Kui bilanss ei klapi nõuded ostjatele saldoga?

Kõigepealt tuleb omavahel võrrelda kliendi raportit ja bilanssi, et saada teada, kas saldod klapivad omavahel. 

• Bilansi nägemiseks avage Aruanded -> Bilanss
• Kliendi raportit näete, kui avate Müük -> Kliendi raport
• Kliendi raportis pange linnuke ‘’Otsi kande kuupäeva järgi?’’ lahtrisse.

Kui saldo on mõlemas moodulis sama, siis teie Nõuded ostjate vastu saldo klapib Bilansiga. 

Kui saldod ei ole samad: 

• Esmalt tuleks kontrollida, kas ‘’Nõuded ostjatele’’ all on mitu erinevat kontot või üks. Selle nägemiseks pange Bilansi lehel linnuke ‘’Detailne’’ lahtrisse. 
• Järgmisena valige müügiarve, mis on kas täielikult või osaliselt makstud, tehke hiirega parem klõps arvele ja avage ‘’Kanded’’. 

• Avaneb aken, kus näete selle müügiarvega seotud kandeid. Üleval kastikesega märgitud on müügiarvega seotud kanded ning allpool märgitud kastikesega on selle arve laekumisega seotud kanded.

• Nüüd kontrollige nii müügiarve kui ka müügiarve laekumise kandeid. Vajutage topeltklõpsuga esmalt müügiarve kande peale (näidatud ülemise noolega). Kande tüüp peab olema ‘’Müügiarvete kanded’’.

• Kontrollige samamoodi topeltklõpsuga ka müügiarve laekumise kannet (näidatud alumise noolega). Seal peab olema tüübiks ‘’Arvete Maksed/Laekumised’’.

Mitte ühtegi kannet ei tohi olla Nõuded ostjatele kontol muudes kandetüüpides kui ‘’Müügiarvete kanded’’ ja ‘’Arvete maksed/laekumised’’. 

Kui võrreldes Bilanssi ja nõuded ostjatele saldosid selgus, et need omavahel ei klapi, tuleks teha Aruandegeneraatoris (Aruanded -> Aruandegeneraator) järgnev aruanne tuvastamaks, mis tüüpi kandeid on Nõuded ostjatele kontol kasutatud.

Tehke Aruandegeneraatoris järgmised valikud:

• Tabelid: Kanded, Pearaamat
• Väljundid: Pearaamat.Deebet, Pearaamat.Kreedit ja Kanded.Tüüp
• Näita gruppides: Kanded.Tüüp
• Pane linnukene ‘’Kasuta lihtsustatud grupeerimist’’ 
• Vajuta sinist nuppu ‘’Lisa filter’’, et lisada parameeter
• Parameeter: Pearaamat.Konto (ID) Võrdub 13000 – Nõuded ostjatele

Kui otsite kandeid aegade algusest saati, siis pole vaja eraldi kuupäeva parameetreid lisada. Kui aga soovite kindla perioodi kandeid näha (näiteks 2021. aasta omasid) , siis on võimalik lisada juurde ka kuupäeva parameetrid.

Käsikanded

Kui sellest aruandest tuleb välja Käsikannete rida, siis tuleb silmas pidada, et Käsikanded võivad olla kasutusel ainult siis, kui nende deebet ja kreedit on võrdsed. Kui aruandes on näha, et deebetis ja kreeditis on vahe sees, viitab see sellele, et käsikanded tuleks korda teha (kustutada või lisada teatud käsikanded). 

Koosta järgnev aruanne, et näha kõiki Käsikannete tehinguid:

• Tabelid: Kanded, Pearaamat
• Väljundid: Pearaamat.Deebet, Pearaamat.Kreedit ja Kanded.Tüüp
• Näita gruppides: Kanded.Tüüp, Pearaamat.Konto (ID)
• Ära lisa linnukest ‘’Kasuta lihtsustatud grupeerimist’’ lahtrisse 
• Vajuta sinist nuppu ‘’Lisa filter’’, et lisada 2 parameetrit:
• Parameeter: Pearaamat.Konto (ID) Võrdub 13000 – Nõuded ostjatele
• Parameeter: Kanded.Tüüp võrdub Käsikanded

Müügi toimumisel kasvab Nõuded ostjatele konto ning see peab olema deebetis. Käsikannete veerus võib kreeditis olla summa vaid siis, kui see on ümarduste summa, mis on läinud vastaspoolele. Selleks peab olema ‘’Üldiste sätete’’ alt aktiveeritud ‘’Väldi negatiivset rida kannetel-määra süsteemi poolt kandele teine pool?’’

Kui seda aktiveeritud pole, ei tohiks vaikimisi kreedit veerus midagi olla. 

Müügiarvete kanded

Juhul, kui esimeses aruandegeneraatoriga tehtud aruandes tuleb välja ka Müügiarvete kanded rida ning kreeditveerus on mingi summa, siis tuleks leida üles, millest see summa sinna kreeditveergu  tuleb.  

Müügiarvete kannete üksikasju on võimalik näha, kui teete alloleval pildil nähtavate valikutega aruande. 

• Väljundite veergu lisage: Pearaamat.Deebet, Pearaamat.Kreedit, Kanded.Kuupäev, Kanded.Kirjeldus, Kanded.Kood
• Parameetreid saate lisada ‘’Lisa filter’’ nupule vajutades.

Sealt peaksid tulema välja väga väikesed summad, mis on arve ümardamise kulud ja suurt rolli ei mängi. Kui aga sellest aruandest tuleb välja suuremate summadega kandeid, siis tuleks avade need arved, mis need kanded tekitanud on ja kontrollida, kas seal võib olla arvete ridadel kanded nii deebet kui ka kreedit summas, mis on vale. 

Vigaste kannetega arved

Kannete tüüpe ise valida ei saa (nt Müügiarvete kanded), sest süsteem seda ei luba, seega tulevad need kande tüübid reaalse arve pealt. Seega peaks kontrollima, kas mingisuguse arve peal on mingi kanne vale. 

Selle jaoks on meil pealehel otsing ‘’Leia vigaste kannetega arved’’. Sealt on näha arved, mis tuleks kindlasti üle vaadata. 

• Probleemiks võib olla, et müügiarve kanded ei klapi laekumiste kannetega. Sel juhul tuleb jälgida, et müügiarvete deebetid ja kreeditid poleks erinevad müügiarvete laekumiste deebetitest ja kreedititest.

Kõik vigaste kannetega arvete otsinguga välja tulnud arved tuleks üle kontrollida. 

Üheks põhjuseks, miks arve kanded on vigased, võib olla see, et kandeid on käsitsi muudetud. 

Kui arve tuleb Erply laost, siis süngitakse see üle ERPLY Booksi. Vana kanne kustutatakse, et oleks näha mis enne oli ja tehakse uus kanne. Kui aga arve kandel on näha muutja ja muutmise kuupäev, siis tähendab see seda, et seda arvet pole Erply laost üle süngitud, vaid seda kannet on käsitsi ERPLY Booksis muudetud. 

Arve ja laekumise kuupäeva erinevus

Bilansi ja Nõuded ostjate saldode vahe võib tuleneda ka sellest, et arve kuupäev on hilisem kui arve makse laekumise kuupäev. 

Teeme Aruandegeneraatoris uue aruande, et tuvastada need laekumised, mille arve on alles tulevikus. Näiteks võtame perioodi, kus laekumised on toimunud enne 01/01/2022, aga arve on alles peale 01/01/2022 kuupäeva.

• Väljundite veergu lisage: 
• Arved.Klient/Hankija
• Arved.Kuupäev
• Arved.Arve nr
• Arved.ID
• Arved.Arve kokku
• Arved.Tüüp
• Arved.Kande kuupäev (sest kanded on kande kuupäeva järgi, aga kõik aruanded arvete lõikes on vaikimisi arve kuupäeva järgi. Kui see mure on, siis on kliendi raportis võimalik otsida ka kande kuupäeva järgi ‘’Müük -> Kliendi raport’’)

Kuidas korrastada Nõuded ostjate ja Bilansi saldode vahelisi erinevusi?

Bilansi ja Nõuded ostjate saldode erinevusi on võimalik korrastada kahel viisil. 

1. Vanade perioodide avamine

Esimene variant on teha vanad perioodid lahti ja teha muudatused otse arve peal. Kasutades seda lahendust, muutuvad ka varasemate perioodide andmed.

1 ) Enne muudatuste tegemist kontrollige, et muudetav periood poleks ERPLY Books’is lukus. 

• Kui teil on eelnevad majandusaasta perioodid lõpetatud, siis enne parandusi kustutage perioodi lõpetamise kanded. 
• Kustutada tuleb lõpetamise kanded nii selle perioodi omad, kuhu kõige varasemad muudatused tulevad, kui ka kõikide sellele järgnevate perioodide omad. 
• Lõpetamise kanded leiate RMP -> Kanded 

Seejärel vali sobiv periood ‘’Vali periood’’ lahtris

Kande tüübiks vali ‘’Lõpetamise kanded’’.

2)

3) Avage moodul Leia vigaste kannetega arved ja valige Müügiarved. Võtke lahti järjest kõik nimekirjas olevad arved ja nende kanded ja tehke parandused. Kandel peab olema Nõuded ostjatele deebet võrdne arve real oleva Kokku summaga.

4) Parandada arved, millel on Nõuded ostjatele kontol kreedit kanne. Selleks tuleks probleemsete arvete kuupäevade müügiarved laost uuesti üle sünkida või parandada arve võttes aluseks laoarve andmed ja arve peale parandusi lukku panna. 

5) Käsikannete vahe tuleb kanda kulukontole.

Peale neid parandusi tuleb kindlasti üle vaadata eelmiste perioodide käibemaksuaruanded, sest andmed muutuvad!

2. Vanu perioode pole võimalik avada

Teine variant on see, kui vanu perioode ei ole võimalik avada ja kõik muudatused tuleb teha lähiaega. See lahendus antud probleemile toimub ilma varasemate aastate andmeid muutmata. Sellega lisatakse käsikanne selle aasta arvestusse, milles vahe ilmnes ning korrigeeritakse esimesest aruandegeneraatori otsigust selgunud käsikannete deebeti ja kreediti vahe. 

Selle puhul tuleb silmas pidada viimase Aruandegeneraatori otsingu tulemust, kust selgus Nõuded ostjatele konto vähenemine, kuid mille arved on alles tulevikus. Sisuliselt on selle summa puhul tegemist ettemaksuga ja et saada aru, mis peab olema korrektne summa Bilansis ja Nõuded ostjatele kontol, on vaja teha kaks käsikannet. 

Näiteks on 2021. aasta lõpus vähendatud Nõuded ostjatele kontot 7000€ võrra (sest makse on juba laekunud), kuid arved on alles 2022. aasta sees. 

Sel juhul tuleks teha esimene kanne t selles summas, milles Nõuded ostjatele on ettemaksete tõttu vähenenud 31.12.2021 kuupäevaga:

• D Nõuded ostjatele 7000
• K Klientide ettemaksed 7000

Avage nüüd uuesti Laekumata arved selle sama kuupäeva seisuga ja võrrelge seda Bilansi sama kuupäevaga. See vahe, mille võrra Bilanss on suurem kui Nõuded ostjatele saldo, tuleb kanda kulusse kuupäevaga 31.12.2021 teie poolt valitud kulukontole kandega:

• D Kulukonto
• K Nõuded Ostjatele

Kolmas kanne ettemaksude Nõuded ostjatele kontole tagasi toomiseks tuleb teha  01.01.2022 kuupäevaga:

D Klientide ettemaksed 7000

K Nõuded ostjatele 7000

Vältimaks tulevikus olukorda, kus tekivad ettemaksed laekumiste tõttu, mille arve kuupäev pole veel saabunud, tuleks Üldiste sätete alt aktiveerida reegel nr 54.