Laekumata arvete meeldetuletused
Laekumata arvete meeldetuletused klientidele võivad olla raamatupidaja jaoks üsna aeganõudvad. ERPLY Books on suutnud selle protsessi olulisel määral automatiseerida ning meeldetuletuste saatmine ei nõua enam nii palju raamatupidaja aega. Nii saab ettevõte keskenduda rohkem oma põhitegevusele!
ERPLY Books on mooduli väljatöötamisel silmas pidanud mitmeid praktilisi lahendusi. Näiteks kõikidele võlgnejatele korraga meeldetuletuse saatmine ning võlgnejate eristamine kuupäevade, projektide või klientide alusel. Järgima peab vaid järgnevaid etappe ning ajakulu on minimaalne.
Üle tähtaja võlad
Esimese asjana peab üles leidma üle tähtaja olevad arved. Parim viis nende leidmiseks on minna Books’is “Müük” > “Kliendi raport”.
Vajutades “Kliendi raportile” avaneb “Üle tähtaja võlad (müük)” moodul. Seal on välja toodud kõik arved, mille tasumise kuupäev on läinud üle tähtaja. Vajadusel saab arvete loetelu spetsiifilisemaks teha – näiteks saab eraldada arved kuupäevade, kliendi nime või projekti järgi.
Kõigepealt tuleb märgistada kliendid, kellega soovitakse edasi tegeleda. Selle jaoks tuleb arvete ette lisada “linnuke”.
Alamenüüst saab valida järgnevate variantide vahel:
E-mail, PDF, Excel, CSV. Kui eksportida vastavad arved PDF formaati, siis avaneb võimalus kogu üle tähtaja võlgade raport välja printida. Valides E-maili, on võimalik see raport kerge vaevaga edasi saata ning Exceli ja CSV eksport tähendab seda, et raport laetakse arvutisse vastavates formaatides (xlsx või csv).
Vajutades Prindi & Saada avaneb rippmenüü, mille valikud on järgnevalt pildilt näha:
– Klikkides näidatud lingile on võimalik avanenud aknas kõiki kliendiga seotud andmeid ( näiteks üldandmed, kontaktandmed ja pangaandmed ) lisada ning muuta.
– Klikkides vastavale ikoonile, kuvab programm ekraanile kliendi telefoninumbri koos võimalusega lisada kõne kohta märkmeid. Näiteks klient vastas/ei vastanud, klient lubas koheselt ära maksta/nädala jooksul ära maksta;
– Klikkides näidatud ümbriku peale, saab kliendile saata konkreetse saldoteatise/meeldetuletuse. E-mailide saatmiseks peavad klientide e-mailide aadressid olema sisestatud ERPLY Books’i. Lihtsaim viis on vajutades arve ees olevale “i” ikoonile. Kui Books’is pole kliendile lisatud e-maili aadressi, pakub programm lahenduseks saldoteatise/meeldetuletuse välja printida, et see postiga saata.