Andmete lukustamine
Andmete lukustamine on juhuks, kui need on korda tehtud ning Sa ei soovi, et need enam tulevikus muutuks. Muidugi on andmete lukustamine ka tagasivõetav, muutes lukustamise kuupäeva või tehingu staatust. Lukustamine ei lõpeta perioodi.
Perioodi lukustamine
Perioodi lukustamist tuleks kasutada, kui Sul on kindla ajavahemiku raamatupidamine korras ning ei soovi sinna rohkem muudatusi teha. Lukustada saab tervet perioodi, aga ka erinevaid kontosid, arveid või kandeid.
Kui Sul on kindla perioodi raamatupidamine korras ja lõpetatud (kõik selle perioodi aruanded esitatud), siis on võimalik periood ka ERPLY Books’is lõpetada. Kõiki eelmainitud tegevusi saab vea korral kergesti ka tagasi võtta.
Perioodi lukustamiseks ava “Sätted” > “Üldised sätted” ja määra lukustamise kuupäev lahtris “Periood lukustatud kuni:” .
Lahtrisse määratud kuupäevast varasema perioodi andmed on lukus. Enne lukustamise kuupäeva ei saa ühtegi muudatust teha, selle peale kuvatakse veateade.
Kui Sul on vaja lukustatud perioodis muudatusi teha, siis tuleb muudatuse tegemise ajaks lukustamise kuupäev muuta varasemaks. Seejärel salvestada ning teha browserile refresh (et muudatused ka rakenduks). Seejärel saab varasemalt lukustatud perioodis muudatusi teha. Pärast saab lukustamise kuupäeva tagasi muuta.
Näiteks kui periood on lukustatud kuni 31.12.2019, aga oleks vaja muuta 1.09.2019 arvet, siis tuleb perioodi lukustamise kuupäevaks määrata 31.08.2019 ja saab arvet muuta. Hiljem, kui soovid, et aasta 2019 oleks ikkagi lukus, tuleb lukustamise kuupäev tagasi muuta.
Konto lukustamine
Kontode lukustamiseks ava “RMP” > “Kontod” ja veerus “Periood lukustatud kuni” saad vajalikule kontole määrata lukustamise kuupäeva.
Määratud kuupäevani (kaasa arvatud kuupäev ise) on vastava konto seis lukustatud. Kui soovid lukustatud perioodi kontoseisu muuta, tuleb muuta kuupäeva. Kui muudate kuupäeva, siis tuleb muudatus iga kord salvestada, et see rakenduks. Eelneval joonisel on lukustatud arveldusarve konto 03.01.2020.
Arve lukustamine
Arvet saab lukustada avatud arve peal olevast lisainfost, valides “Dokumendi staatus” lahtrisse “Lukustatud”. Seejärel salvesta arve.
Arve lukustamisel lukustatakse ka automaatselt selle arvega seotud raamatupidamislik kanne. Kui soovid lukustatud arvel midagi muuta, tuleb valida Dokumendi staatuse lahtris “Kinnitatud ja avatud” . Kõik muudatused tuleb salvestada, et need rakenduks.
Kande lukustamine
Kõiki kandeid saab näha lehel “RMP” > “Kanded” või minnes kindla tehingu pealt selle kande peale, märgistades linnukesega arve ja vajutades nupule “Veel” . Kannet saab lukustada, kui valida avatud kande peal lahtrist Staatus “Lukustatud” .
Kui soovid lukustatud kannet muuta, tuleb valida kande staatuseks “Kinnitatud ja avatud” . Kõik tehtud muudatused tuleb salvestada, et need rakenduks.
Perioodi lõpetamine
Perioodi lõpetamist tuleks rakendada siis, kui Sul on kindla raamatupidamisperioodi andmed korras, aruanded esitatud ning alustad uut perioodi. Sellisel juhul saab ka ERPLY Books’is lõpetada soovitud perioodi ning alustada uuega. Perioodi saab lõpetada ainult aasta kaupa ja seda kasutatakse majandusaasta lõppemisel.
Perioodi lõpetamiseks kirjuta Pealehe otsingukasti “Lõpeta periood” . Avanenud aknas vali aasta, mida soovid lõpetada, vali kande tegemise kuupäev ning vajuta “OK” . ERPLY Books teeb seejärel perioodi lõpetamise kanded.
Perioodi lõpetamisel viib süsteem kõikide tulu- ja kulukontode saldod nulli ning arvutab tulu- ja kulukontode saldode summa põhjal aruandeaasta kasumi (kahjumi). Järgnevalt avaneb “Sisesta algsaldod” aken, kust näed kontode saldosid perioodi lõpetamise kuupäevaga. Siin aknas saad kontrollida, kas kõik tulu- ja kulukontod on nullis.
Aruandeaasta lõpetamise kanne on järgnev:
D: Tulukontod
K: Kulukontod
K: Aruandeaasta kasum (kahjum)
Aruandeaasta kasum (kahjum) konto peab olema omakapitali konto. Konto määramiseks ava “Sätted” > “Algandmed” > “Süsteemikontod” ja määra konto reale “Aruandeaasta kasum”.
Kui soovid perioodi lõpetamist tagasi võtta, siis tuleb minna lehele “RMP” > “Kanded” , otsida üles vastav kanne (nt. tüübi järgi – lõpetamise kanded) ning kustutada see ära.
Seejärel saad teha käsikande kasumi jaotamise kohta. Kui aruandeaasta kasum või kahjum otsustatakse kanda eelmiste perioodide jaotamata kasumi kontole, siis tuleb selleks teha tuleval majandusaastal järgnev käsikanne:
D: Aruandeaasta kasum
K: Eelmiste perioodide jaotamata kasum