Envoice integratsioon

1. Partnerlus

Envoice on digiteerimis-ja kuluhaldustarkvara igas suuruses ettevõtetele. Envoice võimaldab automaatset andmesisestuseta raamatupidamist ja toetab e-arveldust. Lisainformatsioon: www.envoice.eu ja support@envoice.eu.

2. Integratsioon

2.1. Millist kasu saab integratsiooni lahendusest ERPLY Books’i?

Envoice aitab ERPLY Books’i kasutajatel astuda suure sammu paberiva raamatupidamise suunas. Envoice muudab ostuarved ja kviitungid elektroonilisteks dokumentideks ning seejärel on neid Envoice keskkonnas lihtne konteerida, aruandeid koostada või soovi korral ettevõttes kinnitada. Suure ajavõidu annavad Envoice’s olevad automatiseerimise tööriistad ja enamus toiminguid saab vajadusel, kas täielikult või osaliselt ära automatiseerida. Kui kõik soovitud toimingud on Envoice’s tehtud, liiguvad arved ja kuluaruanded automaatselt ERPLY Books’i.

Envoice’i kasutuselevõtmise teeb lihtsaks see, et andmevahetus toimub ka vastupidi. Envoice’i liidestuse aktiveerimisel saadetakse vajalikud seadistused (kontod, projektid, hankijad, käibemaksud) ERPLY Books’ist automaatselt Envoice’i ja nii ei pea aega kulutama Envoice’i seadistamisele. Edaspidi sünkroniseeritakse muudatused, mis tehakse ERPLY Books’i seadistustes, kord päevas automaatselt Envoice’i ning vajadusel saab seadistuste sünkroniseerimise käivitada käsitsi.

3. Kuidas integratsiooni luua?

Integratsiooni loomiseks mine www.envoice.eu ja logi oma kontosse sisse. Seejärel mine ülamenüüst “Seadistused” > “Liidestused” ja vali “ERPLY Books”.

Järgmiseks genereeri oma ERPLY Books’i kontole API token ning sisesta see pildil näidatud lahtrisse, seejärel salvesta:

Seejärel näed järgnevat pilti:

Juhul kui liidestuse ühendamise aknas tekib veateade ”Credentials seem to be wrong”, siis tuleks ERPLY Booksi paroolid vahetada kas ”Sätted -> Kasutaja seaded” alt või logida kontolt välja ning sisse tagasi logides sisestada kasutajanimi ning seejärel ”Unustasid parooli?”.

Tehtud liidestust näed, kui lähed ülamenüüst “Seadistused” -> “Liidestused”.

3.1 Hind

3.1.1 Integratsiooni hind

Integratsiooni tegemine ja kasutamine on kliendile tasuta. Hind tekib kasutatud põhifunktsionaalsuste eest, mitte selle eest, kuidas kaks tarkvara omavahel suhtlevad.

3.1.2 ERPLY Books’i ja Envoice hinnapaketid

ERPLY Books’i ja Envoice’i kasutamise hind kujuneb vastavalt valitud hinnaplaanidest.

ERPLY Books’is on olemas kolm erinevat hinnapaketti koos erinevate võimalustega. Rohkem infot siit.

Envoice kuutasu sõltub digiteeritud dokumentide hulgast ning sellest, kas valida automaatse digiteerimise või verifitseeritud digiteerimise pakett. Kasutajapõhist tasu Envoice’s ei ole. Info hinnakirja kohta leiad siit.

3.2 Tööprotsess

Kui integratsioon on loodud, on Sul võimalus hakata integratsioonilahendust kasutama. Selleks lae failid Envoice’i üles ühel viisil järgnevatest:

• oma arvutist;
• saates arved Envoice’i e-maili teel;
• kasutades telefonirakendust “Envoice”, et saata tšekke või tehes telefoniga pilt vastavast dokumendist.

“Seadistused” alt leiad Ostuarvete postkasti e-maili aadressi, kuhu saata fail, et see jõuaks Envoice keskkonda.

3.2.1 Arvete saatmine

Ühe kirjaga saab korraga saata kas ühe või mitu arvet. Saates mitu arvet korraga näed, et saabunud on PDF fail ja kui selle peale vajutada, näed saadetud arveid. Kui saadad ühe meiliga ühe arve, siis näed antud arve kuupäeva ja selle summat.

Kui fail on Envoice’i saadetud, saabub see moodulisse “Ostuarved”, kus näed uue saabunud arve puhul punast märki.  Vajuta ülamenüüs “Ostuarved” mooduli peale ja seejärel avage saadetud arve. Arve parameetreid näed vasakul, ning arve PDF vaadet paremal:

Kui oled dokumendiga vajalikud toimingud teinud, siis salvesta. Seejärel vajuta uuel avanenud lehel rohelisele nupule “Edasta”. Seejärel edastatakse arve ERPLY Books’i raamatupidamistarkvarasse. Kui dokument on edastatud, saad sellekohase teate.

3.4 Digiteerimine

Envoice keskkonnas on Sul võimalik kasutada ExactExtract digimist. Kui edastanud PDF faili või .jpg pildifaili, tuleb need edastada digiteerimisse, et need oleksid süsteemile arvena loetavad. Ava saabunud fail ja vajuta lehe ülaosas “Edasta dokumendid ExactExtract digimisele”. Seejärel avaneb järgnev vaade:

Kõik digiteeritud dokumendid saadetakse integreeritud tarkvarasse ja digiteeritud dokumendid arhiveeritakse.

4. Kuidas integratsiooni eemaldada

Integratsiooni eemaldamiseks mine ülamenüüst “Seadistused” > “Liidestused”, seejärel vajuta ERPLY Books’i logole ja avaneb lehekülg, kust saad vajutada deaktiveeri:

Seejärel avaneb aken:

Vajutades “Jah” toimub deaktiveerimine ja katkestatakse tehtud integratsioon.

Korduma kippuvad küsimused

Mis juhtub, kui ma integratsiooni kogemata katkestan?

Integreeri enda Envoice ja ERPLY Books’i konto uuesti nagu on kirjeldatud punktis 3.

Kas on limiit, kui mitu arvet võin iga kuu ERPLY Books’i ja Envoice vahel edastada?

Limiit sõltub ERPLY Books’is valitud hinnapaketist:

Väike pakett- 10 arvet, keskmine pakett- 1000 arvet, suur pakett- piiramatult arveid.

Kas arveldamine toimub ERPLY Books’i ja Envoice vahel eraldi või on olemas ühine leping ja hinnapakett?

Arveldamine toimub eraldi. ERPLY Books’is kujuneb hind vastavalt valitud paketile ja Envoice’s vastavalt dokumentide arvule. Integratsiooni tegemine on tasuta.

Kui olen Envoice klient, kui palju maksab mulle ERPLY Books’i kasutamine?

Hind kujuneb vastavalt ERPLY Books’is valitud hinnapaketile.

Kui olen ERPLY Books’i klient, kui palju maksab mulle Envoice kasutamine?

Envoice hind kujuneb vastavalt saadetud dokumentide arvule.

Kui olen edastanud arve ERPLY Books’i ja kustutan selle hiljem ERPLY Books’ist, kas see kustub ka Envoice’st?

Ei, arve ei kustu Envoice’st. Arvet on võimalik uuesti edastada, kui lähed Envoice’s “Ostuarved” > “Arhiiv”  ja vajutad arve rea lõpus olevale noolekesel, avaneb aken “Edasta uuesti”.