahendusega ERPLY Books’i ja Swedbanki vahel, mille kaudu liigub maksekorraldus automaatselt. Rohkem informatsiooni integratsiooni kohta leiate siit.

IBANi valideerimine

IBANi valideerimine toimub SEPA maksetüüpi valides. EU riikides kasutatakse IBAN (International Bank Account Number) kontonumbrit, et muuta rahvusvahelisi makseid efektiivsemaks ja kiiremaks. Euroopa Liidu liikmesriikides kasutatavad maksesüsteemid tunnevad IBANi kasutades ära klientide kontonumbrid ja suudavad kontrollida nende õigsust. Kui süsteem annab märku, et kontonumber pole valiidne, kuid Sinu arust on kõik korras, siis vajuta uuesti nupule “Koosta maksefail”.

Hankija pangainfo arvel

Kui vaikimisi pole hankijatele kontaktikaardile pangainfot lisatud, siis on need lahtrid maksefaili koostamisel arvete ridadel tühjad. Saad need sealsamas moodulis ära täita. Kui oled hankijate pangainfo lisanud, vajuta alamenüüs nupule “Koosta maksefail”. Seejärel laeb süsteem alla faili, mille saad panka üles laadida.

Ettemaks hankijale, palgamaksed ja muud väljamaksed

Vajutades alamenüüs  “+” nupule, avaneb aken.

Sisesta summa ja hankija nimi, kellele soovid teha ettemaksu või lisada makset.

Arve makstuks märkimine

NB: antud punkti kasuta üksnes siis, kui Sa ei kasuta “Kinnitatud ja maksefail koostatud” protsessi ja pangaimporti.

Peale maksefaili allalaadimist tekkis alamenüüsse juurde nupp “Märgi makstuks”. Kui soovid, et valitud ostuarved läheksid ERPLY Books’i süsteemis makstud staatusega, siis vajuta sellele nupule. Vaikimisi süsteem arveid makstuks ei märgi, seega on see kliendi valik, kas antud nuppu kasutada. Ennekõike soovitame pangaimpordi ajal valida need arved, mis tasuti. Nupp “Märgi makstuks” annab ülevaate ainult kliendi jaoks.

Mis kontot süsteem kasutab?

Mine “Sätted” > “Algandmed” -> “Süsteemikontod”.  Näed, et on olemas konto “Raha teel” kuhu oled seadistanud konto, mida süsteem kasutab. Vajadusel saad selle ära muuta. Salvesta kõik tehtud muutused.

Viitenumber

Kui tegid ühele hankijale kaks makset, aga maksetel puudus viitenumber, siis paneb süsteem need kokku. Seega tasutakse kaks arvet ühe maksmisega (sellest ei teki lisa pangakulu). Pangatehingut tehes lisatakse kirjeldusse “1. arve number, 2. arve number”, kui viitenumber puudus ja maksed pandi kokku.

KKK

Millised arved ma olen juba panka saatnud?

Panka saatmise tingimust jälgitakse parajasti siis, kui lisatud on reegel number 5 “Muuda arve staatus ‘kinnitatud ja panka saadetud’ maksefaili koostades” üldiste sätete all (“Sätted” > “Üldised sätted”). 

Kui lisad mingi ostuarve maksefaili, siis pärast faili koostamist muudab programm automaatselt dokumendi staatust “Kinnitatud ja maksefail koostatud”. 

Arvete kinnitamise protsess

• Kui üldiste sätete all on aktiveeritud ‘’Kasuta arvete kinnitamist’’ reegel, siis ostuarve koostamisel on vaikimisi arve staatus peale salvestamist “Kinnitamata”. 

• Staatust saad muuta otse ostuarve peal (pannes staatuse lahtrisse “Kinnitatud”).

• Kui arvete kinnitamise reegel aktiveeritud pole, siis on ostuarve koostamisel staatus koheselt ‘’Kinnitatud’’. Kõiki kinnitatud ostuarveid on võimalik vaadata maksmata ostuarvete moodulist (OST -> Ostuarved -> Maksmata ostuarved). 

Arve staatuse massmuutmine on võimalik kui avad “Aruanded” -> “Ostuarved”, kus saad valida soovitud ostuarved (tee linnuke) ja vajuta kollast “Kinnita” nuppu. 

• Kuna maksmata ostuarved näitavad ainult kinnitatud dokumente, siis neid sinna enam ei kuvata.
• Kui soovid mingit arvet ikkagi uuesti tasuda (midagi juhtus maksefailiga vms), siis saab arve avada ja sinna käsitsi uus staatus lisada.

Kas on võimalik koostada maksefaili vastavalt arve tähtajale ja mitte tänase kuupäeva järgi?

Kuna tegu on ettevõttepõhiste seadistustega, tuleb nende kohta reeglid lisada. Selleks ava “Sätted” -> “Üldised sätted” ja  lisa linnukene reegli number 4 “Koosta maksefail tähtaja järgi?” ette. 

Seejärel valides maksmata ostuarvete alt arved, lisab ERPLY Books neile maksekuupäevaks kas arve maksetähtaja või tänase kuupäeva (kui maksetähtaeg on minevikus).

NB: Kui ühele hankijale minevad maksed lähevad eri kuupäevadega, siis tehakse ka mitu makset hankijale, mitte ei koondata neid kokku.

Maksefaili kirjelduse sidumine viitava lingi lahtriga

Antud peatükk kirjeldab võimalust, kuidas on võimalik siduda maksefaili kirjeldus viitava lingi lahtriga, kui maksefaili kirjeldus on ette nähtud tähemärkide arvust suurem.

Millisel juhul on see vajalik? 

Selline lahendus on vajalik selleks, et suuremahuliste maksefailide puhul suudetaks pangaimpordis antud tehing maksefaili kirjelduse järgi ära siduda. 

SEPA maksefaili kirjelduse maksimaalseks pikkuseks on 140 tähemärki ning kui maksefaili kirjeldusse kõik arve numbrid ära ei mahu, sest neid on suuremas mahus, lisatakse lõppu ‘’…’’.

Selliselt ei suuda aga hiljem tarkvara antud tehingut pangaimpordis ära siduda ilma vastava reeglita, kui maksefaili kirjelduse lõpus on ‘’…’’.  

Seetõttu on vaja lisada reegel, sest sellega lisatakse see sama maksefaili kirjeldus ‘’Viitav link’’ lahtrisse ja tänu sellele suudab süsteem pangaimporti tehes selle maksefaili tehingu ära siduda. 

Antud reegliga kontrollitakse väljaminevate summade korral pangaimpordis esmalt, kas leidub viitava lingi vasteid. 

• Viitava lingi lahtrisse lisatakse maksefaili kirjeldus vaid siis, kui viitava lingi lahter juba täidetud pole (see võib olla varasemalt täidetud näiteks laoühenduse korral e-poe tellimuse numbriga). 
• Samuti pole võimalik maksefaili kirjeldust viitava lingi lahtrisse lisada kui arve numbrid pole unikaalsed (näiteks üks arve number on 328748721 ja teine on 874872 ehk 874872 sisaldub esimeses numbris)

Seadistamine

Sellise lahenduse jaoks on vaja seadistada reegel Globaalsete Atribuutide alla. 

1. Ava Globaalsed Atribuudid pealehe otsingust

2. Lisa uus reegel: 

Nimi: GLOBAL_CONNECT_PAYMENT_EXPORT_REFERRING_LINK

Väärtus: true

3. Salvesta ja logi kontolt välja ja uuesti tagasi sisse, et muudatused rakenduksid

Näide

Näiteks koostad sellise maksefaili, kus arve numbrid on pikad ning ületavad tähemärkide piirangu mahtu: 

Kui oled lisanud eelnevalt reegli, siis lisatakse maksefaili kirjeldus viitava lingi lahtrisse: 

Hiljem panagimporti tehes oskab tarkvara ära siduda antud tehingu maksefaili kirjelduse järgi, mis on lisatud viitava lingi lahtrisse: