Viitenumbrid

 

Käesolev juhend annab ülevaate, kuidas toimivad ERPLY Books’is viitenumbrid.

1.  Viitenumbri loomine

ERPLY Books loob 7-3-1 reegli põhiseid viitenumbreid. Kui olemas on vastavad reeglid, loob süsteem need viitenumbrid Sinu müügiarvete jaoks automaatselt.

1.1 Vaikimisi lisatud reeglid:

  • Viitenumbrit saab koostada kliendipõhiselt;
  • Viitenumber saab tulla arvelt

1.1.1 Kliendipõhised viitenumbrid

Kui soovid, et viitenumber oleks seadistatud kliendipõhiselt, pead seadistama viitenumbri kontakti kaardile. Mine “Ost”/ “Müük” > “Kontaktid”, seejärel vali klient ja vajuta alamenüüst “Kontakti kaart”. Kui kontakti kaart avaneb, siis näed viitenumbri lahtri juures sinist nuppu “Loo uus”. Vajuta sellele, et luua kliendile viitenumber. Salvesta. Kui see on seadistatud, siis valides selle kliendi müügiarvele, lisandub autmaatselt ka seadistatud viitenumber.

NB! Tuleb meeles pidada, et see seadistus töötab ainult siis, kui teed arveid ERPLY Books’is. Kui lood arveid läbi API või mõne muu integreeritud süsteemi kaudu, siis peab ka partnerprogrammis olema viitenumber lisatud.

1.1.2 Arvepõhised viitenumbrid

Kui soovid, et viitenumbrid oleksid arvete arvete põhised, pead seadistama reegli. Selleks trüki pealehe otsingusse “Globaalsed attribuudid”. Avanenud lehel vajuta sinist “+ Lisa” nuppu, et lisada uus rida. Sisesta reegel:

rule: “ATTRIBUTE_ERPLY_SYNC_ORDINARY_EU_REF_NR”.

Väärtuse veergu lisa “true”.

 

1.2 Erinevad võimalused, mis on seotud arvepõhiste viitenumbritega

  • Tavalised viitenumbrid – viitenumber koosneb arvenumbrist ja viimaseks numbriks arvutatakse kontrollnumber. Arvutused tehakse teiste numbrite põhjal;
  • Kui soovid, et viitenumber sisaldaks kliendikoodi, siis pead selle seadistama kliendi kaartil;
  • Vaikimisi: kui Sul on arvenumber “100791”, siis vaikimisi luuakse viitenumber 1007912. Kui soovid, et see oleks kujul 00000000000010079102, siis lisa globaalsetesse attribuutidesse reegel “ATTRIBUTE_GLOBAL_REF_NR_COMPULSORY_LEN20” väärtusega “true”.
  • Kui kasutad arvete jaoks faktooringut, siis selleks, et süsteem saaks aru, et viitenumber peab sisaldama pangakoodi, siis lisa oma panga kliendinumber faktooringu seadistusse. See on eriseadistus, huvi korral võtke ühendust klienditoega aadressil support@erplybooks.com.
  • Kui arvenumber on liiga pikk, et koostada sellest viitenumbrit, saad lisada selle jaoks reegli (lisa see “Globaalsetesse attribuutitdesse”): “ATTRIBUTE_GLOBAL_INVOICE_NR_LENGTH_FOR_REF_NR”, väärtusega “true”.

2. Piirangud

  • Viitenumbrid saavad olla arvenumbri põhised. Viitenumbrid saavad koosneda ainult numbritest ning juhul, kui arve number sisaldab lisaks ka tähti (kreeditarve puhul “k” või “c”), siis süsteem üritab neid tähti numbritega siduda. Kui süsteem seda ei suuda, siis viitenumbrit ei looda;
  • Kui arve number on pikem kui 19 märki, siis viitenumbrit ei looda;
  • Ei ole piirangut, mis keelaks kasutada faktooringu ja tavalise arve viitenumbreid samaaegselt. See tähendab, et ERPLY Books ei anna kasutajale veateadet, kui süsteem ei leia kasutaja jaoks vajalikku faktoorigu seadet. Selle asemel loob süsteem tavalise viitenumbri ilma faktoorimise jaoks vajaliku informatsioonita.

3. Viitenumbrite kasutamine

ERPLY Books’is kasutatakse viitenumbreid erinevates juhtudel ja protsessides.

  • Viitenumbreid näidatakse arvete otsingus, kui oled lisanud järgneva reegli:

Trüki pealehe otsingusse “Global Parameters”. Vajuta “+ Lisa” nupule, et lisada uus reegel: “GLOBAL_SHOW_REF_NUMBERS” väärtusega “true”.

  • Pangaimport – kui laekumise või maksmise viitenumber on olemas, siis süsteem üritab leida sama viitenumbriga arveid. Kui Sul on mitu arvet, millel on sama viitenumber, siis süsteem kontrollib, kas arve kirjeldusest on viitenumber leitav.
  • Maksefaili luues korraldab ERPLY Books nii, et ühel hankijal oleks üks makse iga viitenumbri jaoks. See tähendab, et kui peaksid hankijale maksma 10 arve eest ja nende arvetel on kolm erinevat viitenumbrit, siis kokkuvõttes teed sellele hankijale kolm makset.
  • Kõik müügiarved sisaldavad vaikimisi viitenumbrit.
  • Kui soovid otsida arvet viitenumbri järgi, siis kirjutad otsingu parameetrites viitenumber arve numbri kasti.
  • Maksefaili luues on kaks viisi, kuidas süsteem lisab viitenumbreid. Kui esimene viis SEPA maksele viitenumbri lisamiseks oli lisada see makse kirjeldusse, siis vaikimisi kasutatakse ka seda (see näeb välja selline: “/RFB/10079102/TXT/Arve number X, Y, Z”. Kui soovid, et see oleks lisatud eraldi reale, siis kasuta reeglit “ATTRIBUTE_GLOBAL_BANK_EXPORT_SEPA_REFNR”, väärtusega “true”.

Märkus: Mõne aasta pärast on reegel “ATTRIBUTE_GLOBAL_BANK_EXPORT_SEPA_REFNR” vananenud, sest kõik kontod kasutavad vaikimisi süsteemi, kus viitenumber on lisatud eraldi reale.