Isikuandmekaitse regulatsioon (GDPR)

 

Sinu ettevõte ja ERPLY Books

Isikuandmekaitse regulatsiooni kontekstis on ERPLY Books andmetöötlustarkvara (data processor). ERPLY Books pakub platvormi kliendiandmete (isikuandmed) säilitamiseks, kuid ei halda neid andmeid. Sinu ettevõte haldab ja töötleb sisestatud andmeid ning on andmete haldaja (data controller). Detailne kirjeldus, kes on andmetöötleja (data processor) ja andmete haldaja (data controller) leiad Euroopa Komisjoni kodulehelt.

 

Millised isikuandmed on ERPLY Books’i salvestatud?

ERPLY Books’is on klientide nimekiri ning muud klientide ja hankijatega seotud andmed:

  • Kontaktinformatsioon nagu meiliaadressid, ettevõtete juriidilised aadressid, isikute kontaktandmed;
  • Kui tarkvarast väljastatakse kliendile/hankijale e-mail, siis säilitatakse vastav tegevus ja väljastatud e-mail tarkvaras;
  • Kui väljastatakse/saabuvad arved klientidele/hankijatelt, säilitatakse kõik saabunud/väljastatud info e-maili ja manustega.

 

Kuidas säilitatakse isikuandmed ERPLY Books’is?

Andmed säilitatakse turvaliselt:

  • Kõik internetiühendused luuakse HTTPS-i serveri vahendusel;
  • Kõik andmed on andmebaasis säilitatud krüpteeritult.

 

Kes omab ligipääsu Sinu andmetele?

  • Andmetele omab ligipääsu ainult volitatud kasutaja;
  • ERPLY Books’i meeskond ei oma ligipääsu ettevõtte andmetele. Andmetele on võimalik saada ligipääs ainult ettevõtte poolt saadud volitusega, näiteks kui soovitakse abi mõne tarkvaraga seotud küsimusega.

 

Andmeid ERPLY Books’ist eksportides, langeb nende konfidentsiaalsuse säilitamise kohustus kasutajale, kes andmed tarkvarast eksportis

See tähendab:

  • Aruannete alla laadimine;
  • Aruannete/arvete väljastamine e-maili teel;
  • Andmete laadimine/sünkroniseerimine API vahendusel.

 

Kuidas hallata isikuandmeid?

Vaikimisi on kõik andmed säilitatud tarkvaras nii kaua kuni kaustaja konto on aktiivne. Kontolt andmeid kustutades, ei kustutata andmeid andmebaasist, sest raamatupidamise jaoks võib olla kustutatud info vajalik.

Kui soovid eemaldada info jäädavalt, tuleb eemaldada kõik sellega seotud detailid. Nagu eelnevalt mainitud, kontaktinfo võib olla nii e-mailides, väljastatud arvetes jne. Kuna raamatupidamisseadused erinevad riigiti on võimalik sooritada järgnevaid toiminguid:

  • Kui soovid eemaldada kontaktinfot jäädavalt ava ERPLY Books’is kontaktide moodul, vali vastav kontaktikaart ning vajuta “Märgi anonüümseks“ nupule. Pärast seda sooritatakse järgnevad tegevused;
    • Kui kontaktiga pole seotud ühtegi dokumenti, kustutatakse kontakt
    • Kõik isikuandmed asendatakse „N/A“
    • Juhul kui kontaktile on saadetud e-maile, märgitakse e-mailid kui „N/A“
    • Kui kontaktile on saadetud arveid/hinnapakkumisi vms dokumente, märgitakse väljastatud info kui „N/A“
    • Kui kontaktilt on saabunud makseid, märgitakse makseinfo kui „N/A“.
  • Andmed, mis on sisestatud manuaalselt või andmed, mis on vastu võetud läbi Ostuarvete Postkasti, tuleb kasutaja poolt manuaalselt eemaldada.