Kontod on kõige tähtsam raamatupidamislik info, mistõttu peavad nad täpselt paigas olema. Vaikimisi loob Margn igale organisatsioonile oma kontoplaani, kuid see sobib üldiselt nendele organisatsioonidele, mis pole eelnevalt oma majandustehinguid süsteemselt kirjeldanud. Käesolevas blogipostis anname lühikese ülevaate sellest, kuidas kontod Margn’i importida, kasutades Excelit, OpenOffice’it, Google Spreadsheet’i või muud tabelarvutusprogrammi.
NB: kontode importimine on vajalik üksnes juhul, kui tekib tunne, et konto numbreid käsitsi muuta on mõttetu!
Kõige keerulisem osa importimisel on süsteemikontodega ühendamine. Jah, keeruline on ka kasumiaruande ja bilansi tüüpide paikasättimine. Alustame aga hoopis üldisest, kirjeldades, mida on vaja üleüldse sisestada.
Margn kontoplaan sisaldab järgnevaid välju (* tähistab kohustuslikku välja):
- * Kontonumber – Margn ei luba sellel korduda.
- * Konto nimi – kirjeldav nimi.
- * Konto tüüp – tüüpiline konto tüüp (vara, omakapital, võlad, tulud, kulud).
- * Bilansi tüüp – tüüp, mille alla Margn ta bilansis paigutab.
- * Kasumiaruande tüüp – tüüp, mille alla Margn konto kasumiaruandes paigutab.
- * Rahavoogude tüüp – tüüp, mille alla Margn konto rahavoogude aruands paigutab.
- Lisainfo (TAG) – igasuguse lisainfo kirjeldamiseks mõeldud lahter.
Siit tekkis kohe paar küsimust:
1. Kuhu kontosaldod sisestada saab?
Kontosaldod saab sisestada vastavas moodulis: Kontode algsaldod. Seda saab teha pärast kontoplaani sisestamist.
2. Kuidas määratakse bilansi ja kasumiaruande tüübid?
Et korrektselt sisestada kasumiaruande ja bilansi tüüpe, peab need sisestama sama kirjaviisiga nagu Margn’s on kirjeldatud. Näiteks kui on tegu pangakontoga või kassaga, siis bilansitüübiks peab olema märgitud “Raha”, mitte “raha”. Ainult sellisel viisil saab kasutada tavapärast Ctrl+v kleepimismetoodikat.
Nagu eelnevalt näha võis, on kokku viis kohustuslikku välja: konto number, konto nimi, konto tüüp, bilansi tüüp ja kasumiaruande tüüp. Kui kõik nimetatud väljad on tabelarvutusprogrammis täidetud, võib andmed Margn’i importida. Selleks kopeerige kõik andmed, minge Margn’i, avage kontode moodul (Ctrl + o ning sisestage “Kontod”; või valige kontode moodul menüüst), tehke esimese rea esimene väli siniseks ning vajutage Ctrl + v. NB: kleepimine võib mõnevõrra tõrkuda Firefox’s, mistõttu on soovitav kontode kleepimiseks muid rakendusi kasutada.
Kõik see tehtud, mida nüüd kontrollima peaks?
- Kas kõiki kontosid on täpselt nii palju kui peab olema?
- Kas kõik konto, bilansi ja kasumiaruande tüüpide väljad on täidetud? Kui ei ole, siis peab nendele käsitsi vasted leidma.
Kui eelnev on kontrollitud, võib andmed salvestada.
Nüüd tuleb süsteemikontod seadistada. Mis on süsteemikontod? Need on kontod, mida Margn kasutab erinevate tehingute jaoks: arvetel artikliridadega seotud kannetel, palgaarvestuses palgakulu ja -võlgade kontode määramisel jne. Seega on süsteemikontode seadistamine äärmiselt tähtis. Miks süsteemikontod paigast ära läksid? Põhjus on väga lihtne: kleepides andmed vanade andmete peale, muutis Margn kontosid, kuid mitte kontodega ühendatud süsteemikontosid. Süsteemikontode muutmiseks peab minema Süsteemikontode moodulisse. Seal tuleb igale kontole õige vaste leida.
Kui süsteemikontod on paigas, tuleb muuta käibemaksu liikide kontosid. Selleks minna Sätted -> KM liigid. Süsteemikontode seast leida üles käibemaksu konto õige number ja kleepida see number Konto(deebet) ja Konto(kreedit) kõikidesse lahtritesse. Kui kõik on asendatud, salvestada.
Nüüd võib kontode algsaldod seadistada.