Kas liitumisel seob kasutajat ERPLY Books’iga pikaajaline leping?
ERPLY Books’iga liitumine ei kanna endaga kaasas mingit pikaajalist lepingut ega kohustust. Hinnakirja võib vahetada igal ajal, teenuse kasutamisest loobumiseks tuleb ette teatada 30 päeva.
Millistes riikides saab ERPLY Books’i kasutada?
ERPLY Books on kättesaadav üle kogu maailma. Ainsaks piiranguks on interneti olemasolu. Hetkel on ERPLY Books kättesaadav eesti, inglise, soome, leedu, taani ning hispaania keeles. Ka arveid on võimalik väljastada kõigis nendes keeltes.
Kuidas alustada ERPLY Books’i kasutamist?
Esmalt tuleb kasutaja registreerida. Juhul, kui alustate raamatupidamisega algusest, polegi vaja midagi peale enda organisatsiooni andmete sisestamise teha – ERPLY Books on valmis kasutamiseks. Juhul, kui soovite ERPLY Books’i üle tuua käimasoleva raamatupidamise, vaadake demo videot.
Kuidas saan importida andmeid vanast raamatupidamissüsteemist ERPLY Books’i?
ERPLY Books võimaldab kopeeri-kleebi (copy-paste) stiilis andmete importimist suvalisest tabelarvutusprogrammist. Täpsema juhendi saate siit.
Kas ühel organisatsioonil võib olla mitu kasutajat?
Jah. On üsna sage, et ühe organisatsiooni raamatupidamisele soovib ligi pääseda mitu isikut. Selleks tuleb kasutajat volitada: Sätted > Kasutajad > Lisa kasutaja.
Kasutajat saab teha volituse tema e-maili alusel; kui volitatu soovib organisatsiooni andmetele ligi pääseda, peab ta selle sama e-mailiga kasutaja registreerima. Organisatsioone saab volitada enne, aga ka pärast kasutajakonto registreerimist.
Kas ühel kasutajal võib olla mitu hallatavat organisatsiooni?
Jah. On üsna sage, et raamatupidamisega tegelev inimene rakendab oma teadmisi mitme erineva organisatsiooni raamatupidamises. Mitme organisatsiooni haldamiseks ei ole vaja luua uut kasutajakontot. Piisab vaid uue organisatsiooni lisamisest: vajutage organisatsiooni nimele > avaneb organisatsioonide nimekiri > Lisa organisatsioon.
Kas ERPLY Books’i saab tahvelarvutiga kasutada?
Jah. ERPLY Books töötab probleemideta nii tahvelarvutis kui ka nutitelefonides. Mobiilsete seadmete jaoks saate ERPLY Books’i app‘i alla laadida Google Play’st või iTunes’ist. Mobiilse seadme jaoks optimeeritud ERPLY Books’is on olemas peamised funktsioonid, kuid arvutiversiooni see siiski ei asenda.
Kas ERPLY Books’is on mugavamaks kasutamiseks olemas n-ö peidetud lisasid?
Oleme kasutajaliidese teinud võimalikult lihtsa ja intuitiivse. Lisaks kasutajaliidese nuppudele toetab ERPLY Books ka mõningaid klahvikombinatsioone, nagu näiteks ctrl + S salvestamiseks ja ctrl + D arverea kustutamiseks (Apple toodetel asendab ctrl nuppu cmd).
Kuidas ERPLY Books töötab?
Et ERPLY Books’i kasutamine oleks ka raamatupidamisalase erihariduseta inimesele võimalikult arusaadav, oleme ERPLY Books’i üles ehitanud kannetepõhisuse asemel tegevustele. Juhul, kui müüte kaupa või teenust, peate sisestama vaid müügiarve – raamatupidamiskanded kontode vahel teeb ERPLY Books loodud arve alusel automaatselt. Täpselt sama toimib ka ostude puhul: ostate kulumaterjali (või näiteks põhivara) ja kirjeldate ERPLY Books’is tegevust vastava mooduli abil. Juhul, kui kasutate ERPLY Books’i poolt pakutavaid mooduleid ja sisestamise võimalusi, ei pea te kannete pärast muretsema. Kõik kanded tehakse automaatselt.
Automaatsete kannete tegemiseks on tarvis seadistada süsteemikontod – nii oskab ERPLY Books ostu- ja müügiarvele, aga ka teistesse moodulitesse õiged kontod valida ja korrektsed kanded teha. Kui soovite kasutada ERPLY Books’i standardkontoplaani, on ka süsteemikontod juba eelnevalt seadistatud. Kui soovite kasutusele võtta kontoplaani mõnest varasemast tarkvarast, tuleb kontoplaani seadistamisel üle vaadata ka süsteemikontod. Süsteemikontod leiate Sätted > Algandmed > Süsteemikontod.
Millises formaadis saab ERPLY Books’is aruandeid salvestada/printida?
ERPLY Books’is saab kõiki aruandeid alla laadida PDF, .xls, .csv ja .html formaadis.
Kuidas saab ERPLY Books’i andmetest isiklikku varukoopiat?
Teeme ERPLY Books’i andmebaasist regulaarselt krüpteeritud varukoopiaid, et andmete säilimine oleks tagatud. Juhul, kui soovite enda andmetest isiklikku koopiat, salvestage soovitud aruanded ja pearaamat .csv formaadis endale arvutisse.
Kuidas koostada ja kasutada viitenumbreid?
Viitenumbri saab kliendile lisada kliendi kaardilt: Sissetulekud (ka Väljaminekud) > Kontaktid, valige kontakt, vajutage “Kontakti kaart” ning “Loo uus” viitenumber. Viitenumber kuvatakse vaikimis arvel ja viitenumbriga tehtud pangaülekanded seotakse hiljem pangaimpordis automaatselt kliendiga.
Mida teha, kui ERPLY Books’is puudub mõni minu jaoks oluline funktsioon?
Ärge heitke meelt! Selle asemel võtke ühendust meie kasutajatoega support@margn.com ning anname Teile soovitud informatsiooni loetud tundide jooksul.
Kuidas saab arvest koopiat teha?
Nii ostu- kui müügiarvet saab kopeerida vastavalt kas ostu- või müügiraportis. Lisaks on seda võimalik teha otse arve pealt, kui arve on avatud: Muu > Kopeeri. Avaneb uus arve, kust on võimalik muuta vajalikke väärtusi ja seejärel saab uue arve salvestada.
Juhul, kui soovite mitmest arvest korraga koopiat teha (näiteks regulaarsed, kord kuus väljasaadetavad arved), siis saate seda teha täpselt samamoodi – valige (hoidke all ctrl‘i) raportist sobivad arved ning vajutage “Kopeeri”.
Mida peaks teadma ERPLY Books’i ostu- ja müügiartiklite süsteemist?
Ostu- ja müügiartiklitel on ERPLY Books’is keskne roll. Neid saab luua otse ostu- või müügiarvel – kui kirjutate artikli lahtrisse uue artikli nime, luuakse see artikkel arve salvestamisel automaatselt. Uue artikli kontod vaikimisi: kulukontoks valitakse teenuste kuludele vastav süsteemikonto ning tulukontoks põhitulukontole vastav süsteemikonto. Artikli kontosid on võimalik muuta ostu- ja müügi artiklite moodulis Sissetulekud (või Väljaminekud) > Ostu-müügi artiklid.
Kuidas sisestada põhivarasid?
Põhivarade lisamise ja haldamise võtab hästi kokku järgnev video.
Kas ERPLY Books’ist saab müügiarveid saata?
Jah. ERPLY Books’is saab arve kohe pärast salvestamist e-maili teel välja saata. Saatja reale märgitakse organisatsiooni sätetes määratud e-maili aadress. E-maili standardteksti saate seadistada Sätted > Firma andmed. Lühida selgituse leiate siit.
Nii, nagu ühe arve kopeerimisel saab selle arve kohe välja saata, saab seda teha ka mitme arve korraga kopeerimisel: valige soovitud arved, vajutage “Kopeeri” ja valige saatmine. Mitme arve korraga saatmisel on oluline, et kontakti kaartidel oleks varasemalt lisatud kontaktide e-maili aadressid.
Kas arve malli on võimalik muuta?
Tasulises paketis saab kasutaja arve ise kujundada – lisada saab endale vajalikku informatsiooni, ettevõtte logo ja soovi korral isegi reklaami. Seda saab teha valides Sätted > Arve kohandamine.
Kuidas teha pangaimporti?
Pangaimporti saate alustada, vajutades avalehel pangaimpordi nupule ja laadides üles .csv faili. Lühikest tutvustavat videot saate vaadata siit.
Kas pangaimpordis on võimalik arveid lisada?
Jah, vaadake siit videost lähemalt.
Milliste pankade väljavõtteid pangaimpordis toetatakse?
Pangaimport toetab kõigi Eestis tegutsevate pankade kontoväljavõtet. Lisaks toetab ERPLY Books ka suuremate rahvusvaheliste pankade kontoväljavõtteid ning PayPal’i. Pangaimpordi automaatsus ja varasemate tehingute pealt õppimine teeb sellest ERPLY Books’i kõige võimsama ja lahutamatu osa, ilma milleta enam tulevikus raamatupidamist ette ei oska kujutada.
Kuidas koostada pangaülekannete jaoks maksefaili?
ERPLY Books võimaldab soovitud maksed panka importida ja nii ülekannete tegemise pealt aega kokku hoida. Minge maksmata ostuarvete moodulisse, valige soovitud arved ja vajutage “Koosta maksefail”. Kuna kõigil euroala pankadel on kohustus toetada SEPA makseid, siis valige makse tüübiks SEPA. Kuna SEPA maksete puhul kasutatakse ISO 20022 XML formaati, tuleb faili panka laadimisel jälgida, et valitud oleks just seda tüüpi formaat.
Kuidas toimida, kui kliendilt laekub või teete hankijale ettemaksu?
Pangaimporti kasutades saab laekumisele valida kliendi või hankija, käsitsi saab seda sama teha maksmata ostuarvete ja laekumata müügiarvete moodulis: vajutage “Lisa makse” ning valige sobiv klient või hankija.
Kuidas muuta pangaimporti veel automaatsemaks?
Tasub jälgida, et kliendi/hankija nimi kattuks nii kontaktides, kui ka pangaväljavõttes. Kasuta pangaimporti alati ja maksimaalselt – pangaimport õpib eelnevatest tehingutest ja oskab hiljem sarnaseid asju õigete arvetega kokku viia.
Kuidas kasutada kliendi või hankija ettemaksu?
Ettemaksu kasutamiseks valige laekumata ostuarvete või maksmata müügiarvete moodulis arve ning vajutage “Seo ettemaksuga”. Kanded tehakse automaatselt. Lisaks sellele on mitmeid võimalusi, kuidas ettemakse hallata. Lähemalt lugege siit.
Kuidas lisada kreeditarvet?
Tehke uus arve või kopeerige eelmist arvet (sisuliselt tehakse samuti uus arve) ja märkige summa miinus-märgiga.
Kreeditarve eest tasuti raha tagasi – kuidas seda kirjeldada?
Kuna kreeditarve on negatiivse väärtusega, siis tuleb raha tagasimaksmisel märkida arvele ka negatiivne laekumine.
Kuidas muuta makset/laekumist?
Makset saab muuta maksmiste raportis Aruanded > Maksmiste raport ning laekumist laekumiste raportis Aruanded > Laekumiste raport. Valige sobiv laekumine või maksmine ja vajutage topeltklikk või vajutage nupule “Vaata”. Avaneb makse lisamise aken juba makstud/laekunud summaga. Muutke summat ning vajutage “Maksa arve”. Kõik kanded muudetakse jätkuvalt automaatselt.
Kuidas teha tasaarveldust?
Tasaarveldust arvete vahel saate teha, kui kirjutate pealehel asuvasse otsingu kasti “tasaarveldus”. Avaneb võimalus valida müügiarve(d) ja seejärel ostuarve(d), mida soovitakse tasaarvestada.
Kuidas siduda laekumist/makset mitme arvega pangafaili kasutamata?
Pangafaili valimise asemel valige panga tüübi asemel “Lisa käsitsi (sissetulek/väljaminek)”, sisesta summa ning vajuta “Otsi arve(d), mis tasuti.”
Kuidas siduda laekumist/makset mitme arvega?
Pangaimpordis valige “Otsi arve(d), mis tasuti”, vali soovitud arved ning vajuta “Lingi makse arve(te)ga”.
Kas on olemas arvete kinnitamise võimalus?
Jah, kinnitamise võimaluse leiate otse arvelt. Kui soovite antud võimalust kasutada, tehke vastavasisuline muudatus Sätted > Firma andmed. Kui võimalust kasutatakse, on arvel automaatselt valitud “kinnitamata”, kui mitte, siis “kinnitatud”.
Kuidas sisestada pangakulusid?
Soovitame seda teha otse pangaimpordist: valige kirje ja põhjuseks, miks raha liikus, valige pangakulud. Edaspidi leiab ERPLY Books sellised kirjed ise üles ja määrab neile õige konto automaatselt.
Kuidas hoida silm peal kulukohtadel?
Kuidas lisada tolli käibemaks?
Käibemaksuga seotud küsimusi oleme pikemalt lahanud ERPLY Books’i käibemaksu liikide juures ja käibedeklaratsiooni juhendi täitmise juures.
Kuidas sisestada pööritatavat käivet?
ERPLY Books teeb seda automaatselt, kui käibemaksu liigid on korrektselt seadistatud. Vaata lähemalt siit.
Kuidas lõpetada perioodi?
ERPLY Books’is saab aasta lõpeatda saldode korrigeerimise näol. Lisaks on võimalik lõpetatud perioodi lukustada – hea võimalus vältida ekslikult andmete muutmist. Loe lähemalt siit.
Kuidas sisestada palkasid?
Mine Sätted > Halda tegevusi ning kirjuta otsingusse “palk” ning vajuta “enter”. Sisestada saab nii bruto kui netosummas ning määrata tulumaksuvaba miinimumi – kõik maksud arvesatatakse automaatselt. Juhul, kui soovitakse mitme inimese palgad korraga arvestada, saab valida tabelivaate ning mitme inimese palgad korraga sisestada. Hetkel tuleb summad sisestada käsitsi – siis täidetakse teised veerud automaatselt. Kopeerimise puhul automaatsus hetkel veel ei tööta.
Kuidas integreerida ERPLY Books’i ERPLY-ga?
Juhul, kui kasutate ERPLY tarkvara, saate edaspidi kõik andmed lihtsa vaevaga ERPLY’st ERPLY Books’i sünkroniseerida. Kui te veel ei kasuta ERPLY’t, kuid otsite laotarkvara, siis lugege ERPLY kohta lähemalt siit.
Kust näeb klientide koondvõlgasid?
Koondvõlgasid näeb kliendi raportist Sissetulekud (ka Aruanded) > Kliendi raport. Valides kliendi, saab tema kohta detailsemalt infot vajutades nupule “Kliendi käibed”. Sealt samast on võimalik alla laadida ka saldoväljavõte või soovi korral saata saldoväljavõte otse kliendile.
Kust näeb võlgu minevikus?
Olenevalt sellest, kas soovitakse võlgu näha klientide või arvete lõikes, saab minevikuvõlgu vaadata kliendi/hankija raportist või Sissetulekud > Laekumata arved > Võlad minevikus/Väljaminekud > Maksmata ostuarved > Võlad minevikus.
Kas bilanssi on võimalik kujundada enda vajadustele sobivamaks/detailsemaks?
Jah. ERPLY Books’is saab kontodele panna külge TAG‘id ja sedasi kontoplaani vajalikul moel struktureerida.
Kas ja kui, siis kuidas on võimalik organisatsiooni majandustegevust jaotada projektideks/ladudeks/asukohtadeks/objektideks?
ERPLY Books’is on kahe-tasemeline projektihaldus, mille abil peaks saama lahendatud enamus vajadusi. Projekte saab luua ja muuta Sätted > Algandmed > Projektid. Projektile saab omakorda määrata koondprojekti, mille abil saab aruandluses hõlpsa vaevaga kätte just teile vajalikud andmed. Projektide kohta soovitame lähemalt lugeda siit ja vaadata videot.
Andmete mass-muutmine
Massmuudatuste tegemine ERPLY finantsis
Põhivarade haldamine
Panga maksefailid
Panga maksefaili koostamine ERPLY finantsis
Käibemaksudeklaratsiooni lisa
KMD Lisa ERPLY raamatupidamine abil
Kuidas uus konto lisada vaikimisi kontoks ERPLY Booksis?
Minge “Sätted” > “Algandmed” > “Süsteemikontod”. Valige teine konto (Arvelduskonto(pank)) ja vajutade kontonumbri peale, saate lisada konto, mida soovite vaikmisi kontoks. Uue konto lisamise kohta loe järgnevat juhendit.
Kuidas toimida, kui olen lisanud lao ja soovin minevikus tehtud tehinguid selle laoga sünkroniseerida?
Täpsemalt saate lugeda juhenditest.
Kuidas muuta lukustatud arve staatust?
Vajutage lukus oleva arve numbri peale, et avada arve. Kui arve avaneb, valige vasakpoolse menüü viimane lahter “Dokumendi staatus”, kust saate muuta ära “lukustatud” staatuse ja valida uue dokumendi uus staatus (kinnitatud, kinnitamata jne).