Andmete jälgimine Erply Booksis

Andmete jälgimine on vajalik, et kui soovite oma ettevõttes auditit läbi viia, peab olema võimalik kontrollida kogu ettevõtte ajalugu. Võtame näiteks tehingu – kes selle lõi, millal seda muudeti, millal see kustutati ja põhimõtteliselt kõigi muudatuste jälgimine.

 

Milliseid andmeid saate otsida ja muuta?

Vastus on kogu raamatupidamisinfo: tehingute, arvete jne ajalugu on vaikimisi alati kättesaadav (näiteks kui muudate arvet, kustutate vanad read või loote uued). Saate minna aruandegeneraatorisse ja luua nende muudatuste kohta aruande.   

Siin on kaks näidet:

1) Kuidas ma saan näha oma arve muutusi?

Kui soovite näha kõiki arvel tehtud muudatusi, peate valima aruandegeneraatoris järgmised valikud:

  • Tabelid: Arved (Rows), Arved, Kontaktid
  • Väljundid: Kontaktid.Nimi, Arved.Arve nr, Arved.Kuupäev, Arved (Rows).Loomiskuupäev, Arved (Rows).Sisestaja (ID), Arved (Rows).Kustutamiskuupäev, Arved (Rows).Kustutaja (ID), Arved (Rows).Qty negative?, Arved (Rows).Nimi, Arved.Tüüp

  Samuti tuleb lisada üks parameeter:

  • Parameeter: Arved.Arve nr
  • Tüüp: Võrdub
  • Väärtus: lisage siia arve number

Väljund näitab teile kustutatud arvete ridu koos olemasolevate ridadega. Nii näete kõiki andmeid, mida on redigeeritud.

2) Kuidas ma näen, kes on lisanud 2022. aasta tehinguid aastasse 2020? Selleks, et näha, kes tegi 2022. aasta tehinguid justkui aastal 2020, tuleb koostada aruanne järgmiste valikutega:

  • Tabelid: Kanded
  • Väljundid: Kanded.Loomiskuupäev, Kanded.Sisestaja (ID), Kanded.Kuupäev

Samuti tuleb lisada 4 parameetrit: 

  • Parameeter 1: Kanded.Kustutamiskuupäev (kustutatud tehingute sorteerimiseks).
  • Tüüp: On tühi
  • Parameeter 2: Kanded.Loomiskuupäev (Tehingute loomise kuupäev) 
  • Tüüp: Rohkem kui / võrdub
  • Kuupäev: 01/01/2022
  • Parameeter 3: Kanded.Kuupäev
  • Tüüp: Rohkem kui / Võrdne
  • Kuupäev: 01/01/2020
  • Parameeter 4: Kanded.Kuupäev
  • Tüüp: Väiksem kui
  • Kuupäev: 01/01/2021

Nüüd näete kõiki tehinguid, mis on loodud 2022. aastal, kuid tehingu kuupäev on 2020. aastal.

Aruandegeneraatoris on kustutatud veerg saadaval iga raamatupidamisega seotud tabeli puhul, välja arvatud pearaamatu puhul. Pearaamatu andmed on puhtad – ainult hetkel olemasolevad väärtused ilma kustutatud väärtusteta.

Kui soovite näha kustutatud pearaamatu tehinguid, peate selleks aktiveerima reegli. Minge ‘‘Sätted” -> “Üldised sätted”, leia jaotisest “Muud võimalused” reegel number 33 (Salvesta kogu ajalugu?) ja aktiveeri see. Salvestage muudatused ja logige välja-sisse.

Kui nüüd minna tagasi aruandegeneraatorisse, näete, et lahtrisse “Tabelid” on ilmunud valik “Kustutatud tehingud”, mida teil varem ei olnud. Nüüdsest alates, kui te kustutate midagi pearaamatust, salvestab süsteem sinna väärtuse.

Reeglite muudatuste ajalugu

Kui soovite jälgida kõiki seadete muutusi, on vaja lisada veel ühte reeglit. Reegli lisamiseks minge pealehele ja otsige “Globaalsed Atribuudid’”. Seejärel lisage globaal:

  • Nimi: GLOBAL_SAVE_ALL_SETTINGS_HISTORY
  • Väärtus: true

Kui see globaal on lisatud, näete kogu teavet raamatupidamisandmetes tehtud muudatuste kohta.

Siin on näide. Muudame käibemaksu nime käibemaksu moodulis (“Sätted” -> “KM liigid”). Seejärel muudame “Peamine käibemaks” nimeks “Peamine käibemaksmaks 2”. 

Nüüd näete teavet muudatuse kohta aruandegeneraatoris, kui loote järgmise aruande:

 

  • Tabelid: Activity Items
  • Väjundid: Activity Items.Nimi, Activity Items.Väärtus, Activity Items.Loomiskuupäev, Activity Items.Sisestaja (ID)

Vajutades nuppu “Otsi”, kuvatakse allpool olevastabelis teave selle tegevuse kohta:

 

Siin näeme tegevuse nime, tegevuse väärtust, loomise kuupäeva ja seda, kes tegi muutuse – seega on näha kogu reeglite muutuste ajalugu. Neid andmeid ei saa enam muuta.

Selle reegli muudatus kehtib kogu teabe kohta, mis mõjutab teie raamatupidamist: käibemaksud, projektid, kliendid ja hankijad, kontoplaan, süsteemikontod, kasutajaõigused ja globaalsed andmed.

Kuidas ma saan näha, kellel on juurdepääs minu organisatsioonile?

Selleks, et tuvastada, kellel on juurdepääs teie tarkvarale, peate lisama järgmise globaali:

  • Nimi: GLOBAL_LOG_LOGIN_INFO
  • Väärtus: true

See uuendab teavet iga kümne minuti järel, kui kasutate tarkvara pidevalt. 

Selle teabe nägemiseks peate looma järgmise aruande:

Märkus: see näitab ainult juurdepääsu kasutajaliidesele või API-le. On palju automaatseid protsesse, mis võivad taustal tehinguid luua. Näiteks Erply Lao sünkrooniseerimine loob arveid ja kasutaja, kes on seotud arve loomisega, on ainult kasutaja, keda süsteem kasutab sünkrooniseerimiseks.

Mida teha, kui te ei soovi, et keegi teine andmeid muudaks?

ERPLY Booksis on võimalik panna lukku näiteks ostuarveid, müügiarveid, konto infot, reg. koodi jne, et keegi töötajatest ei saaks neid muuta. Lukkude toimimiseks on vaja lisada Globaalseid atribuute. Selleks minge pealehele, otsige Globaalsed Atribuudid ning lisage uus rida.

Lukkude globaalid

Kui soovite, et ostuarve oleks pärast muutmist lukustatud, siis lisage:

  • Nimi: GLOBAL_LOCK_INVOICE_AFTER_EDIT
  • Väärtus: true

Kui soovite, et numbri, nime, valuuta, tüübi muutmine poleks saadaval, siis:

  • Nimi: GLOBAL_DO_NOT_ACCOUNT_BASE_INFO_EDIT
  • Väärtus: true

Kui soovite, et tehingu kustutamine poleks lubatud, siis:

  • Nimi: GLOBAL_DO_NOT_ALLOW_TRANSACTION_DELETE
  • Väärtus: true

Kui soovite, et ei saaks mitte ühtegi tehingu lukku tühistada, siis:

  • Nimi:ATTRIBUTE_GLOBAL_DO_NOT_ALLOW_TRANSACTION_LOCK_CHANGE
  • Väärtus: true
  • Alt. Value2: true ( Alt. Value2 ütleb, et seda reeglit ei saa muuta ega kustutada)

Kui soovite, et nime, reg.koodi, käibemaksu nr, koodi jne ei saaks muuta, siis

  • Nimi: GLOBAL_DO_NOT_ALLOW_CONTACT_MASTER_DATA_EDIT
  • Väärtus: name|registrationCode|vatNumber|code (kirjutate seda, mida tahate, et ei saaks muuta)

Kui soovite, et müügiarve lukustatakse peale printimist/saatmist ja arve maksmisel, siis:

  • Nimi: GLOBAL_LOCK_SALES_AFTER_SEND_OR_PRINT 
  • Väärtus: true

Kui soovite, et kannet saaks muuta kindla sekundi pärast peale esmakordse redigeerimise loomist, siis: 

  • Nimi: GLOBAL_JOURNAL_EDIT_RULE
  • Väärtus: true
  • Int Number: Näiteks, kui tahate, et kannet saaks muuta 3 sekundi pärast peale esmakordse redigeerimise loomist, siis on vaja kirjutada veergu number 3.

Kui soovite määrata maksimaalse tähtaja raamatupidamisdokumentide (arve, saateleht, makse, raha sisse/välja, käsitsi sisestamine jne) muutmiseks pärast nende loomist (kui aeg on möödas, ei saa neid enam muuta), siis:

  • Nimi: GLOBAL_ACCOUNTING_EDIT_MAX_TIME
  • Väärtus: true
  • Int number: siia kirjutatakse, mitu minutit saab dokumenti muuta. Näiteks üks päev, siis kirjuta 1440 (24*60) 

Kui soovite keelata loodud dokumentide kustutamise, siis:

  • Nimi: GLOBAL_DO_DO_NOT_ALLOW_DOCUMENT_DELETE
  • Väärtus: true
  • AltValue: lisage siia dokumenditüübid, mida saab kustutada. Kui see on tühi, ei saa ühtegi dokumenti (isegi tellimusi, hinnapakkumisi jne) kustutada. Mitme tüübi lisamiseks eraldage need |-ga. Näiteks DOCUMENT_BID|DOCUMENT_SALES_ORDER. 

Peale lukustamise reeglite lisamist salvestage muudatused. Seadistuste rakendumiseks logige programmist välja ning uuesti sisse.