Arve saatmine e-mailiga

 

Käesolev juhend selgitab, kuidas toimib arve saatmine e-mailiga ERPLY Books’is ja kuidas muuta saadetava e-maili sisu. Arve saatmiseks võib kasutada ka muid teenuseid, mis pakuvad e-maili saatmise võimalust (näiteks  Gmail), kui laadida arve ERPLY Books’ist endale arvutisse ja lisada see manusena saadetavale kirjale juurde.

 

Kus asub arve saatmise võimalus ERPLY Books’is?

Arveid saab e-mailiga saata mitmest kohast.

  1. Variant

Ava soovitud arve ning vajuta alamenüüs ümbriku nupule. Seejärel avaneb uus aken, kus saab määrata saadetava arve e-maili sisu ning süsteem teavitab Sind (paremale alla nurka ilmub pisike kast), kui arve on juba kliendile e-mailiga saadetud.

2. Variant

Ava “Müük” > “Müügiarved” > “Laekumata arved”. Märgista linnukesega soovitud arved ja vajuta alamenüüst nupule “Veel” > “Saada e-mail”. Sellisel juhul saadetakse arve otse kliendi e-mailile.
laekumata-arved2

 

Kui ilmub veateade, mis kirjeldab, et kliendile pole määratud e-maili aadressi, siis tuleb esmalt minna lehele “Müük” / “Ost” > “Kontaktid” ja lisada soovitud kliendile õige e-maili aadress (kliendi nime ees asuvast nupust ‘i’ pääseb kliendi kaardile. Peale muudatuste tegemist tuleb salvestada).

kontaktid

3. Variant

“Müük” > “Müügiarved” > “Müügiarved” (kõik on sama, mis eelmise näite puhul).

 

Kus saab muuta e-maili sisu?

Arve saatmisel kuvatava e-maili sisu saab muuta lehel “Sätted” > “Üldised sätted” asuvas kastis “Arve e-maili tekst”. Vaikimisi kuvatakse arve e-maili tekstina: Müügiarve, PDF: (koos lingiga arve PDF versioonile) ja Link: (arve HTML lingiga). Arve e-maili tekst võib olla Sinu poolt lisatud tekst või HTML koodina sisestatud kindlad parameetrid, mida süsteem peab kirja sisusse tagastama.

 

Mida saab lisada arve e-maili teksti juurde?

Kui Sa ei soovi vaikimisi kuvatavat tekstisisu kasutada, siis võid lisada enda poolt soovitud teksti (milleks võib olla nt. signatuur) või kindlad parameetrid, mille alusel süsteem tagastab tekstile juurde kindlad väärtused. Parameetrid, mida saab kasutada on:

  1. |USER| – tagastab kirja saatja nime
  2. |NUMBER| – tagastab arve numbri
  3. |CUSTOMER| – tagastab kliendi nime
  4. |HTML_LINK| – tagastab arve HTML lingi
  5. |PDF_LINK| – tagastab arve PDF lingi
  6. |EINVOICE_LINK| – tagastab e-arve lingi
  7. |USERNAME| – tagastab kasutaja e-mailiaadressi

Lisaks, kuna arve emaili tekst on HTML kood, siis saab kasutada ka kõiki HTML võimalusi:

  1. <br><br> – jätab e-mailis kahe parameetri/sõna vahele tühja rea
  2. <br> – jagab e-mailis kaks väärtust eri ridadele (ei jäta tühja rida vahele)
  3. …

Nt. soovid lisaks vaikimisi kuvatavale teksti sisule lisada juurde oma meiliaadress (reavahega). See tuleb sellisel juhul kirjutada kasti järgnevalt:
arve-tekst

Uuendatud 23.09.2021