Laekumiste haldamine ERPLY kasutajatele

 

Käesolev juhend tutvustab ERPLY kasutajatele, kuidas toimub laekumiste haldamine ERPLY Books’is. Välja on toodud kõik erinevad võimalused, kuidas klientidega saab arveldada.

 

Pangalaekumine arvete eest

Kui klient maksab arve eest pangas, siis pangaimpordis vali makse, vali maksetüübiks “Müügiarve” ja vajuta “Otsi arve(d), mis tasuti”. Avaneb uus aken, kust vali arved ja vajuta “Lingi makse arve(te)ga”.

 

Pangalaekumine kreeditarvete eest

Pangaimpordis vali makse ning muuda makse tüüp “Müügiarve”-ks. Kui kliendile makstakse kreeditarve eest, siis peame programmile ütlema, et tegu on müügiarve laekumisega, mitte muu väljamaksega. Ostukreediti puhul toimi analoogselt.

 

Mitte panka laekunud summad arvete eest

Siin on järgmised laekumiste võimalused:

  • sularahas
  • pangakaardiga
  • kinkekaardiga
  • selliste pankade laekumised, mille kohta puudub ERPLY Books’is tugi
  • tasaarveldamine
  • kreeditarvega
  • muud laekumiste viisid

Selliste laekumiste puhul mine “Müük” > “Müügiarved” > “Laekumata arved”, vali arve, vajuta “Lisa makse” ja sisesta laekumise andmed.

NB!: Kui makstakse mitme arve eest korraga, siis mine pangaimpordi moodulisse ja pankade nimekirjast vali “Lisa käsitsi sissetulek”.

 

Ettemaksu lisamine

Ettemaks võib tekkida kolmel erineval juhul:

1. Arvest tekkinud ettemaks:

    • juhul kui arvest tekib ettemaks, siis tekib küsimus, kas soovid selle sealt eraldada või jätta arve külge?
      • kui ei soovi eraldada, siis lihtsalt seo makse arvega (pangaimpordis või laekumata arvete moodulis)
      • kui soovid eraldada, siis:
        • pangalaekumine – pangaimpordis seo makse arvega ning seejärel vajuta “Lisa tegevus” ja teisele reale lisa ettemaks
        • mittepangast laekumine – laekumata arvete moodulis lisa arvele makse arve eest tasutud ulatuses ning eraldi ettemaks kliendile (kokku kaks makset)

2. Ettemaks ilma dokumendita:

    • Pangaimpordi moodulis ära otsi arveid, vaid vali kliendi lahtrist klient
    • Kui on mittepangast laekumine mine laekumata arvete peale, vajuta ilma midagi valimata “Lisa makse” ja sealt vali klient ning märgi summa

3. Ettemaks ettemaksuarve või tellimuse eest:

    • Kui on soov siduda ettemaks ettemaksuarve või tellimusega, siis vajuta pangaimpordis paremat hiireklahvi makse peal ja vali “Otsi arved, mis tasuti (tellimus)” või “Otsi arved, mis tasuti (ettemaksuarve)”.

 

Ettemaksu kasutamine

Ettemaksu saab kasutada kahe erineva võimalusega:

1. Kasuta ära ettemaks

    • mine laekumata arved, vali arve ja vajuta “Seo ettemaksuga”

2. Eemalda ettemaks ja lisa uus makse – vajalik kui eelmise perioodi ettemaksu vaja kasutada

    • lisa kliendile tagasimakse ärakasutamise kuupäevaga
    • lisa arvele makse ärakasutamise kuupäevaga

NB: lukustatud perioodi ettemaksude kasutamiseks on soovitatav kasutada teist varianti.

 

Tellimuse sidumine laekumisega

Antud peatükk kirjeldab protsessi, kui soovid kasutada ERPLY laos tellimusi ning siduda need tellimused laekumistega ERPLY Booksis. 

Selle protsessi puhul on oluline protsessi järjekord. Esmalt on vaja veenduda, et tellimused sünkroniseeritakse ERPLY laost ERPLY Booksi. Selleks peab olema aktiveeritud reegel number 25 ERPLY kassa ja lao sätete alt (Sätted -> ERPLY kassa & lao sätted)

Selle reegliga sünkroniseeritakse ERPLY lao tellimused ERPLY Booksi:  

Peale reegli aktiveerimist salvesta muudatused ning logi kontolt välja ja seejärel tagasi sisse.

Protsessi kirjeldus

Kui tellimus on ERPLY laost ERPLY Booksi sünkroniseeritud, siis saab laekumise ERPLY Booksis siduda tellimusega ja laekumine liigub automaatselt ERPLY lattu tellimuse külge. 

Oluline on jälgida, et ERPLY laos ei märgitaks tellimust enne arveks kui ERPLY Booksis on tellimusel laekumine küljes, sest ainult siis liigub laekumine automaatselt arve külge. Vastasel juhul (kui vajutada enne laos tellimus arveks kui laekumine on küljes) tekitab see olukorra, kus laekumine on küljes ainult tellimusel, mitte arvel.

Kui aga protsessi õiges järjekorras teha, siis liigub arve koos laekumisega uuesti ERPLY Booksi tagasi. 

 

Laekumise viis vastavalt valuutale

Kui soovid, et laekumise viis valitakse vastavalt valuutale, siis on võimalik selle jaoks lisada erireegel ‘’Määra parameetrid ERPLY sünk jaoks’’ alla

1. Ava pealehelt ‘’Määra parameetrid ERPLY sünk jaoks’’

2. Lisa uus rida:

Reegel: PARAM_REPLACE_PAYMENT_TYPE

  • Value: lao makse tüübi id
  • AlternativeValue: valuuta (nt EUR, SEK)
  • AlternativeValue2: kirjuta siia lao makse tüübi id
  • AlternativeValue3: kirjeldus
  • AlternativeValue4: kui ‘’true’’, siis asendatakse see peamise valuutaga

3. Salvesta ja logi kontolt välja ning tagasi sisse

 

Raha tagastamine

Raha saab tagastada järgmistest tehingutest:

  • arve eest raha tagastamine:
    • (pangaimpordis) kuna programm arvab, et väljaminek võiks olla seotud ostuarvega või muu kulu/laenumakse vms tehinguga, siis ta vaikimisi ei paku sidumisvõimalust müügiarvega. Selle jaoks vali pangaimpordis paremal ülal tüübiks “Müügiarve”. Sealt lingi analoogselt arvega nagu tavapärases pangaimpordis (kui arve eest on täissummas makstud, siis tema nägemiseks vali “Milliseid näidata” väljalt “Näita kõiki”).
    • (kui on mittepangast laekumine) mine laekumata arved, otsi arve üles (kui arve eest on täissummas makstud, siis tema nägemiseks vali “Milliseid näidata” väljalt “Näita kõiki”)
  • ettemaksu tagastamine (ei ole seotud tellimuse/ettemaksuarvega):
    • mine laekumata arved, lisa ettemaks kliendile negatiivse summaga (pangaimpordis tehingut ei toetata);
    • NB: kui tagastad raha juba kasutatud ettemaksu/tellimuse eest, siis tuleb toimida järgnevalt:
      • juhul kui ERPLY pani kogu ülejäänud summa loodud arvele, siis tuleb arvele negatiivne laekumine panna;
      • kui ERPLY jättis ettemaksu ettemaksuarvele, siis tuleb ERPLY’s minna ettemaksuarve peale ja vajutada lisa laekumine ning lisa sealt negatiivne laekumine.
      • kui ERPLY tegi makse kaheks ning ülejäänud ettemaks pole ühegi dokumendiga seotud, siis võid toimida ka Books’is – lisada laekumata arvete alt negatiivse ettemaksu.
    • raha tagastamine ettemaksuaarve/tellimuse eest:
      • ERPLY Books tehingut ei toeta, mine lao poole peal tellimuse peale ja lisa negatiivne makse.
    • ettemaksu tõstmine arvelt kliendile
      • Kui on tekkinud olukord, et arve on ülemakstud (arvel on ettemakse), siis saad selle tõsta kliendi ettemaksuks, et sellega katta tema teisi laekumata arveid. Selleks eemalda arvelt ettemaks (lisaarvele vastavas summas negatiivne laekumine) ja seejärel lisa ettemakse kliendile (Lisa ainult kliendile positiivne laekumine. Seda saad teha, kui oled maksmata arvete all ja vajuta nupule “Lisa makse” ilma et oleks ühtegi arvet eelnevalt märkinud).

 

Ostu-müügiarvete tasaarveldamine

Otsi ERPLY Books’i pealehelt “Tasaarvelda ostu-müügiarveid”. Sealt vali tasaarveldamise kuupäev, vali seejärel müügiarved, seejärel ostuarved ja kinnita tulemust.

NB: Selline kasutusjuht on tarvilik olukorras, kus esitad tasaarveldamise taotluse oma klient-hankijale. Kui nemad esitavad Sulle tasaarvelduse ettepaneku ja see ei vasta sellele, mis ERPLY Books automaatselt koostaks, siis pane nimetatud arvetele käsitsi peale laekumised tasaarveldamise kontole (nii ostu- kui müügiarvetele).

 

Müügiarve – kreeditarve tasaarveldamine

Mine laekumata arved, lisa laekumine tasaarvelduse kontole müügiarvele ja analoogselt (kuid negatiivse summaga) kreeditarvele.