Fitekin integratsioon (endine Fitek)

Säästa enda aega raamatupidamises, automatiseerides ostuarvetega seotud protsessid Fitekin’is!

 

Fitekin on internetipõhine ostuarvete haldussüsteem, mis lihtsustab e-arvete, PDF- arvete ja paberarvete haldamist, kuna süsteem võimaldab ostuarvete kinnitamist, kulude jaotamist ja nende protsesside automatiseerimist. 

Fitekin võimaldab arvetehaldust kõikjalt, mis pakub võimalust kaugtööks. Ainuke eeldus, et Teil on olemas internetiühendusega nutitelefon, tahvel või arvuti. 

Arvehaldussüsteemis Fitekin kinnitatud ja konteeritud arved saadetakse raamatupidamistarkvarasse (ERP) või vajadusel ka mõnda teise kliendi infosüsteemi. Ostuarvete haldussüsteemi lahendus muudab kogu ostuarvete käsitlemise protsessi kiireks, lihtsaks ja ülevaatlikuks. Arved koos infoga säilitatakse seaduses ette nähtud ajale. Seega saab FitekIni tarkvara kasutada ka ostuarvete arhiivina, mis muudab arvete arhiivist otsimise ka kiireks ja lihtsaks.

Fitekin on peamiselt mõeldud ettevõtetele, millel on: 

  • Rohkem kui 300 ostuarvet kuus
  • Kuus või rohkem inimest ettevõttes/asutuses, kes tegelevad arvete kinnitamisega
  • Eri paikades asuvad arved ja nende kinnitajad

Kasutad ERPLY Booksi? Vaata, kuidas saab Fitekini kasutamine Sinu jaoks lisaväärtust luua:

  • Säästad enda ja oma kolleegide aega, automatiseerides ostuarvete halduse ja sellega seotud protsessid.
  • Arvete haldus on võimalik kõikjalt, kus on olemas internetiühendus je veebibrauser.
  • Reaalajas ülevaade ettevõtte ostuarvetest.
  • Arved säilitatakse seaduses ettenähtud ajale, mis tähendab, et Fitekini tarkvara saab kasutada ka kui arvete arhiivina.
  • Lihtne ligipääs arvete arhiivile – vajalikud andmed on kiirelt leitavad, enamlevinud otsingud on võimalik salvestada.
  • Tänu väiksemale kogusele manuaalsele tööle on süsteemis vähem vigu, mis võimaldab paremat andmete kvaliteeti.
  • Ostuarvete õigeaegne käsitlemine on üheks eelduseks heale maksekäitumisele ja koostööle tarnijatega.

Kasutad Fitekini? Vaata, kuidas saab ERPLY Booksi kasutamine Sinu jaoks lisaväärtust luua:

  • Riigikassa, SAP ja riigi raamatupidamislahendusega on ERPLY Booksi kasutada ka riigiasutusel, sest tänasel päeval on võimalik riigisektorile saata vaid e-arveid.
  • ERPLY Booksil on panga impordifunktsioon, mis võimaldab automatiseerida kuni 100% kõigist maksetest.
  • Raamatupidajad saavad ostuarvete haldusega seotud protsesse automatiseerida tagades, et kõik maksed jõuavad ERPLY Books’i automaatselt (kõrvaldades fail alla-fail üles manuaalse töö) ja jättes manuaalseks tööks ainult maksed, mida süsteem automaatselt käsitleda ei suuda.
  • Igas suuruses ettevõtted, kes peavad käsitlema pangamakseid, saavad makstavad ja saadavad arved automatiseerida
  • Kui Teie ettevõtte raamatupidaja läheb puhkusele, lähevad maksed ikka Books’ ja ERPLY Books teeb tema tööd edasi tuvastades ja ühendades nii palju makseid kui võimalik.

Lihtsalt et anda ettekujutlus, mida failide alla laadimine ja üleslaadimine saab teha. Oletame, et peate ….(get payments)… kolm korda päevas. 52 nädalat, viis päeva nädalas. See tähendab 52*5*3=780 korda. Ütleme, et panka sisselogimine, siis faili alla laadimine ja siis üles laadimine Books’i tarkvarasse võtab aega keskmiselt umbes 2 minutit. See tähendab, et saate säästa 26 tundi iga aasta lihtsalt eemaldades manuaalselt alla- ja üleslaadimise protsessi. Samuti eemaldab see lõpuks vajaduse aeg-ajalt värskendada CSV/muu vormingu väljundeid. Näiteks PayPal on aastatel 2015–2022 muutnud oma CSV-failivormingut rohkem kui kolm korda.

 

Fitekini integreerimine

 

Ava ”Sätted -> Integratsioonid” ja otsi Unifiedpost ning vajuta ‘’Halda’’ nuppu. Avaneb aken, kuhu sisesta oma kasutajanimi ja parool ja salvesta.

 

 

Kasutajanime ja parooli saad Unifiedpostist ning täpsemat infot nende kohta saad Unifiedposti kasutajatoelt. Kui kasutajanimi ja parool on lisatud, on integratsioon loodud. 

Liikudes ”Aruanded -> Müügiarved” ja avades soovitud müügiarve, on all paremas nurgas ümbriku nupule vajutades võimalik see otse Fitekile (Unifiedpostile) saata. Vajuta linnukesele ‘’Saada’’ nupul ja vali sealt ‘’Fitek’’. 

Kirjuta pealehe otsingukasti Globaalsed Parameetrid. Seal on olemas global nimega ATTRIBUTE_GLOBAL_ADD_EINVOICE__SERVIDE_ID. See global on oluline, sest Unifiedpostile on vajalik, et oleks ühtne klientide andmebaas avalikule sektorile. Kui tegu on avaliku sektori organisatsiooniga, siis on vajalik tunnus, mis eristab millisest organisatsioonist arve saadetakse.

Kliendi andmetesse on ‘’Identifikaatori’’ lahtrisse vaja sisestada tunnus. Kliendi andmed leiad kui avad ”Müük-> Kontaktid” ja vajutad nime ees olevale i tähele. Tunnuse lahtrisse lisa kõigepealt enda ettevõtte registrikood ja seejärel lisa veel kliendi registrikood (eraisiku puhul isikukood). Nüüd on klienti võimalik eristada identifikaatori järgi. 

 

 

 

  • GLOBAL_USE_EINVOICE_VERSION12 – kui seda globalit ei ole lisatud, siis vaikimisi saadame meie Unifiedposti arve versiooniga 1.1. Siinkohal peaksid uurima oma Unifiedpost haldurilt, mis versiooniga e-arveid te kasutate. Eesti e-arvete standardis on hetkel kasutusel kolm erinevat versiooni (1.0, 1.1 ja 1.2). 
  • GLOBAL_ADD_ALL_BANK_ACCOUNTS_EINVOICE – selle globaliga lisatakse e-arvele kõik erinevad pangakontod, mis on lisatud firma andmete all (”Sätted -> Firma andmed”). Kui seda globalit pole, siis lisatakse vaid üks ehk siis peamine, mis on linnukesega vaikimisi märgitud. 
  • GLOBAL_ADD_ATTACHMENT_TO_EINVOICE – selle globaliga lisatakse arvele ka PDF fail.

Kui ettevõttel on Unifiedpost mingis oma serveris, nt suured kliendid kasutavad eraldi Unifiedposti serverit, millel on oma URL, siis saab seda saab seadistada nii: 

Kui integratsioon on tehtud, siis ”Sätted -> Integratsioonid” alt otsi välja Unifiedpost ja vajuta ‘’Sünkroniseeri’’  ja siin saad sünkroniseerida ostuarved. Kui saadad müügiarveid, siis seda saab teha arve peal (kirjeldatud üleval pool) või kasutades Invoice Scheduleri. Loe Invoice Schedulerist lähemalt SIIT. 

Kui on soov kasutada ostuarveid Unifiedpostis ja ühendada ERPLY Booksi kontoplaan, siis avades ”RMP -> Kontoplaan”, saab kontode CSV faili alla laadida ja seejärel Unifiedposti abiga need Unifiedposti laadida.

Kui teil on lisaküsimusi, võtke meiega ühendust aadressil info@erplybooks.com.