Töötajaga arveldamine

 

Järgnev juhend annab ülevaate, kuidas toimub töötajaga arveldamine ERPLY Books’is.

 

Töötajaga arveldamine aruandva isikuna ERPLY Books’is

Käesolev juhend kirjeldab aruandva isikuga seotud tehinguid ja nende käsitlemist ERPLY Books’is. Aruandev isik on keegi, kellele antakse raha organisatsiooniga seotud majandustehingute tegemiseks või kellele tasutakse mingite majandustehingute eest. Enamasti on selleks raamatupidaja, kuid võib olla ka mõni muu töötaja ettevõttes.

Üldine protsess on järgmine:

  • sisesta kõik tehingud selliselt, et ühe töötaja kohta tuleb ühes kuus üks aruandva isiku ostudokument;
  • sisesta kõik ostud aruandva isiku peale, isegi siis kui ta ostis selle firma kaardiga;
  • arhiveeri kõik dokumendid – kui on paber, siis tee telefoniga pilt ja lae üles;
  • korra kuus prindi välja dokument, mille saad anda töötajale allkirjastamiseks.

 

1. Kus saab sisestada aruandva isiku oste?

Aruandva isiku oste saab sisestada moodulis “Väljaminekud” > “Ostuarve” (Lisa uus) > “Aruandva Isiku ostud”. Arve numbri lahtrisse on määratud vaikimisi aruandva isiku ostud kuus, mis tähendab, et kõik ühe isiku poolt samal kuul sooritatud ostud sisestatakse koondavalt sellesse arvesse.

 

2. Kuidas sisestada eelnimetatud oste?

Aruandva isiku poolt toodud paberarveid saab käesoleva kuu jooksul sisestada pidevalt. Üks arverida on üks paberarve. Kui tuleb uus paberarve, siis mine “Väljaminekud” > “Ostuarve” (Lisa uus) > “Aruandva isiku ost”. Kui käesolevas kuus on mõni ost juba sisestatud, hoiatab süsteem, et “Sellise numbriga arve juba eksisteerib!”. Kui valid arve vaatamise, saate seda muutma hakata ehk aruandva isiku uusi oste sisestada. Aktiveeri artiklirida ja vali sealt sobiv väärtus (kui see puudub, siis lihtsalt sisestage uus). Seejärel saad kirjeldusse lisada paberarve peal oleva info (nt. bussipiletite puhul võid lisada arve numbri ja marsruudi) ja hinna lahtrisse summa.

 

3. Kuidas toimib töötajaga arveldamine muudes tehingutes?

Võimalikud muud tehingud on järgmised:

    • Avanss – Kui aruandvale isikule anti avanssi pangaülekandega, siis see läheb kirja pangaimporti tehes, kui siduda arverida õige hankijaga. Kui avanssi anti sularahas, siis seda saab sisestada moodulis “Väljaminekud” > “Maksmata ostuarved” > “Maksmata ostuarved”. Ära märgista linnukesega ühtegi arvet, vaid vajuta nupule “Lisa makse” ja uues aknas jäta tühjaks ainult “Arve nr” lahter. Vali õige töötaja, sisesta summa ning salvesta.
    • Komandeeringu päevatasud – päevarahasid sisestatakse aruandva isiku ostuarve eraldi reale nii, et “Hankija” lahter jääb tühjaks ja käibemaksu lahtris valid sellise käibemaksutüübi, mille protsent oleks 0 ja tüübiks “muu KM” (siis seda deklaratsiooni ei paigutata).
    • Isik maksis ostude eest firma kaardiga – Kui aruandev isik tasub ostu eest firma kaardiga, siis tehes pangaimporti, seo makse rida aruandva isiku ostuga. See tähendab, et otsi arve otsimist mitte hankija valimist!
    • Isik maksis oma rahaga – Kui aruandev isik tasub ostu eest oma rahaga, siis jääb talle võlg üles. Sellisel juhul saab temaga arveldada maksefaili kaudu. Seda saab teha moodulis “Väljaminekud” > “Maksmata ostuarved” > “Maksmata ostuarved”, märgista linnukesega soovitud arve ja vajuta nupule “Koosta maksefail”. Maksefaili koostamise kohta vaata järgnevat videot.
    • Palk – palk tuleb sisestada palgamoodulis.

 

  • Töötajale antud laen
    • Läbi töötaja (soovituslik, saab hoida kõik tehingud töötajaga seoses):
      • anna laenu – koosta sellekohane aruandva isiku dokument, kus käibemaks oleks tüübiga “muu km”; kulukontoks läheb laenukonto (tekib tehing deebet negatiivne laen – ehk kajastub positiivselt passivas);
      • laenu tagasimakse arvestamine – koosta aruandva isiku dokumendile üks rida juurde, kus on positiivselt kajastatud laenusumma (tekib tehing deebet laen). Kui soovid eraldi lisada intressi, siis lisa see eraldi reale negatiivse summaga ja pane kulukontoks intressitulu konto;
      • laenu mahaarvamine palgast – koosta aruandva isiku dokumendile üks rida juurde, kus on positiivselt kajastatud laenusumma (tekib tehing deebet laen). Palk maksa läbi pangaekspordi, nii et valid nii palga kui ka aruandva isiku dokumendi maksmiseks – sellisel juhul koostab ERPLY Books talle ühe makse, kus on palgale juurdeliidetud aruandva isiku ostudokument (mis antud hetkel on negatiivne);
      • töötaja maksab laenu ise tagasi – koosta aruandva isiku dokumendile üks rida juurde, kus on positiivselt kajastatud laenusumma (tekib tehing deebet laen). Pangaimpordis otsi maksele aruandva isiku dokument (otsi arve mis tasuti).
    • Läbi projekti (võimaldab ka jälgida töötajaga seotud muid kulutusi) – pangaimpordis lisa väljamaksele soovitud laenukonto ning vali ka tehingutele projekt.
    • Läbi konto (lihtsaim, samas vähim infot tehingupartneriga seotult) – pangaimpordis vali väljamaksele laenukonto.

 

4. Kas soovid aruandva isiku ostuarvete faile arhiveerida?

Arhiveerimist saab teha, kui avad soovitud ostuarve ning vajutad nuppu “Vali fail”. Sama tegevust saab teha ka moodulis “Aruanded” > “Ostuarved”, kus ridade viimases lahtris on nimetu veerg. Selles veerus on vastavalt “Lisa fail”, mis annab võimaluse lisada ostuarvele fail, või “prindi”, mis kuvab ette uue akna, kus saab näha juba olemasolevat faili. Üldine sisestusprotsess võiks olla selline: alati kui sisestad ostu, siis lae üles ka sellekohane fail (ja tee ka paberist pildid ning lae need üles – siis ei pea neid säilitama).

 

5. Mida teha kui pabertšekid jõuavad kuu lõpus, pank vaja iga päev klappima saada?

Kuna meil on soov jälgida kõiki järgmiseid nüansse:

  • peame nägema, et töötaja on maksnud, kuid meile pole laekunud paberit;
  • peame nägema, millised dokumendid veel toomata on;
  • peame saama märkida need tehingud eraldi kontole (kuigi see pole kohustus);
  • peame saama dokumendi saabumisel linkida makse reaalse tehinguga.

 

Selle protsessi lahendamiseks on mitu võimalust:

Võimalus 1: ettemaksud ja ettemaksude kasutamine

  • Teha töötajale ettemaksud nendest maksetest:
    • pangaimpordis valida makse ja valida töötaja;
    • mitte pangaimpordi puhul minna “Maksmata ostuarved”, vajutada “lisa makse” (ilma ühtki arvet valimata) ja seejärel lisama töötaja, summa jne.
  • Kui paberid saabuvad, siis siduda loodud arve ettemaksuga (seda saab teha maksmata ostuarvete all).

 

Võimalus 2: pangaimpordis luua iga makse kohta arve

  • Pangaimpordis iga tehingu peal vajutada paremklikk ja luua arve.
  • Kui dokumendid saabuvad, siis jälgida puuduolevaid dokumente sellega, millisele arvele pole faili üles laetud. Seda näeb “Aruanded” > “Ostuarved”. Kõige parem veerg on “prindi” kui on fail üles laetud ning “vali fail” kui fail on laadimata.
  • Puudus: võimalus sobib juhul kui pole tähtis siduda reaalset hankijat.

 

Võimalus 3: mitte teha aruandva isiku kaudu tehinguid

  • Pangaimpordis vali kulukonto ja vali vastav käibemaks. Lisaks on mõistlik panna projektiks töötaja. Selliselt tehes on meil kohe olemas kõik tehinguga seotud nüansid.
  • Puudus: võimalus sobib juhul kui pole vaja printida töötaja aruannet ning samal ajal pole vaja jälgida, millised dokumendid “õhus” on.

 

6. Prindi töötaja aruanne korra kuus

Aruandva isiku ostude aruannet saab printida, kui minna kindla aruandva isiku ostuarvele (“Väljaminekud” > “Ostuarve” (Lisa uus) > “Aruandva Isiku ostud”), vajutada nupule “Muu” ja uues aknas vajutada nuppu “PDF”. Eelmiste perioodide aruandeid näeb “Aruanded” > “Ostuarved” ja saab printida samamoodi, nagu eelnevalt kirjeldatud.

 

7. KKK

Miks ei tasu aruandva isiku kulutusi sisestada käsikandena?

Töötajaga arveldamine võib tunduda lihtsam, kuid saad sisestada aruandva isiku oste käsikandena, ent sellisel juhul ei saa kandega siduda käibemaksu liiki. Eelnevalt kirjeldatud sisestamisviisil (2. punkt) saab sisestada või muuta käibemaksu (õigeks), mis on oluline raamatupidamise korrektsuse seisukohalt.

 

Kas aruandev isik võetakse 1000 EUR aruandesse?

1000 EUR deklaratsioonis saab ise määrata, keda soovitakse aruandes kajastada ja keda mitte. Seda saab teha, kui pealehe otsingukasti kirjutada “Määra kliendid, keda ei pea 1000 EUR deklaratsioonis kajastama” ja vastaval lehel lisada või kustutada isikuid.

 

Kuidas muuta kontot, mis on aruandva isiku võlaga seotud?

Töötajat koheldakse ERPLY Books’is kui kontakti, kes võib olla ka hankija ja klient. Seega kehtivad talle sarnased tingimused nagu hankijale ja kliendile. Sissetulekud/väljaminekud -> kontaktid on iga tehingupartneri kohta olemas kontod. Otsi töötaja üles ja keri paremale, lõpus on olemas hankija kreeditkonto, mida saad eraldi töötajatele määrata.