Ettemaksed

Ettemaksed on maksed, mis ei ole arvetega, vaid kliendi või hankijaga seotud.

NB: Järgnevad näited on toodud kliendi põhjal, kuid sama loogika kehtib ka hankijate puhul.

Ettemakse lisamine

Ava “Müük” > “Laekumata arved”. Avanenud laekumata arvete listist ära vali ühtegi arvet, vaid vajuta alamenüüst “Lisa makse” nuppu. Sisesta summa, vali klient ja salvesta. Sellega oled lisanud kliendile ettemakse.

Kui Sa soovid pangaimpordis kajastada ettemakset, siis vali makse, tee makse rea peal hiireklikk. Maksetüübiks vali paremalt äärest “Laekumised (va arved)” ja “Klient” lahtris vali klient. Kliendi valimisega muutub õigeks ka konto, kuhu soovid ettemakse kajastada.

Kui soovid, et programm seoks automaatselt ettemaksed kliendi või hankijaga, siis ava “Sätted” ja pane linnuke “Seo ettemaksuarved ja tellimused pangaimpordis” ette.

Kui soovid käsitsi siduda tellimust, siis ettemakse sidumiseks ettemaksuarve/tellimusega, vajuta kollast nuppu “otsi arve(d), mis tasuti”. Seejärel avaneb müügiarvete list. Vali “Milliseid näidata?” lahtrist “Ettemaksuarve/tellimus” ja vali ettemaksuarve/tellimus, millega soovite makse siduda.

Ettemakse kasutamine

Ettemakse kasutamine on esialgse ettemakse sidumine arvega. Ettemakse kasutamisel tuleb silmas pidada, et kui kasutad ettemakset osaliselt, siis jagab ERPLY Books esialgse ettemakse kaheks osaks. Näiteks kui arve summa on 100 ja ettemaks 200, siis kasutatud ettemaks on 100.

1. Ettemaks on tekkinud lukustamata perioodis

Kui soovid antud ettemakset kasutada ja arvega siduda, mine “Müük” > “Laekumata arved” > Valige klient > Vajutage “Otsi”. Tee linnuke soovitud arve rea ette ja vajuta sinist nuppu “Seo ettemaksuga”, kus juba kuvab ettemaksu summat. Vali nimekirjast ettemaks ja salvesta.

2. Ettemaks on tekkinud lukustatud perioodis

• • Lisa kliendile negatiivne ettemaks tasaarvelduse kontole (samamoodi nagu ettemakse lisamine, lihtsalt negatiivse summaga).
  • Lisa arvele makse ettemakse summa ulatuses tasaarvelduse kontole.

Ettemakse staatused

Ettemaksetel on kaks staatust:

• Kinnitamata
• Kinnitatud

Kui ettemakse tekib, siis alguses on see kinnitamata. Kui ettemakse seotakse arvega ja kasutatakse ära, siis muutub staatus kinnitatud olekusse.

Ära kasutatud ettemaks ja sellega seotud arve pannakse automaatselt lukku.

Kinnitatud ettemaksel on olemas ka ettemakse kasutamise hetk, mis on vajalik kliendi ajaloo kuvamiseks.

Ettemakse muutmine

Ettemakseid saad muuta laekumiste raportist “Müük” > “Laekumiste raport”.

Muuta saab vaid kinnitamata ettemakseid. Kui Sa soovid muuta kinnitatud ettemakset, siis pead alguses sellelt kande luku eemaldama. Kui hakkad ettemakse kannet kustutama, siis avab programm lukustatud kande. Kande luku saab maha võtta, kui selle staatus on “kinnitatud”. Seejärel võimaldab programm muuta tehingut. Kuid see pole parim praktika – kasutatud ettemakse muutmisel tuleks muuta ka esialgset ettemakset.

Ettemakse kandmine ühelt kliendilt/hankijalt teisele

1. Kandke ettemaks tasaarveldus kontole

• Valige menüüst kas laekumata (Müük -> Müügiarved -> Laekumata arved) või maksmata arved (Ost -> Ostuarved -> Maksmata ostuarved)
• Vajutage all paremal nurgas olevale ”Lisa makse” nupukesele. Avaneb aken, kuhu tuleb sisestada kliendi/hankija nimi, kellelt ettemaks võetakse.
• Ettemaksu summa tuleb märkida miinus märgiga ning kontoks valige ”Tasaarvelduse” konto.

2. Kandke ettemaks tasaarveldus kontolt hankijale või kliendile:

• Valige menüüst kas laekumata (Müük -> Müügiarved -> Laekumata arved) või maksmata arved (Ost -> Ostuarved -> Maksmata ostuarved)
• Vajutage all paremal nurgas olevale ”Lisa makse” nupukesele. Avaneb aken, kuhu tuleb nüüd sisestada kliendi/hankija nimi, kellele ettemaks kantakse.
• Valige summa lahtrisse ettemaksu summa ning kontoks valige ”Tasaarvelduse” konto.

3. Nüüd on vaja eelnev ettemaksu tekkimise ja tasaarvelduskontole kandmise tehing tasaarveldada:

• Avage vastavalt kas Müük/Ost  – > Laekumiste/Maksmiste raport
• Otsige üles need kaks eelnevalt tehtud tehingut: esialgne ettemaksu kanne ja ettemaksu ära kandmine tasaarveldusele. Valige kliendi/hankija nimi ning ”Dokumendi staatus’‘ lahtri alt valige ”Kinnitamata”.
• Pange linnukesed mõlema tehingu ette
• Vajutage sinisele “Veel” nupule all paremas nurgas ja valige ”Tasaarveldus”

Ettemakse kontod

Vaikimisi on ettemaksete jaoks määratud kontod süsteemikontode all. Ava “Sätted” > “Algandmed” > “Süsteemikontod”.

• Klientide ettemaksed – määratakse vaikimisi kõigile müügiga seotud ettemaksete tehingutele.
• Ettemaksed tarnijatele – määratakse vaikimisi kõigile ostudega seotud ettemaksete tehingutele.
• Aruandev isik – määratakse juhul, kui töötajale määratakse ettemaks. Kui soovid töötajale määrata muud ettemaksukontot, siis tee seda töötaja kaardi peal (“Ost” > “Kontaktid” > ”Ettemaks”).
• Ettemaksugrupp
  • Süsteemikontode all saab määrata uusi ridu, kuhu valida klientide puhul tüübiks “Ettemaksugrupp” ja hankijate puhul “Hankija ettemaksugrupp” ning lisada soovitud konto.
  • Määrates uue ettemaksugrupi, saad valida makset sooritades ettemakse konto ja pangaimpordis määrata tehingule eraldi konto.
• Ettemaksu käibemaksu kogumiskonto – vajalik siis, kui kasutad ettemakse käibemaksu ja soovid, et tekiks eraldi kogumissumma ettemakse käibemaksule. Seda saad lisada süsteemikontode alt, lisades konto, mille tüüp on “Ettemaksu käibemaksu kogumiskonto”.

Ettemakse kontot saad määrata ka kliendi või hankija kaardil, kui soovid mingile kliendile või hankijale määrata eraldi ettemaksukonto.

Arve ülemaksmine

Arve ülemaksmist ei luba ERPLY Books vaikimisi enam teha. Ülejääva summa lisab programm vaikimisi ettemakse kontole.

Ettemakse tagastamine

Kui toimub kliendile ettemakse tagastamine, siis seda peab sisestama käsitsi. Ava “Müük” > “Laekumata arved”. Vajuta all paremas servas “Lisa makse” nuppu. Kui Sa maksad arve eest tasutud summa tagasi, siis selle jaoks vali eelnevalt arve ja pane negatiivse märgiga summa, mis tagastati.

Hankijatelt saadud ettemaksete tagastamise puhul toimi samamoodi (“Ost” > “Maksmata ostuarved”).

Ettemaksete tasaarveldamine

Kui soovid tasaarveldada ettemakset ja ettemakse tagastust, siis ava “Müük” > “Laekumiste raport”. Vali soovitud ettemakse ja selle tagastuse kanded nii, et nende summa oleks kokku null. Vajuta seejärel all paremas servas olevat “Veel” nuppu ja vali “Tasaarveldus”. Vajuta “Salvesta”nuppu.

Hankijate ettemakse ja ettemakse tagastuse tasaarveldamiseks toimi samamoodi (“Ost” > “Maksmiste raport”).

Ettemakse kasutamise kuupäeva fikseerimine

Selle jaoks, et fikseerida, mis kuupäevaga ettemaks ära kasutatud on, on ettemaksu peal olemas kuupäeva lahter “Staatuse muut. kp.”

Kui muuta kasutatud ettemaksu kuupäeva (näiteks ettemaksu kasutamise kuupäeva, mis on 31/10/22 aga nüüd muuta see 31/01/23), siis see ei muuda esialgse ettemaksu peal “Staatuse muut. kp.” väärtust. See on ka põhjus, miks vaikimisi ettemaksu kasutamisel kõik tehingud lukku pannakse. Võimalus on käsitsi seda kuupäeva ettemaksu peal muuta. 

Kui soovid, et ettemaksu kasutamise kuupäev oleks automaatselt muudetud vastavalt ettemaksu kasutamise kuupäevale, siis lisa reegel Globaalsete Atribuutide alla: 

1. Ava pealehe otsingu kastist ‘’Globaalsed Atribuudid’’

2. Lisa us rida: 

Nimi: GLOBAL_UPDATE_STATUS_DATE_WHEN_EDIT

Väärtus: true

3. Salvesta ning logi kontol välja ja tagasi sisse